5.1.    Bureau Simple CRM

decol

5.1.1.    Accéder au Bureau Simple CRM

Le Bureau Simple CRM est accessible depuis le menu principal.

logiciel_crm_acces_bureau

5.1.2.    Contenu de la page Bureau Simple CRM

Le Bureau Simple CRM contient :
> deux graphiques ;
> la liste de mes interactions ;
> mon calendrier du jour ;
> l’actualité Simple CRM ;
> la liste de mes 10 derniers contacts.

5.1.3.    Explication du graphique

Le graphique vous permet de mesurer votre charge de travail afin d’assurer une meilleure répartition.

logiciel_crm_graphique_bureau_simple_CRM

Le graphique de gauche vous montre vos interactions Ouvertes (non commencées) et En cours (en cours de réalisation), classées par type. Si vous êtes en charge de la gestion de projet que vous voyez apparaître un nombre important d’action d’un autre type (par exemple : Administratif, Marketing, Vente, Support), cela indique que la répartition de la charge de travail avec vos collègues assignés à ces tâches est incorrecte. Ce graphique vous permet donc d’effectuer une autocritique de la gestion du temps afin de tendre à une amélioration des processus au sein de l’entreprise.

Le deuxième graphique est un camembert affichant le nombre d'actions qui, entre J-14 et J+14 (J = jour d’aujourd’hui), sont Ouvertes, En cours et Fermées. Ce graphique vous permet de mesurer l’équilibre de votre charge de travail ; de voir si vous êtes surchargé ou sous chargé et que vous pouvez de ce fait, monter en puissance. L’objectif de ce graphique est de vous permettre d’améliorer votre gestion du temps, en vous fixant une quantité d’interactions réaliste ; des objectifs atteignables.

5.1.4.    Liste de mes interactions

La liste de mes interactions, reprend vos interactions qui sont actuellement Ouvertes (non commencées) et/ou En cours de réalisation.

Une interaction peut être un rendez-vous, un devis envoyé et/ou reçu, une tâche à réaliser, etc. La notion d’interaction est expliquée en détail dans le point 5.4.3.

Si vous cliquez sur la date d’une interaction, vous arrivez dans la fiche de l’interaction. Cette fiche est détaillée dans le point 5.4.6.1 de ce manuel.

Si vous cliquez sur un entête de tableau, la liste des interactions va se trier automatiquement sur base de la valeur des entités de la colonne. Les tris possibles sont les tris croissants et décroissants, que ce soit sur base alphabétique, numérique ou calendaire.

5.1.5.    Mon calendrier du jour

Une vue de mes interactions du jour (rendez-vous, tâches, actions, suivi de devis, suivi des achats, intervention en clientèles, etc.) en mode calendrier.

logiciel_crm_calendrier_du_jour

5.1.6.    L’actualité Simple CRM

L’actualité Simple CRM vous permet de visualiser la vie de votre logiciel CRM. Vous attendez qu’un collègue finisse une tâche (interaction) ? Dès que cette tâche (interaction) sera terminée, vous le verrez apparaître dans l’actualité Simple CRM. Toutes les modifications apportées par les utilisateurs sont visibles : changement du prix d’un devis, évolution des étapes d’une vente ou d’un achat, changement d’un numéro de téléphone dans une fiche de contact, etc.

Ces informations sont affichées dans un tableau. Si vous cliquez sur un entête de tableau, la liste des actualités va se trier automatiquement sur base de la valeur des entités de la colonne. Les tris possibles sont les tris croissants et décroissants, que ce soit sur base alphabétique, numérique ou calendaire.

5.1.7.    Derniers contacts

"Derniers contacts" affiche les 10 derniers contacts encodés dans la base de données.

Si vous cliquez sur un entête de tableau, la liste des contacts va se trier automatiquement sur base de la valeur des entités de la colonne. Les tris possibles sont les tris croissants et décroissants, que ce soit sur base alphabétique, numérique ou calendaire.

5.2.    Contact

gerer_contact

5.2.1.    Accéder à l’entité Contact

L’entité Contact est accessible depuis le menu principal.

logiciel_crm_acces_contact

5.2.2.    Contenu de la page Contact

La page Contact contient :
• un graphique de contrôle qualité ;
•    la liste des contacts actifs ;
•    la liste des contacts archivés.

5.2.3.    Graphique de contrôle qualité

La qualité de la base de données de contact est le « nerf de la guerre ».
Pouvoir visualiser cette qualité est une valeur ajoutée précieuse.
Connaitre le nombre de contacts présents dans votre logiciel CRM, voir si les contacts sont bien liés à des sociétés, voir si leurs centres d’intérêts sont qualifiés et voir si vous interagissez avec eux, sont autant d’informations précieuses qui indiqueront si vous amortissez correctement ou non votre coût d’acquisition contact ; une aide précieuse dans le pilotage de votre entreprise.

5.2.4.    Liste des contacts (actifs)

Dans le haut de la fenêtre à gauche, se trouve le bouton :

logiciel_crm_ajouter_contact

Cliquez dessus si vous désirez ajouter un nouveau contact.

Au milieu de la fenêtre se trouvent les boutons :
Tous  |   A - B - C - D - E - F - G - H - I - J - K - L - M - N - O - P - Q - R - S - T - U - V - W - X - Y - Z  |   123

Si vous cliquez sur « Tous », vous verrez apparaître tous vos contacts.

Si vous cliquez sur « A », vous verrez apparaître vos contacts dont le nom ou prénom commence par A, etc.

Dans l’espace principal de la fenêtre se trouve le tableau affichant les contacts.

Si vous cliquez sur le nom d’un contact, vous arriverez dans la fiche du contact.

Si vous cliquez sur un entête de tableau, la liste des contacts va se trier automatiquement sur base de la valeur des entités de la colonne. Les tris possibles sont les tris croissants et décroissants, que ce soit sur base alphabétique, numérique ou calendaire.

5.2.5.    Ajouter un contact
5.2.5.1.    Définition du processus d’encodage

1.    Cliquer dans le menu sur l’icône de l’entité Contact
2.    Cliquer sur bouton: Ajouter un contact
3.    Un light box s’ouvre
4.    Apparait la fenêtre: Etape 1 - Encoder les coordonnées PRIVEES du Contact
5.    Seul le champ NOM est obligatoire
6.    En bas, présence d’un bouton: Passer à l’Etape 2 - Encoder les informations PROFESSIONNELLES du Contact
7.    Cliquer sur ce bouton
8.    Vous arriverez dans la fenêtre du lien société - contact qui est nommée: Encoder les informations PROFESSIONNELLES du Contact
9.    En bas un bouton: Enregistrer ce contact et un bouton Enregistrer ce contact et créer un autre contact
10.    Si vous cliquez sur: Enregistrer ce contact le light box se ferme et vous arriverez sur la fiche du contact qui vient d’être crée
11.    Si vous avez cliquez sur: Enregistrer ce contact et créer un autre contact vous resterez dans la light box et retournerez au point 4.
5.2.4.2.    Explication des champs

utilisation_crm

La fiche de contact doit être remplie uniquement avec les informations PRIVEES du contact !

Les coordonnées professionnelles : e-mail, téléphone et mobile, sont à encoder dans le lien société contact :

logiciel_crm_lien_contact_soc

Si vous ne respectez pas cela, vous ne verrez pas apparaître l’e-mail, téléphone et numéro de mobile dans la liste des contacts.

utilisation_crmPrécision sur la date, dans l’encart « Sociétés liées à ce contact ». La « date du » est la date à laquelle la personne a commencé à travaillé dans cette société. La plupart du temps, vous indiquerez tout simplement la date à laquelle vous encodez cette personne. La « date au » est la date à laquelle cette personne arrête de travailler pour cette société. Lorsque vous serez à nouveau en contact avec cette personne et qu’elle vous annoncera qu’elle travaille pour une autre entreprise, il vous suffira d’encoder cette société si elle n’existe pas déjà dans votre Simple CRM, puis d’aller dans la fiche du contact et de le lier à cette société.

Pour les personnes travaillant pour plusieurs sociétés, n’oubliez pas de cliquer sur « Société principale » afin de lui attribuer une société principale. Ce seront les coordonnées e-mail, téléphone et GSM relatifs à cette société qui apparaîtront dans le tableau de la liste des contacts.

5.2.5.3.    Lier un contact à une société : pourquoi est-ce obligatoire ?

Bien sûr, vous pouvez ne pas lier un contact à une société.

astuce_crmSimple CRM ayant pour ligne de conduite de vouloir rester simple, ne vous impose aucune contrainte.

Cependant, ce qui fait la valeur de votre base de contact, c’est sa qualité ; un contact lié à aucune société, c’est un contact peu qualifié, un contact que l’on pourrait presque considérer comme perdu.

De plus, un contact sans société, c’est un contact dont les numéros de téléphone, de GSM et l’e-mail n’apparaissent pas dans la vue « Liste des contacts ».

Vous allez mieux comprendre cela en lisant le point suivant.

5.2.5.4.    Comment faire lorsque le client est une personne physique ?

Il n’est pas toujours possible de lier un contact à une entreprise.

Par exemple : une agence de voyages ou un avocat ne demande pas à une personne de contact dans quelle entreprise elle travaille, car cela ne correspond pas à son processus de suivi client.

On pourrait dès lors être tenté de ne pas lier cette personne à une société. Simple CRM vous déconseille cela.

Pourquoi ?

Vous travaillez sans doute avec un serveur de fichiers ou vous stockez les documents relatifs à vos clients. Vous avez sans doute créé pour chaque client un dossier dans lequel vous stockez ces documents (devis, bons de commande, factures, projets, PV, etc.).

Le problème c’est que vous avez peut-être deux clients qui portent le même nom.

utilisation_crmPour ne pas risquer de créer de confusion inutile, il est conseillé de créer sur votre serveur de fichier un dossier client nommé comme suite : « ID_UNIQUE_DU_CLIENT – LE_NOM_DU_CLIENT ».

Dans Simple CRM, chaque société à un ID unique, qui se trouve dans sa fiche, à coté du nom de la société. Cet ID unique est créé automatiquement par Simple CRM lorsque vous créez une fiche société.

Les contacts possèdent aussi un ID. Vous pourriez penser dès lors à utiliser l’ID du contact. Nous vous le déconseillons car il existe un contact avec l’ID 1 et une société avec l’ID 1. Dès lors, vous auriez sur votre serveur de fichiers, deux noms de dossiers commençant par 1.

Nous vous conseillons donc, pour les clients en personne physique de créer une société nommée : « CPP – NOM PRENOM ». Vous pouvez laisser le reste des champs vides puis lier cette société à la personne de contact.

L’ID est extrêmement pratique pour uniformiser votre système d’information. Vous avez maintenant une cohérence entre votre serveur de fichiers et votre CRM. Vous pouvez également indiquer cet ID dans les factures afin de mieux suivre vos clients.

5.2.6.    Contacts Archivés

Les Contacts Archivés, sont des contacts supprimés ; cependant Simple CRM ne supprime rien, il archive. En d’autres termes, il place ce contact supprimé dans les contacts archivés.

Pourquoi ?

Tout simplement parce que l’erreur est humaine et que vous pouvez effacer un contact par mégarde.

Dès lors, il vous suffit dans les contacts archivés, de restaurer le contact en cliquant sur « Actif » puis sur « Enregistrer ».

logiciel_crm_contact_archivé

Et votre contact sera à nouveau présent dans votre liste de contact.

Vous pouvez même archiver des contacts avec lesquels vous ne travaillez plus afin de nettoyer votre base de données et de ressusciter ce contact si nécessaire par la suite.

Simple CRM c’est simple, pratique et ça vous protège même de vos éventuelles erreurs de manipulation !

5.2.7.    Vue dans une fiche de contact

info_client

5.2.7.1.    Accéder à une fiche de contact

Pour accéder à une fiche de contact détaillée, il suffit de cliquer sur le nom d’un contact depuis la « Liste des contacts ».

5.2.7.2.    Contenu d’une fiche de contact

Vous trouverez dans la fiche de contact :
•    les coordonnées privées (e-mail et numéros de téléphones cliquables et réactifs avec vos logiciels dédiés)
•    les centres d'intérêts (voir point 5.6.3)
•    la ou les société(s) liée(s) à ce contact ainsi que les coordonnées professionnelles
•    les interactions liées à ce contact (voir point 5.4)

5.2.8.    Synchronisation des contacts avec Google Contacts et votre téléphone mobile

Simple CRM permet la synchronisation des contacts présents sur votre mobile via Google Contacts.

Pour cela, vous devez naturellement avoir un compte utilisateur Google APPS. Information en français sur : www.google.com/apps/intl/fr/business/mobile.html

5.2.8.1.    Téléphone mobile Android synchronisé avec Simple CRM via Google APPS

Sur la plupart des téléphones Android, les applications Google sont préinstallées. Connectez-vous simplement à votre téléphone Android avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Google Apps. Votre messagerie, votre agenda et vos contacts sont automatiquement synchronisés et vous pouvez utiliser Google Talk pour chatter depuis votre téléphone. Pour la synchronisation avec Simple CRM, voir point « La synchronisation Simple CRM – Google APPS en pratique ».

5.2.8.2.    Téléphone mobile Iphone synchronisé avec Simple CRM via Google APPS

Google Sync offre une fonctionnalité de synchronisation bidirectionnelle entre Google Apps et les applications Gmail, l'agenda et les contacts sur l'iPhone et l'iPad.

Pour installer Google Sync sur votre Iphone, merci de vous rendre sur http://www.google.com/mobile/sync/

Pour la synchronisation avec Simple CRM, voir point « La synchronisation Simple CRM – Google APPS en pratique ».

5.2.8.3.    Téléphone mobile BlackBerry synchronisé avec Simple CRM via Google APPS

Google Apps permet la synchronisation bidirectionnelle entre Google Apps et les applications Gmail, Google Agenda et Contacts sur les téléphones BlackBerry grâce à l'intégration à BlackBerry Enterprise Server.

Pour en savoir plus, consultez la page sur Google Apps Connector for BlackBerry Enterprise Server sur https://tools.google.com/dlpage/appsconnector

Google Sync offre également une fonctionnalité de synchronisation bidirectionnelle entre Google Apps et les applications Google Calendar et Contacts sur les téléphones BlackBerry. Pour installer Google Sync sur votre BlackBerry RIM, merci de vous rendre sur http://www.google.com/mobile/sync/

Pour la synchronisation avec Simple CRM, voir point « La synchronisation Simple CRM – Google APPS en pratique ».

5.2.8.4.    Téléphone mobile Windows Mobile synchronisé avec Simple CRM via Google APPS

Google Sync offre une fonctionnalité de synchronisation bidirectionnelle entre Google Apps et les applications Gmail, l'agenda et les contacts sur Windows Mobile.

Pour installer Google Sync sur votre Windows Mobile, merci de vous rendre sur http://www.google.com/mobile/sync/

Pour la synchronisation avec Simple CRM, voir point « La synchronisation Simple CRM – Google APPS en pratique ».

5.2.8.5.    Téléphone mobile Nokia synchronisé avec Simple CRM via Google APPS

Google Sync offre une fonctionnalité de synchronisation bidirectionnelle entre Google Apps et les applications Gmail, l'agenda et les contacts sur Nokia.

Pour installer Google Sync sur votre Nokia, merci de vous rendre sur http://www.google.com/mobile/sync/

Pour la synchronisation avec Simple CRM, voir point « La synchronisation Simple CRM – Google APPS en pratique ».

5.2.8.6.    La synchronisation Simple CRM – Google APPS en pratique

La synchronisation Google Contact permet à l’utilisateur Simple CRM de synchroniser les contacts de la base Simple CRM avec son compte Google.

Principes de base :
> lors de la synchronisation, aucun contact n’est effacé de la base de données Simple CRM ;
> par sécurité, nous ne stockons pas les identifiants Google de l’utilisateur dans la base de données ; ils seront demandés à chaque synchronisation ;
> la recherche de correspondance est faite sur l’adresse e-mail.

Correspondance des champs

Table et champ SimpleCRM    Google Contact
Contact - Nom    Nom
Contact - Rue    Adresse
Contact_Société - E-mail pro    E-mail ou E-mail pro si disponible
Contact - E-mail perso    E-mail ou E-mail perso si disponible
Contact_Société - Tél pro    Tél ou Tél pro si disponible
Contact - Tél perso    Tél ou Tél perso si disponible
Contact_Société - Mobile pro    Mobile ou Mobile pro si disponible
Contact - Mobile perso    Mobile ou Mobile perso si disponible
Contact - Adresse    Adresse

Pré-requis

Un compte Google (Gmail ou autre)

Déroulement

La synchronisation se déroule en 2 étapes successives.

Dans la page Contacts, on clique sur Synchroniser.

A. Import
1.    Saisissez vos identifiants Google
2.    Cochez les contacts à synchroniser
3.    Choisissez si nécessaire entre l’option de mise à jour des données de contact ou la création de nouvelle fiche de contact
4.    Cliquez sur Importer ; les contacts Google sélectionnés sont importés dans la base Simple CRM.

B. Export
1.    Cochez les contacts à synchroniser
2.    Choisissez si nécessaire entre l’option de mise à jour des données de contact ou la création de nouvelle fiche de contact
3.    On peut décocher les contacts qu’on ne veut pas importer ou mettre à jour.
4.    Cliquez sur Importer ; les contacts Simple CRM sélectionnés sont exportés vers le compte Google Contact et donc vers votre téléphone mobile.

5.3.    Société

simple

5.3.1.    Accéder à l’entité Société

L’entité Contact est accessible depuis le menu principal.

logiciel_crm_acces_societe

5.3.2.    Contenu de la page Société

La page Société contient :
•    un graphique de contrôle qualité ;
•    la liste des sociétés actives ;
•    la liste des sociétés archivées.

5.3.3.    Graphique de contrôle qualité

La qualité de la base de données est le « nerf de la guerre ».
Pouvoir visualiser cette qualité est une valeur ajoutée précieuse.
Connaitre le nombre de sociétés présentes dans votre logiciel CRM, voir si les contacts sont bien liés à des sociétés, voir si les informations sociétés (adresse, TVA, etc.) sont encodés, sont autant d’informations précieuses qui indiqueront si vous amortissez correctement ou non votre coût d’acquisition contact ; une aide précieuse dans le pilotage de votre entreprise.

5.3.5.    Liste des sociétés (actives)

Dans le haut de la fenêtre à gauche, se trouve le bouton « Ajouter une société » ; cliquez dessus si vous désirez ajouter une nouvelle société.

Au milieu de la fenêtre se trouvent les boutons :
Tous  |   A - B - C - D - E - F - G - H - I - J - K - L - M - N - O - P - Q - R - S - T - U - V - W - X - Y - Z  |   123

Si vous cliquez sur « Tous », vous verrez apparaître toutes les sociétés.

Si vous cliquez sur « A », vous verrez apparaître les sociétés dont le nom ou prénom commence par A, etc.

Dans l’espace principal de la fenêtre se trouve le tableau affichant les sociétés.

Si vous cliquez sur le nom d’une société, vous arriverez dans la fiche de la société.

Si vous cliquez sur un entête de tableau, la liste des sociétés va se trier automatiquement sur base de la valeur des entités de la colonne. Les tris possibles sont les tris croissants et décroissants, que ce soit sur base alphabétique, numérique ou calendaire.

5.3.5.    Ajouter une société
5.3.5.1.    Définition du processus d’encodage

1.    Cliquez sur l’icône de l’entité société dans le menu
2.    Cliquer sur le bouton: Ajouter une société
3.    Un light box s’ouvre
4.    Apparait la fenêtre: Ajouter une société
5.    Seul le champ NOM est obligatoire
6.    En bas un bouton: Enregistrer cette société et un bouton Enregistrer cette société et créer une autre société
7.    Si vous avez cliqué sur: Enregistrer cette société la light box se ferme et vous arriverez sur la fiche de la société qui vient d’être crée
8.    Si vous avez cliqué sur: Enregistrer cette société et créer une autre société vous resterez dans la light box et retournerez au point 4.

5.3.5.2.    Explication des champs

Vous y trouverez les champs qui définissent de façon classique les coordonnées d’une entreprise.

Précision pour les entreprises non françaises : le numéro de SIRET est une spécificité franco-française qui n’existe dans aucun autre pays.

Petits plus sympas :
•    un lien vous permet de directement vérifier la validité du numéro de TVA
•    un lien vous permet de directement vérifier la validité du numéro de SIRET
•    un lien vous permet de visualiser l’adresse société dans Google MAP

5.3.6.    Sociétés Archivées

Les Sociétés Archivées, sont des sociétés supprimées ; cependant Simple CRM ne supprime rien, il archive. En d’autres termes, il place cette société supprimée dans les sociétés archivées.

Pourquoi ?

Tout simplement parce que l’erreur est humaine et que vous pouvez effacer une société par mégarde.

Dès lors, il vous suffit d’aller dans les sociétés archivées et de restaurer la société en cliquant sur « Actif » puis sur « Enregistrer ».

5.3.7.    Vue dans une fiche de société

Vous trouverez dans la fiche d’une société :
•    les coordonnées de la société ;
•    le ou les contact(s) lié(s) à cette société ;
•    les interactions liées à cette société.

5.3.8.    Définition du processus : Ajout d’un contact depuis une fiche Société

Lorsque vous êtes dans une fiche société, vous pouvez directement y créer un contact qui sera lié à la société. Voici la définition du processus :

1.    Etre dans une fiche de société
2.    Cliquer sur le bouton: Ajouter un contact
3.    Un light box s’ouvre
4.    Apparait la fenêtre: Etape 1 - Encoder les coordonnées PRIVEES du Contact
5.    Seul le champ NOM est obligatoire
6.    En bas, présence d’un bouton: Passer à l’Etape 2 - Encoder les informations PROFESSIONNELLES du Contact
7.    Cliquer sur ce bouton
8.    Vous arriverez dans la fenêtre du lien société - contact qui est nommée: Encoder les informations PROFESSIONNELLES du Contact Le nom de la société est déjà inscrit; il vous faut juste compléter les informations manquantes
9.    En bas un bouton: Enregistrer ce contact et un bouton Enregistrer ce contact et créer un autre contact lié à cette société
10.    Si vous avez cliqué sur: Enregistrer ce contact, le light box se ferme et vous arriverez sur la fiche du contact qui vient d’être crée
11.    Si vous avez cliqué sur: Enregistrer ce contact et créer un autre contact liée à cette société vous resterez dans le light box et retournerez au point 4.

5.4.    Interaction

gagnez_temps

5.4.1.    Accéder à l’entité Interaction

L’entité Interaction est accessible depuis le menu principal.

logiciel_crm_acces_interaction

5.4.2.    Contenu de la page Interaction

La page Interaction contient :
•    un module de filtrage de mes interactions ;
•    la liste de mes interactions ;
•    mes interactions de la semaine dans un agenda en vue semaine ;
•    le module de gestion des centres d'intérêts ;

5.4.3.    A quoi sert une Interaction ?

astuce_crmLe module Interaction vous permet de grandir la qualité de votre relation client.

Une interaction est une relation que vous avez eu ou que vous planifiez d’avoir avec un client, un prospect (lead), un fournisseur, un collègue, etc.

Vous allez pouvoir gérer vos achats, vos tâches administratives, votre marketing, vos projets, vos plaintes clients et vos ventes, ainsi que les documents liés à toutes ces interactions, d’une façon simple et rapide.

conslider_relation

5.4.4.    Filtrage des interactions

Un outil de filtre vous permet d’appliquer des sélections afin de gérer plus facilement vos interactions :

logiciel_crm_filtrage_interaction

5.4.5.    Liste de mes interactions

La liste de vos interactions apparaît dans un tableau dont les  entêtes de tableau sont réactives. Si vous cliquez sur l’entête Etat, la liste des états va se trier automatiquement sur base de la valeur des entités de la colonne. Les tris possibles sont les tris croissants et décroissants, que ce soit sur base alphabétique, numérique ou calendaire.

Si vous cliquez sur une date, vous arrivez dans la fiche détaillée de l’interaction, si vous cliquez sur Société, vous arriverez dans la fiche de la société liée et si vous cliquez sur contact, vous arriverez dans la fiche détaillée du contact.

logiciel_crm_liste_interactionSujet – Société et Contact ont été volontairement floutés

astuce_crm

Une interaction va passer pas 3 états.

logiciel_crm_etat_interaction

: interaction planifiée mais non commencée ;

: interaction en cours de réalisation ;

: interaction terminée.

5.4.6.    Ajouter une interaction
5.4.6.1.    Explication des champs

Contrairement aux entités Contact et Société, dont les champs vous sont apparus comme totalement évidents, les champs qui permettent de qualifier une interaction méritent quelques explications :

utilisation_crm•    Utilisateur : l’utilisateur de base, c’est vous. Mais vous pouvez aussi créer des interactions pour vos collègues. Vous pouvez ainsi gérer les délégations des tâches et la gestion de projet au travers de Simple CRM ;                  
•    Sujet : le sujet de l’interaction. Nous allons y revenir en détail dans le point 5.4.6.2 ;        
•    Date début : s’il s’agit d’un rendez-vous, indiquez la date et heure exact. S’il s’agit d’une tâche à réaliser, indiquez la date à partir de laquelle cette tâche peut être réalisée ;
•    Tâche : cocher cette case s’il s’agit d’une Tâche et non d’un Rendez-vous ;
•    Durée : durée probable de l’interaction ;
•    Échéance : si l’interaction est une Tâche, indiquez l’échéance ultime ; la deadline ;
•    Contact : sélectionnez la personne à qui est liée cette interaction, par exemple un client ou un fournisseur ;             
•    Société : sélectionnez la société pour laquelle travaille la personne de contact ;          
•    Type : sélectionnez le type d’interaction. Ceci vous permettra ensuite d’effectuer des rapports d’activités via un outil de BI intégré dans Simple CRM. Voir le point 5.7 ;

logiciel_crm_type_interaction

•    Media : le média vous permet d’encoder et pas la suite d’analyser votre utilisation des canaux de communications e-mail, téléphone, lettre, etc.         
•    Source : la source de cette interaction. Dans le cas d’un client potentiel, cela peut être un salon, dans le cadre d’une intervention technique, cela peut être panne, etc.         
•    Etat : comme expliqué plus haut Ouvert, En cours ou Terminé ;   
•    Etape suivante : l’étape que vous envisagez après cette interaction ;  
•    Ref document : un document lié. Cela peut être votre devis, une brochure, etc. ; Détail dans le point 5.4.6.5. ;
•    Budget : le budget lié à cette interaction. Détail dans le point 5.4.6.3 ;     
•    Note : une note, cela peut être un copier/coller d’un e-mail, le compte rendu d’une réunion ou d’un appel téléphonique, un mémo, etc.

5.4.6.2.    Attention : bien nommer les interactions pour mieux les retrouver !

utilisation_crmBien nommer vos interactions va vous permettre de mieux les analyser, de mieux les suivre, grâce au système Analytique et grâce aux possibilités de tri via les clics sur les entêtes de colonne.

Exemple : vous fabriquez des maisons, des villas et des buildings. Voici une façon intelligente de nommer vos interactions

•    Maison / Cuisine / Faire le sol
•    Maison / Cuisine / Acheter les portes
•    Building / Plan / RDV Architecte
•    Building / Plan / Remettre plan au cadastre
•    Villa / Lead Mr. Martin / RDV sur stand 44 salon construction
•    Villa / Facturation / Faire facture acompte

Définissez en interne, un guide de nomenclatures des interactions qui sera partagé entre tous les employés de l’entreprise ; vous y gagnerez en efficacité.

5.4.6.3.    Attention : utilisez bien les budgets !

En cette période de crise économique, avoir un outil de business intelligence qui vous permet d’auditer en temps réel la rentabilité de votre entreprise est une valeur ajoutée très appréciée.

Toute interaction a un objectif. Cet objectif est soit un revenu estimé, soit une dépense estimée.

Pour une vente (ou tout du moins, une démarche visant à aboutir à une vente), vous indiquerez un budget positif.

astuce_crmPour un achat, vous indiquerez un montant négatif. Par exemple si le devis de votre fournisseur est de 1500 €, vous indiquerez : -1500.

Pour une action de production, vous indiquerez un montant négatif. Quel montant ? En général, un employé dans une PME coûte +/- 29 € de l’heure. Ainsi, pour une tâche de production de 2h, le coût sera de 58 € ; vous indiquerez donc de ce fait -58.

Une calculatrice dynamique est proposée dans Simple CRM. Voir point 6.3.

5.4.6.4.    Faire évoluer une interaction

Beaucoup de solutions CRM vous obligent à créer de nouvelles actions à chaque évolution.

Exemple : une action pour une prise de contact avec un client potentiel, une action pour la présentation de vos produits, une action pour le devis, etc.

Nous savons que votre temps est précieux et que vous avez autre chose à faire que de perdre du temps à encoder plusieurs fois la même chose.

Avec Simple CRM, vous utiliserez des interactions que vous ferez très simplement évoluer au travers de la liste déroulante TYPE.

Exemple pour les ventes :

logiciel_crm_etapes_vente

Bien sûr, vous pourrez compléter les champs Mémo, Etape suivante, etc.

5.4.6.5.    Gérer un document

Ref document vous permet au choix d’indiquer la référence d’un document que vous avez stocké sur un serveur de fichiers dans votre entreprise ou alors d’uploader le document, à  charger ce document directement dans Simple CRM.

5.4.6.6.    Pourquoi est-ce que les fenêtres s’ouvrent en mode édition ?

astuce_crmSi vous avez déjà utilisé un système CRM, vous serez sans doute surpris de voir que lorsque vous entrez dans une fiche société, celle-ci bascule automatiquement en mode édition, contrairement à la plupart de nos concurrents qui vous affichent une fiche en mode lecture/vue.

La raison est simple et tient en une seule question : « Que vous apporte une fiche en mode lecture/vue ? »

Réponse : « Rien si ce n’est l’obligation de devoir cliquer sur un bouton EDITER, puis de devoir attendre que la page se charge, pour pouvoir y saisir des données. »

Lorsque nous avons créé Simple CRM, nous avons passé beaucoup de temps à dialoguer avec vous, les utilisateurs. Vous nous avez tous demandé de limiter au maximum le nombre de clics de souris.

Dès lors, nous avons supprimé la notion de lecture/vue, puisqu’elle n’apporte aucune fonctionnalité supplémentaire.

Si par mégarde, en lisant le contenu d’une fiche, vous en effacez le contenu : ne vous inquiétez pas. Cette modification malencontreuse ne sera pas sauvegardée dans la fiche si vous ne cliquez pas sur le bouton ENREGISTRER.

5.4.7.    Mes interactions de la semaine dans un agenda en vue semaine

Une vue de mes interactions de la semaine (rendez-vous, tâches, actions, suivi de devis, suivi des achats, intervention en clientèles, etc.) en mode calendrier.

logiciel_crm_calendrier_semaine

5.4.8.    Synchronisation du calendrier avec les téléphones mobiles Iphone, Android, BlackBerry, Windows Mobile

Pour synchroniser votre mobile, il suffit d’intégrer le flux ICAL que vous trouverez dans une fenêtre interaction. Pour savoir comment intégrer un flux ICAL dans votre téléphone, reportez-vous à la documentation de votre GSM.

logiciel_crm_synchronisation_icalLes informations sont volontairement floutées

5.5.    Chercher

pipe_sfa

5.5.1.    Accéder à l’outil de recherche

Le moteur de recherche est accessible depuis le menu principal.

logiciel_crm_acces_chercher
5.5.2.    A quoi cela sert-il ?

L’outil de recherche vous permet d’interroger la totalité des éléments présents dans la base de données, en un seul clic de souris.

Par exemple, vous ne savez plus si MARTIN correspond au nom de la société, de la personne de contact ou au titre du devis.

Tapez simplement « MARTIN », lancez la recherche et les résultats clairs vous aideront à trouver ce que vous cherchez réellement.

logiciel_crm_chercher

Vous pouvez également chercher sur base de l’ID : idéal si vous avez respecté nos conseils en matière de nommage, comme expliqué dans le point 5.2.4.4.

5.6.    Requêtes

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5.6.1.    Accéder à l’entité Requêtes

L’entité Requêtes est accessible depuis le menu principal.

logiciel_crm_acces_requete
5.6.2.    Contenu de la page Requêtes

La page Requêtes contient :
•    un graphique ;
•    la liste des centres d'intérêts ;
•    le module de gestion des centres d'intérêts ;
•    la liste des centres d'intérêts archivés.

5.6.3.    A quoi sert une Requêtes ?

Requêtes va vous afficher un graphique avec la liste de vos contacts intéressés par vos produits.

Un outil de data mining vous permet de produire des listings de vos contacts sur base de leurs centres d'intérêts afin d’organiser vos opérations de communication, marketing et vos opérations prospections.

5.6.4.    Explication du graphique

Le graphique vous permet d’avoir une vision à la fois graphique et chiffrée des intérêts de vos contacts par rapport à vos produits/services.

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Cet outil vous permet d’optimiser la gestion de vos produits et services.

Par exemple, imaginons que le produit BANANE est un produit qui a un coût de production cher et que le produit PRUNE a un coût de production moindre. Si vous n’avez que 6% de vos clients intéressés par le produit BANANE, il pourrait être opportun d’étudier la possibilité d’abandonner la commercialisation de ce produit.

La graphique est donc un outil d’aide à la gestion de votre entreprise.

5.6.5.    Liste des Centre d'intérêt

Cliquer sur un centre d'intérêt a deux effets : ouvrir la fenêtre d’édition du centre d'intérêt (qui vous permet de renommer ce centre d'intérêt et de l’archiver) et produire une liste des personnes de contacts intéressées par ce produit ou service.

logiciel_crm_liste_interetLes résultats ont été volontairement floutés

5.6.6.    Pourquoi est-ce que les Centres d'intérêts sont uniquement présents dans les fiches des Contacts et pas dans les fiches des Sociétés ?

astuce_crmLa raison est assez simple : vous dialoguez avec des êtres humains qui sont des Contacts et pas avec des entités juridiques qui sont des Sociétés.

Vous pouvez vendre à Monsieur Dupont de la société MARTIN des oranges et en même temps acheter des boîtes en bois à Monsieur Pierre qui lui aussi travaille dans cette même société MARTIN.

Il est dès lors logique de qualifier les Contacts et non les Sociétés.

5.6.7.    Ajouter un Centre d'intérêt

Pour créer un nouveau Centre d'intérêt, il suffit de cliquer sur « Ajouter un Centre d'intérêt », de le nommer, puis de cliquer sur « Enregistrer ».

Ensuite, il suffit de cliquer sur le centre d’intérêt dans la fiche du Contact.

ATTENTION : il est de ce fait pertinent de d’abord créer les Centres d'intérêts avant de commencer votre travail d’encodage dans Simple CRM !

5.6.8.    Bien nommer les Centres d'intérêts

utilisation_crmC’est un point auquel vous devez apporter toute votre attention.

Exemple si vous fabriquez des armoires. Voici des centres d'intérêts bien nommés :
•    Fournisseur/Visses
•    Fournisseur/Planches
•    Fournisseur/Colle
•    Client/Garde-robe
•    Client/Vaisselier
•    Client/Meuble TV

5.6.9.    Centres d'intérêts Archivées

Les Centres d'intérêts Archivés, sont des Centres supprimés ; cependant Simple CRM ne supprime rien, il archive. En d’autres termes, il place un Centre d’Intérêt supprimé dans les Centres d'intérêts archivés.

Pourquoi ?

Tout simplement parce que l’erreur est humaine et que vous pouvez effacer un Centre d’Intérêt par mégarde.

Dès lors, il vous suffit d’aller dans les Centres d'intérêts archivés et de restaurer le Centre d’Intérêt en cliquant sur « Actif » puis sur « Enregistrer ».

5.6.10.    Définition du processus : Ajout d’un centre d'intérêt depuis Requêtes

1.    Cliquer sur l’icône Requêtes dans le menu Simple CRM
2.    Cliquer sur bouton: Ajouter un centre d'intérêt
3.    Un light box s’ouvre
4.    Apparait la fenêtre: Ajouter un centre d'intérêt
5.    Le champ NOM est obligatoire
6.    En bas un bouton: Enregistrer ce centre d'intérêt et un bouton Enregistrer ce centre d'intérêt et créer un autre centre d’intérêt
7.    Si vous avez cliqué sur: Enregistrer ce centre d'intérêt le light box se ferme et vous arriverez dans l’entité Requêtes
8.    Si vous avez cliqué sur: Enregistrer ce centre d'intérêt et créer un autre centre d’intérêt vous resterez dans le light box et retournerez point 4.

5.7.    Analytique

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5.7.1.    Accéder à l’entité Analytique

L’entité Analytique est accessible depuis le menu principal.

logiciel_crm_acces_analytique

5.7.2.    Contenu de la page Analytique

La page Analytique contient :
•    deux graphiques ;
•    l’outil de Filtrage Analytique des Interactions ;
•    la vue sur le résultat produit par le Filtrage Analytique des Interactions.

5.7.3.    A quoi est-ce que cela sert ?

Le module Analytique est un tableau de pilotage qui va vous donner des indices de valeurs afin d’analyser la situation actuelle de votre entreprise et d’effectuer des projections financières pour le futur.

Le module Analytique est le module qui permettra à tout commercial d’assurer un parfait suivi de sa prospection.

Le module Analytique va permettre à l’équipe de supports de voir le nombre de plaintes de clients traitées, ainsi que leur état d’avancement.

C’est aussi le module Analytique qui va permettre des vues précises sur l’état d’avancement des différents projets de l’entreprise : investissement financier, projet client, campagne de pub, etc.

Vous l’aurez compris, l’outil Analytique, c’est visualiser vos activités en chiffres, afin d’appliquer une auto critique constructive et d’ainsi faire progresser l’entreprise de façon positive.

5.7.4.    Explication des graphiques

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Le graphique de gauche vous permet de voir les ventes en cours.

Si vous passez votre curseur au dessus du bâtonnet, vous pourrez consulter le nom du client et le montant :

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Le deuxième graphique de type camembert affiche la répartition du pipe de vente par commercial avec le total des devis en cours réalisés par chaque commercial.

Les graphiques peuvent être enregistrés en format image.

Les graphiques peuvent être imprimés de façon individuelle.

5.7.5.    Filtrage analytique des interactions

Un puissant outil de filtrage vous permet de réaliser des analyses de toutes vos interactions, que ce soit vos ventes, achats, support client, etc.

Ce tableau de pilotage permet d’effectuer des tris sur les résultats obtenus. Si vous cliquez sur un entête de tableau, la liste des résultats va se trier automatiquement sur base de la valeur des entités de la colonne. Les tris possibles sont les tris croissants et décroissants, que ce soit sur base alphabétique, numérique ou calendaire.

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Les résultats ont été volontairement masqués

5.8.    Admin

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5.8.1.    Accéder à l’entité Admin

L’entité Admin est accessible depuis le menu principal.

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Cette page n’est accessible que pour le ou les employé(s) qui ont le rôle d’Administrateur de Simple CRM.

5.8.2.    Contenu de la page Admin

La page Admin contient :

•    l’outil d’Import de contact et société ;
•    le Récapitulatif de votre contrat Simple CRM ;
•    la Liste des Utilisateurs  (outil d’Ajout et de Suppression des Utilisateurs) ;
•    les Utilisateurs désactivés.

5.8.3.    Import de sociétés et de Contacts

Importer des contacts et sociétés dans Simple CRM est possible.

Pour cela, deux manières de procéder :
•    Vous le faites vous-même via le module d'importation // opération gratuite
•    Nous le faisons pour vous // opération payante

Le faire soi-même ?

Pour réaliser un import par vous-même, vous devez suivre les étapes suivantes :
•    Télécharger le modèle de fichier (fichier CSV vide avec les entêtes de colonne) ;
•    Ouvrer le fichier avec Excel ;
•    Remplir le fichier ;
•    Enregistrer le fichier au format CSV ;
•    Importer le fichier dans Simple CRM.

Les inconvénients de cette technique ?

•    Vous risquez de diminuer la qualité de votre base de données (présence de doublon, d'erreurs, etc.) ;
•    Vous risquez de corrompre votre base de données (la base peut devenir inutilisable) ;
•    Cela prend du temps.

Demander aux ingénieurs de Simple CRM de le faire pour vous ?

Cette technique est la plus simple et la plus sécurisée.

Pour cela, il suffit de suivre ces quelques étapes :
•    Rendez-vous sur ce formulaire ;
•    Vous allez recevoir ensuite un devis ;
•    Une fois le devis approuvé, vous nous transmettrez votre base de données à insérer ;
•    Nous allons optimiser votre base puis vous l'envoyer pour que vous la vérifier à nouveau ;
•    Vous approuvez/corrigez et nous la transmettez ;
•    Nous l'implémentons dans une base de données de test ;
•    Vous nous envoyez les accès à cette plateforme de test ;
•    Vous validez cette insertion ;
•    Nous effectuons l'insertion finale dans votre Simple CRM habituel.

5.8.4.    Récapitulatif de votre contrat Simple CRM

Visionnez dans un tableau le nombre de licences, la durée du contrat, etc.

5.8.5.    Liste des utilisateurs

Cet espace affiche la liste des utilisateurs actifs dans votre Simple CRM.

Si vous cliquez sur le nom d’un utilisateur, vous pouvez ensuite le renommer et/ou changer son login/mot de passe, ainsi que le changer de groupe.

Il existe deux groupes : les utilisateurs classiques et les administrateurs qui ont accès à la partie administration.

Vous pouvez également supprimer un utilisateur en cliquant sur « Supprimer ».

Enfin, c’est là que vous trouverez les URL des calendriers ICAL à transmettre à vos utilisateurs Simple CRM afin de visualiser leurs plannings sur leurs téléphones mobiles.

5.8.6.    Ajouter un utilisateur

Pour ajouter un utilisateur, il suffit de cliquer sur le bouton « Ajouter un utilisateur ».

Si le nombre d’utilisateurs permis par votre licence est dépassé, référez-vous au point 8.2 de ce document.

5.8.7.    Utilisateurs désactivés

Les Utilisateurs désactivés, sont des utilisateurs supprimés ; cependant Simple CRM ne supprime rien, il archive. En d’autres termes, il place cet utilisateur supprimé dans les Utilisateurs désactivés.

Pourquoi ?

Tout simplement parce que l’erreur est humaine et que vous pouvez effacer un utilisateur par mégarde.

Dès lors, il vous suffit d’aller dans les Utilisateurs désactivés et de restaurer l’Utilisateur en cliquant sur « Actif » puis sur « Enregistrer ».

5.9.    Support
5.9.1.    Accéder à l’entité Support

L’entité Support est accessible depuis le menu principal.

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5.9.2.    A quoi est-ce que cela sert ?

En cliquant sur Support, vous arriverez dans notre espace de supports en ligne.

Via cet espace, vous pouvez poser des questions à notre équipe de supports.

Avant de poser une question, merci de vérifier que ce qui vous pose problème :
•    n’est pas déjà expliqué dans la présente documentation ;
•    n’est pas déjà expliqué dans le F.A.Q du site.

Seuls les clients qui sont en ordre de paiement ont droit d’accéder au support, raison pour laquelle vous devez être enregistré sur le site web et que vous devrez vous identifier avant de pouvoir poser une question.

5.10.    Quitter
5.10.1.    Accéder au bouton Quitter

Le bouton Quitter est accessible depuis le menu principal.

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5.10.2.    A quoi est-ce que cela sert ?

A quitter le logiciel Simple CRM.

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