Expensya : une application pour gérer ses notes de frais en toute simplicité !

La gestion liée à chaque note de frais professionnelle représente un temps précieux. En effet, il faut imposer à chaque salarié un processus particulier afin qu’il puisse sereinement se faire rembourser par la société. Ainsi, si ces étapes ne sont pas bien respectées, l’entreprise risque un contrôle et une sanction financière de la part des autorités administratives. Il est donc impératif pour l’entreprise de mettre en place des solutions efficaces afin de simplifier au quotidien la prise en charge de ces notes, notamment grâce à une application de note de frais.

Zoom sur la bonne prise en charge des dépenses professionnelles pour les entreprises

Présentation de la note de frais

Les salariés d’une entreprise doivent parfois réaliser des dépenses dans le cadre de leurs missions professionnelles. En effet, il est possible de devoir avancer les frais de location d’une voiture ou bien d’essence lors de l’organisation d’un déplacement professionnel. C’est aussi souvent le cas avec les frais de repas.

Ainsi, lors de ces différentes dépenses, les salariés réalisent pour chaque paiement une note de frais afin de pouvoir se faire rembourser par la société. L’entreprise contrôle alors via son application de note de frais les différents montants, les justificatifs et si ces derniers sont corrects, elle peut procéder en quelques clics aux différents remboursements.

Cependant, il faut savoir que ces dépenses doivent obligatoirement correspondre à des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise et pour les besoins de son activité de manière proportionnée. En effet, il est possible qu’un salarié invite un nouveau client lors d’un repas le midi. Néanmoins, il n’est plus logique d’inviter durant ce repas, toute la famille du nouveau client.

Il est donc particulièrement important de prendre en compte l’ensemble des éléments pour permettre le remboursement de la note de frais.

Les avantages d’une application de note de frais pour l’entreprise

La gestion quotidienne de ces dépenses professionnelles est un vrai casse-tête pour l’entreprise. En effet, il faut exiger des salariés qu’ils conservent précieusement les justificatifs afférents à leurs dépenses. Ils doivent alors conserver les tickets de caisse donnés par les différents organismes.

Ensuite, il faut qu’ils réalisent une note de frais pour l’envoyer à leur hiérarchie afin que les équipes puissent vérifier l’ensemble des informations transmises. Après cette validation, les éléments sont envoyés à la comptabilité. Une fois les montants validés par la comptabilité, le remboursement peut être lancé. Les pertes de temps sont nombreuses et les erreurs peuvent aussi être présentes.

Pour améliorer ce fonctionnement, il est intéressant de mettre en place une application de note de frais. Découvrez des conseils pour optimiser d’autres aspects de votre entreprise avec entreprise-et-compagnie.fr.

Gagner du temps avec des outils performants

Mettre en place des outils efficaces au sein de son entreprise, vous permet dans un premier temps, de gagner du temps. En effet, les salariés peuvent directement scanner leurs justificatifs sans avoir à entrer manuellement les détails. L’application se charge de remplir toutes les informations utiles aux remboursements. Vous pouvez lire les conseils donnés par le site chefdentreprise.com.

La note de frais peut alors être contrôlée rapidement par les supérieurs puis être transmise automatiquement à la comptabilité !

Avoir une vue d’ensemble sur les dépenses professionnelles

Au-delà de l’aspect pratique, l’application de note de frais permet aussi de gagner en efficacité au niveau de la stratégie financière de l’entreprise.

En effet, cet outil permet d’avoir une vue globale sur les dépenses de la société. Le chef d’entreprise peut alors encadrer de manière plus précise les dépenses réalisées par ses salariés pour avoir une meilleure gestion financière. Les dépenses professionnelles deviennent alors bien plus simples à gérer au quotidien grâce à l’application de note de frais.

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