Comment gérer des documents dans un logiciel CRM ?

               

Comment intégrer la gestion de document de type contrat, bon de commande, PV de réunion ou encore lettres de mission dans un CRM ?

Un logiciel de gestion de la relation client (GRC) permet d’optimiser les tâches en entreprise. Simple CRM, vous permet également de gérer des documents directement depuis son interface.

Comment stocker un document dans Simple CRM ?

Avec le logiciel CRM Simple CRM vous pouvez facilement stocker des documents classiques, ainsi que des documents en réseau de type Google Drive, Microsoft SkyDrive/SharePoint et Alfresco.

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Comment stocker un devis et l’attacher à un client ?

Pour stocker un fichier d'estimation et l’attacher à un client, commencez par créer une interaction. Définissez un sujet pour l’interaction puis ajoutez la société à laquelle ou voulez attacher le fichier d'estimation en tapant son nom dans le champ réservé à cet effet. Si la société n’existe pas dans simple CRM, cliquez sur Créer une société pour la créer.

Faites pareillement pour votre contact dans la société. Dans le champ « État », choisissez « En cours ». Choisissez « Vente — 3 — Devis » dans le champ « Type d’interaction », et cliquez sur le bouton Ajouter un document pour joindre votre estimation. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur Enregistrer pour enregistrer l’interaction et attacher ainsi le prix estimé à votre client.

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Comment créer des PV de réunion et des WIKIS directement dans un logiciel CRM

Les procès-verbaux de réunion sont des documents qui rendent compte de tout ce qui a été retenu lors d’une réunion alors qu’un WIKI est un manuel des procédures. Un manuel de procédures est le référent sur lequel s’appuie un employé pour réaliser les tâches qui lui sont assignées. L’absence de ces documents rend donc le contrôle interne difficile, non transparent et aléatoire.

Ces deux types de documents ont pour rôle de pérenniser le savoir-faire et les procédures métier de votre entreprise. Ils peuvent être créés directement dans votre logiciel CRM grâce à l’éditeur de texte Simple Doc. Pour accéder à cette fonctionnalité, rendez-vous dans l’espace « Prod » dans le gestionnaire d’application.

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Comment utiliser le modèle de document ?

Une fois connecté à votre logiciel CRM, ouvrez une interaction ou créez-en une nouvelle et renseignez-la. Ensuite, choisissez le modèle à fusionner dans la liste déroulante. Assurez-vous que les éléments qui sont appelés dans le document soient renseignés.

Cliquez ensuite sur le bouton Appliquer puis sur Fusionner le modèle. Le document fusionné se retrouve alors dans la liste des documents de l’interaction. Pour le télécharger, il suffit de cliquer sur son nom.

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Comment gagner du temps
avec votre Simple CRM ?

La puissance de l'IA au service de votre entreprise.

Auto saisie des adresses et géolocalisation

Les adresses s'écrivent d'elles-mêmes et la géolocalisation calcule vos trajets et évite les embouteillages.

Détection de clients automatiques par une IA

Une IA capable de détecter des clients potentiels qu'elle propose directement à vos commerciaux.

Rapports intelligents faciles à utiliser

BI, Small et Big Data Mining, Reporting: le tout sans aucune connaissance technique.

Génération automatique des e-mails

Vos e-mails s’écrivent automatiquement, directement dans Outlook, Gmail, Thunderbird…

Reconnaissance et aide vocale

Vous parlez: Simple CRM écrit. Vous lui donnez des ordres: Simple CRM exécute.

Rédaction automatique des documents

Word, Excel ou Power Point rédigent en un clic vos contrats et autres documents.

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L'avis des experts

L’avis de Muriel Skusa

Selon Dropbox, vous pouvez sauvegarder jusqu’à 6,5 millions de pages de documents dans 1 To, les fichiers étant généralement stockés sous forme de documents Office, de PDF et de présentations. En revanche, un tiroir à dossiers verticaux ne peut contenir que 5 000 pages au maximum, selon sa taille. Un bureau sans papier, c’est bien, mais l’organisation de votre système de classement numérique peut être un véritable casse-tête. Dans le pire des cas, des documents importants peuvent être perdus ou les membres de l’équipe passent des heures à chercher les bons dossiers. La gestion décentralisée des documents entre plusieurs équipes et bureaux s’accompagne de besoins organisationnels supplémentaires.

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L’analyse de Brice Cornet, CEO et cofondateur de Simple CRM 

Pour bien gérer ses documents dans Simple CRM, il est crucial de respecter quelques bonnes pratiques en matière de gestion électronique des documents. Voici quelques conseils pour optimiser cette gestion : 1. Centraliser les documents : Il est essentiel de centraliser tous les documents relatifs aux clients, aux prospects, aux projets, etc., dans Simple CRM. Cela permet d'avoir toutes les informations à portée de main et de faciliter la recherche ultérieure. 2. Organiser les documents : Créez une structure logique pour organiser vos documents. Par exemple, classer correctement vos documents par type : facture client, facture fournisseur, PV de réunion, etc. 3. Nommer les documents de manière cohérente : Adoptez une convention de nommage cohérente pour vos documents. Utilisez des noms descriptifs qui permettent de comprendre rapidement le contenu du document. Évitez les noms génériques comme "document1" ou "nouveau_fichier". 4. Sécuriser les documents : Veillez à ce que les documents sensibles soient sécurisés. Utilisez les fonctionnalités de sécurité de Simple CRM pour limiter l'accès aux documents confidentiels uniquement aux utilisateurs autorisés. Cela garantit la confidentialité des informations. 5. Versionner les documents : Si vous effectuez des modifications sur un document existant, veillez à conserver une trace des différentes versions. Cela permet de suivre l'évolution du document et de revenir à une version antérieure si nécessaire.

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Pourquoi gérer des documents dans un logiciel CRM ?

Gérer des documents dans un logiciel CRM est devenu une pratique essentielle pour les entreprises modernes. Ce chapitre se penchera sur les raisons fondamentales pour lesquelles la gestion des documents dans un environnement CRM est cruciale pour le succès commercial.

Optimisation des processus

Lorsque vous gérez des documents dans un logiciel CRM, vous rationalisez vos processus. Au lieu de jongler avec des fichiers dispersés sur différents appareils, vous avez toutes les informations nécessaires au même endroit. Cela accélère les missions liées à la prospection, aux ventes et au service client, permettant une gestion plus efficace des clients et des prospects.

Centralisation des informations clients

Un logiciel CRM équipé pour la gestion des documents vous permet de centraliser les informations sur vos clients et prospects. Vous pouvez stocker leurs contrats, reçus, fichier d'estimation, notes, et autres documents pertinents au même endroit. Cela facilite la collaboration entre les équipes commerciales et de marketing, améliorant ainsi la relation client.

Amélioration de la stratégie commerciale

En gérant vos documents dans un CRM, vous avez accès à des outils d'analyse avancés. Ces outils vous aident à comprendre les comportements d'achat de vos clients, à identifier les tendances du marché, et à ajuster votre stratégie commerciale en conséquence. Vous pouvez également suivre l'évolution des projets et des activités commerciales en temps réel.

Sécurisation des données sensibles

La gestion des documents dans un CRM garantit la sécurité des données sensibles de votre entreprise. Les documents sont stockés dans le cloud ou sur des serveurs sécurisés, ce qui réduit les risques de perte de données ou de violations de sécurité. Vous pouvez également définir des autorisations d'accès pour contrôler qui peut voir ou modifier chaque document.

Collaboration transparente

En utilisant un logiciel CRM pour gérer vos documents, vous facilitez la collaboration entre les utilisateurs. Les équipes commerciales, marketing et de service client peuvent travailler ensemble sur les mêmes documents sans rencontrer de conflits de version. Cela améliore la communication et la cohérence des informations partagées.

Gain de temps et d'efficacité

La gestion des documents dans un CRM vous fait gagner du temps et de l'efficacité. Vous n'avez plus besoin de rechercher manuellement des fichiers dans des dossiers encombrés. Avec des fonctionnalités de recherche avancées, vous trouvez rapidement les informations dont vous avez besoin, ce qui vous permet de vous concentrer sur des tâches plus importantes.

En résumé, la gestion des documents dans un logiciel CRM est une solution complète pour les entreprises désireuses d'optimiser leurs processus, d'améliorer leur stratégie commerciale, de sécuriser leurs données, de favoriser la collaboration et de gagner en efficacité. C'est un outil essentiel pour rester compétitif sur le marché actuel.

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FAQ

Quels types de documents peuvent être gérés dans un CRM ?

Dans un CRM, vous pouvez gérer une variété de documents essentiels pour votre entreprise et vos processus commerciaux. Voici quelques exemples des types de documents qui peuvent être gérés dans un CRM :

• Contrats : Les contrats avec vos clients, fournisseurs ou partenaires commerciaux peuvent être stockés et gérés dans votre CRM.
• Factures et devis : Les documents liés à la facturation et aux estimation, essentiels pour suivre les transactions financières avec vos clients, peuvent être gérés dans votre CRM.
• E-mails et communications : Les e-mails importants échangés avec vos clients ou prospects peuvent être archivés et suivis dans votre CRM pour une communication transparente.
• Notes et commentaires : Les notes et les commentaires liés aux interactions avec les clients peuvent être enregistrés dans votre CRM pour un suivi précis des activités.
• Présentations et documents marketing : Les documents marketing tels que les présentations, brochures et supports de vente peuvent être stockés et partagés avec votre équipe commerciale dans votre CRM.
• Rapports et analyses : Les rapports et les analyses de données sur les performances commerciales peuvent être générés et consultés directement depuis votre CRM.
• Documents juridiques : Les documents juridiques tels que les accords de confidentialité, les avis juridiques et autres documents légaux peuvent être gérés de manière sécurisée dans votre CRM.
• Feuilles de suivi : Les feuilles de suivi des activités, des ventes et des prospects peuvent être intégrées à votre CRM pour une gestion complète des informations.
• Support client : Les documents liés au support client tels que les tickets, les historiques d'assistance et les manuels peuvent être accessibles et gérés dans votre CRM.
• Documents de formation : Les documents de formation et les guides internes peuvent être stockés et partagés avec votre équipe dans votre CRM pour faciliter le travail et la collaboration.