Comment gérer son AGENDA et ses PLANNINGS dans un CRM ?

               

Comment gérer son temps dans un logiciel de gestion de la relation client?

L’excuse la plus utilisée dans le monde des entreprises est : « Je n’ai pas eu le temps ». Cela est souvent la conséquence d’une gestion non efficace de son temps. C’est pourquoi le logiciel de gestion de la relation client (GRC) Simple CRM vous offre les moyens de gérer efficacement votre agenda et vos plannings. Cela est possible grâce aux interactions.

Qu’est-ce qu’une interaction ?

Une interaction est un ensemble de tâches à réaliser et de rendez-vous à effectuer. Elle permet de gérer tous processus métier comme une vente, un achat, des étapes de réalisation de projet, etc. Dans Simple CRM, les interactions sont visibles sous forme de listes de calendriers ou de planning.

Grâce aux interactions, vous pouvez matérialiser vos journées dans le logiciel gestion client en classant vos activités en deux catégories : les rendez-vous et les tâches. Ainsi, toutes vos interactions non figées dans le temps c’est-à-dire celles ayant une date de début et un deadline seront classées dans la catégorie des tâches.

Pour créer une interaction, il suffit de cliquer sur le bouton « Ajouter une interaction » accessible depuis votre bureau. Afin de gagner du temps, différents modèles d’interactions sont également disponibles dans le logiciel CRM que vous pouvez utiliser directement.

De plus, vos interactions de la journée sont directement visibles sur votre bureau de sorte à ce que vous pouvez recevoir des rappels sous forme d’alertes ou de mails. Ainsi, Simple CRM vous garantit la rapidité et l’efficacité dans la gestion de votre agenda et de vous plannings.

Comment gérer son agenda dans un logiciel CRM ?

Simple CRM vous permet de retrouver la liste de tous vos rendez-vous dans votre agenda. Ainsi vous remarquez directement vos heures prises et vos heures libres afin de mieux programmer de nouveaux rendez-vous.

Grâce au rappel de rendez-vous via HAPPI, votre interlocuteur recevra deux rappels de RENDEZ-VOUS : un rappel le jour avant et un autre, le jour du rendez-vous. Il vous suffit ensuite de géolocaliser votre rendez-vous pour vous y rendre sans perte de temps dans des détours. Grâce au code couleur, Simple CRM vous permet également de vous retrouver très rapidement dans votre agenda.

Comment gérer son planning dans un logiciel CRM ?

La totalité de vos tâches est affichée dans votre planning vous permettant de suivre l’évolution de chacune d’elles très facilement. Dès lors, vous pouvez ajouter une nouvelle tâche, clôturer une tâche achevée ou encore choisir de voir uniquement vos tâches en cours afin de mieux vous concentrer sur ces tâches.

Pour un meilleur rendement, toutes les données dont vous avez besoin pour réaliser vos tâches sont disponibles dans votre CRM, ce qui vous évite la perte de temps consacrée à la recherche d’informations.

L’avis des experts

L’avis de Fabien Laffargue

L’agenda est un outil d’organisation indispensable pour toute entreprise et toute structure ayant besoin de planifier et optimiser son temps. La gestion d’agenda permet aux dirigeants d’entreprises par exemple d’être efficaces dans leur vie professionnelle et d’avoir une vision claire sur leur emploi du temps. L’agenda, que ce soit en ligne, logiciel, application ou papier comme à l’époque, aide à garder une trace du temps et des tâches à réaliser dans un laps de temps défini. Que vous soyez un professionnel, une grande ou une petite entreprise, tenir un agenda professionnel pour planifier vos rendez-vous par exemple est indispensable.

L’analyse de Brice Cornet, CEO et cofondateur de Simple CRM

Lorsqu'il s'agit de gérer son agenda dans un CRM, ma meilleure astuce est de ne pas surcharger votre journée de travail en planifiant plus de 5 heures de travail effectif. Pourquoi ? Parce qu'il est matériellement impossible de rester concentré et productif plus longtemps en raison des interruptions possibles. La gestion du temps est un aspect crucial de toute activité professionnelle. Trop souvent, nous avons tendance à remplir notre agenda de tâches sans réfléchir à notre capacité réelle à les accomplir. Le résultat ? Une liste interminable de tâches inachevées et une frustration croissante. Planifier jusqu'à 5 heures de travail par jour peut sembler peu, mais c'est une stratégie efficace pour plusieurs raisons. Premièrement, cela vous permet de vous concentrer sur les tâches les plus importantes et de les accomplir de manière plus efficace. Deuxièmement, cela vous laisse du temps pour gérer les imprévus et les interruptions qui sont inévitables dans tout environnement de travail. Les interruptions peuvent prendre de nombreuses formes : des appels téléphoniques, des réunions imprévues, des emails urgents, des demandes de collègues, etc. Ces interruptions peuvent facilement grignoter votre temps et compromettre votre productivité si vous ne les anticipez pas. En planifiant seulement 5 heures de travail effectif, vous vous assurez de pouvoir gérer ces interruptions tout en restant concentré sur vos tâches principales. De plus, cela vous permet de préserver votre énergie et votre motivation tout au long de la journée. Pour mettre en pratique cette astuce, commencez par identifier vos tâches les plus importantes et les plus urgentes. Planifiez ensuite ces tâches sur une période de 5 heures, en laissant de petits créneaux pour les pauses et pour répondre aux interruptions. Utilisez votre CRM pour organiser votre emploi du temps de manière efficace, en assignant des tâches avec des délais réalistes et en définissant des rappels pour ne rien oublier. En adoptant cette approche, vous verrez une amélioration significative de votre productivité et de votre satisfaction au travail. Vous aurez plus de contrôle sur votre emploi du temps et vous pourrez mieux équilibrer vos priorités professionnelles et personnelles. N'oubliez pas : la qualité du travail prime sur la quantité de travail.

Qu'est-ce qu'un CRM et pourquoi est-il important pour la gestion d'agenda ?

Un CRM, ou Customer Relationship Management, est un outil essentiel pour les entreprises modernes qui cherchent à optimiser leurs relations avec les clients. Il s'agit d'un système en ligne qui offre une multitude de fonctionnalités pour gérer efficacement les informations liées aux clients, aux projets, aux activités, et bien sûr, aux agendas.

L'importance du CRM dans la gestion d'agenda :

• Centralisation des informations : Un CRM permet de centraliser toutes les informations importantes concernant les clients, les projets, les événements, les réunions, les tâches, etc., dans un seul outil. Cela inclut également la synchronisation des calendriers personnels, tels que Google Agenda, pour une vue globale et organisée de vos activités.
• Planification facilitée : Grâce à la fonctionnalité de planification intégrée, les utilisateurs peuvent aisément ajouter des rendez-vous, des réunions, des événements, et des tâches à leur agenda directement depuis l'application CRM. Il suffit de cliquer sur la date et l'heure souhaitées pour réserver un créneau.
• Gestion des horaires : Le CRM offre la possibilité de gérer efficacement les horaires en visualisant les disponibilités des membres de l'équipe. Cela permet d'éviter les conflits d'horaires et de planifier les réunions et les projets en fonction des disponibilités de chacun.
• Collaboration en ligne : Les CRM modernes offrent des fonctionnalités de collaboration en ligne, permettant à plusieurs utilisateurs de travailler ensemble sur des projets, de partager des agendas, et de coordonner leurs activités en temps réel. Cela favorise une meilleure organisation et une communication fluide au sein de l'équipe.
• Analyse et suivi : Un CRM propose également des outils d'analyse et de suivi des activités, permettant aux utilisateurs de mesurer l'efficacité de leur gestion d'agenda. Des rapports détaillés sur les rendez-vous, les tâches accomplies, les temps d'attente, etc., offrent une vision claire des performances et des axes d'amélioration.
• Adaptabilité et évolutivité : Les CRM sont des solutions flexibles et évolutives, adaptées aux besoins des entreprises de toutes tailles. Que vous soyez une petite équipe ou une grande entreprise, un CRM peut être personnalisé pour répondre à vos exigences spécifiques en matière de gestion d'agenda et de planification.

En résumé, un CRM est bien plus qu'un simple outil de gestion d'agenda. Il offre une solution complète pour organiser, planifier, collaborer et analyser les activités liées aux clients et aux projets, permettant ainsi aux entreprises et aux équipes d'être mieux équipées pour gérer efficacement leur emploi du temps et optimiser leur productivité.