Comment gérer des factures dans un logiciel CRM ?

               

Comment créer, suivre et relancer des factures dans un logiciel CRM ?

La facturation est la principale interaction entre votre entreprise et ses clients. Dans un contexte où la concurrence pour avoir mains mises sur la clientèle est de plus en plus rude, il convient de facturer vos clients rapidement et de la meilleure des manières. L’utilisation d’un logiciel CRM complet comme Simple CRM répond pleinement à ce besoin.

Comment créer une facture dans un logiciel CRM ?

Le principale avantage d’utiliser un logiciel de gestion de la relation client pour la gestion de vos factures est la rapidité et la simplicité des opérations. Avec un logiciel CRM comme Simple CRM, cela se fait en quelques clics et de plusieurs manières.

Créer une facture depuis le menu ERP

Le module ERP contenu dans Simple CRM permet de générer des factures, des devis, et d’autres types de fichiers nécessaires pour vos liens commerciaux. Pour créer rapidement une facture, il suffit d’aller dans le menu haut et de cliquer sur l’icône Facture. En cliquant sur Créer une facture, vous verrez s’afficher un formulaire de facture vierge.

Remplissez le formulaire avec tous les détails ainsi que le contact du client et ajoutez les produits et toutes les informations qui doivent figurer sur votre facture. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur Générer la facture en PDF pour obtenir une version PDF de votre facture directement depuis votre logiciel CRM.

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Facturer en plusieurs fois un client

La facturation en plusieurs tranches peut être une chose complexe, surtout si vous ne disposez pas d’un logiciel de gestion de factures impeccable. Cependant, le logiciel de gestion client Simple CRM vous permet de facturer vos clients en plusieurs fois sans grand effort.

Pour le faire, il faut vous rendre dans le bon de commande que vous désirez facturer et générer le document PDF de la commande. Dans le PDF généré, cliquez sur le bouton Facturer en plusieurs fois. Une fenêtre s’ouvrira afin de vous permettre de définir les détails des factures à générer.

Une fois que les paramètres de facturation sont corrects, vous pouvez générer vos factures en appuyant sur le bouton Générer les factures. Vous devez également confirmer la génération des factures. Ensuite, il ne vous reste qu’à générer le PDF de chaque facture à la date prévue dans votre logiciel CRM.

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L’avis des experts

L’avis de L'équipe Dynamique Entrepreneuriale

La prospection commerciale se justifie par des raisons rationnelles. Accroître le nombre de ses clients renforce la rentabilité d’une entreprise. Cela permet de faire supporter les coûts fixes de la structure sur un socle plus large de clients. Ces actions, volontairement extensives, renforcent les économies d’échelle. Recruter d’autres clients permet d’accroître les volumes de production et garantit de pouvoir agir sur les prix de revient et donc sur les prix de vente. Cela renforce l’avantage concurrentiel clients. Le portefeuille de clients est un capital au titre qu’il représente la véritable valeur d’une entreprise (Barth, 2005). Ce portefeuille se définit par le nombre de clients, par le potentiel probabilisable d’affaires qu’il peut générer pour l’entreprise et par la force des relations qui l’unit à l’entreprise. C’est un patrimoine qui compose majoritairement les actifs immatériels d’une firme (Auguet, 2000). Cet actif immatériel éclaire les perspectives à moyen terme de l’entreprise et assure une certaine visibilité sur l’avenir. La conquête de nouveaux clients accroît le nombre de clients. Elle renforce la visibilité et la notoriété de l’offre de l’entreprise auprès des acheteurs potentiels.

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L’analyse de Brice Cornet, CEO et cofondateur de Simple CRM

Bien gérer ses factures dans Simple CRM, via son module Simple ERP, est une tâche facile et efficace. Simple ERP offre une gamme de fonctionnalités qui simplifient grandement le processus de facturation. Pour commencer, le système peut générer automatiquement les factures à partir des devis ou des commandes enregistrés dans le système. Cela permet de gagner du temps et de réduire les risques d'erreurs. Une fois les factures générées, elles peuvent être envoyées automatiquement aux clients par e-mail. Cette automatisation accélère le processus de facturation et garantit que les clients reçoivent rapidement leurs factures. De plus, Simple ERP permet de proposer un lien de paiement aux clients, facilitant ainsi le règlement des factures. Les clients peuvent effectuer leur paiement en quelques clics, simplifiant ainsi la gestion des encaissements. Cependant, il est important de remettre l'humain au centre de la gestion des impayés. Certes, envoyer des e-mails de relance est une bonne pratique, tout comme envoyer des SMS peut être efficace. Mais il est crucial de ne pas négliger le contact humain. Il faut oser prendre le téléphone et appeler son client en cas d'impayé. En échangeant directement avec le client, on peut mieux comprendre les raisons du non-paiement. Peut-être y a-t-il un problème de trésorerie temporaire, une incompréhension sur la facture, ou simplement un oubli. Quelle que soit la raison, le dialogue permet de trouver une solution ensemble. Parfois, un simple appel téléphonique peut résoudre le problème plus rapidement et efficacement qu'une série d'e-mails ou de SMS. En écoutant le client, en comprenant ses besoins et en cherchant des solutions ensemble, on renforce la relation client et on évite les litiges.

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Les fonctionnalités essentielles d'un logiciel CRM pour la gestion des factures

Un logiciel CRM (Customer Relationship Management) offre une gamme complète de fonctionnalités pour simplifier et améliorer la gestion des relevés au sein d'une entreprise. Que vous soyez une TPE, une PME ou une grande entreprise, ces outils sont conçus pour optimiser vos processus de facturation et renforcer vos relations clients.

Gestion de la facturation

La fonctionnalité de facturation d'une solution CRM permet de créer facilement des factures pour vos clients, en intégrant toutes les informations nécessaires telles que les produits ou services vendus, les prix unitaires, les quantités et les taxes applicables.

Devis et commandes

En plus de la facturation, les logiciels CRM offrent la possibilité de créer des devis personnalisés pour vos clients. Une fois acceptés, ces devis peuvent être convertis en commandes en un seul clic, simplifiant ainsi le processus de vente.

Suivi des paiements

Grâce à des outils de suivi des paiements intégrés, les logiciels CRM permettent de garder un œil sur les paiements en attente, les paiements partiels et les paiements complets. Cela garantit une gestion efficace des flux de trésorerie.

Intégration comptable

Les meilleurs logiciels CRM intègrent des fonctionnalités de comptabilité qui synchronisent automatiquement les données financières, les relevés et les paiements avec vos systèmes comptables, simplifiant ainsi le travail de votre équipe comptable.

Gestion des fournisseurs

Outre la gestion des clients, les logiciels CRM offrent également des fonctionnalités de gestion des fournisseurs. Vous pouvez suivre les achats, les paiements et les relations avec vos fournisseurs, garantissant ainsi une collaboration fluide.

Centralisation des informations

Un outil CRM centralise toutes les informations pertinentes sur vos clients, fournisseurs, contacts, ventes, relevés et projets dans une seule vue. Cela vous permet d'avoir une vision complète de votre activité et de prendre des décisions éclairées.

Automatisation des processus

Les fonctionnalités d'automatisation dans une solution CRM permettent de gagner du temps en automatisant les tâches répétitives telles que l'envoi de rappels de paiement, la création de factures récurrentes et la mise à jour des éléments client.

Analyses et rapports

Grâce à des outils de reporting avancés, les logiciels CRM vous fournissent des analyses détaillées sur vos ventes, vos paiements, vos stocks et d'autres aspects financiers, vous permettant ainsi de prendre des décisions stratégiques basées sur des données précises.

Support client et formation

La plupart des fournisseurs de logiciels CRM comme Simple CRM offrent un support client dédié ainsi que des ressources de formation pour aider votre équipe à tirer le meilleur parti de l'outil, garantissant ainsi une utilisation optimale et des avantages durables.

Avantages pour le marketing et les ventes

Enfin, une solution CRM bien intégré offre des avantages significatifs pour vos activités de marketing et de vente, en vous permettant de personnaliser vos offres, d'analyser le comportement des clients et d'améliorer la satisfaction client.