Logiciel de gestion électronique des documents.

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Le système GED pour optimiser le fonctionnement interne de l’entreprise : la solution de gestion documentaire dont votre entreprise a besoin.

Le bon fonctionnement d'une entreprise repose en partie sur sa capacité à collecter, stocker, centraliser et traiter les documents de manière rapide et efficace. Retrouver un fichier rapidement, accéder à une information en quelques clics, c'est là tout l'intérêt d'une gestion électronique des documents (GED). Découvrons-en un peu plus sur cette solution qu'on retrouve au sein de Simple CRM.

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Simple CRM
et sa GED pour PME

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion documentaire?

Un logiciel de gestion documentaire (ou GED) est un outil numérique conçu pour l’organisation, le traitement, l'archivage et la dématérialisation de divers types de fichiers et de documents d'une organisation. Grâce à une interface intuitive et souvent personnalisable, ce type de plateforme permet de centraliser toutes les informations et factures d'une entreprise, facilitant ainsi l’accès aux données essentielles pour les membres de l’équipe. Les éditeurs de logiciels GED mettent à disposition des fonctionnalités avancées pour l'organisation et la gestion de contenu, rendant possible un suivi précis des projets et une meilleure collaboration. Ce système, parfois disponible en version gratuite, améliore la fluidité des services internes et optimise la relation client en offrant un accès sécurisé et rapide à l’ensemble des informations.

Logiciel de GED: gestion électronique des documents en ligne.

Simple CRM est équipé d’un module de GED: gestion électronique des documents. Les logiciels de gestion documentaire sont des outils essentiels pour les entreprises de toutes tailles cherchant à optimiser leur flux de travail, à accroître leur productivité et à gérer efficacement leurs documents numériques.

Les utilisateurs de la solution logiciel ont donc la possibilité de gérer les contrats, les devis, les factures, les courriers, etc.

Ce module possède des fonctionnalités très intéressantes comme par exemple la possibilité de transférer directement des documents depuis un scanner réseau, de réaliser des publipostages permettant l’automatisation de la création des documents ou encore de réaliser des rapports sur les volumes et les types de documents traités sur des périodes de temps donnés.

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La gestion des documents avec Simple CRM:

Un système de gestion électronique de documents (GED) vous permet de dématérialiser l'ensemble de vos documents et fichiers. Ces derniers peuvent provenir de différentes sources (scanners, imprimantes, etc.) et sont stockés au sein du répertoire numérique central de Simple CRM. Grâce à ce module du logiciel, il est désormais possible d'accéder rapidement à tous vos fichiers et ce, de manière sécurisé. En effet, vous pouvez attribuer des autorisations pour accéder à tel ou tel fichier. Ceci est surtout efficace pour protéger des fichiers confidentiels ou nécessitant un certain niveau d'accréditation.

Au-delà de la centralisation et la sécurité, le logiciel de gestion électronique de documents (GED) facilite le partage de fichiers entre collaborateurs sans risques de perte. Les membres d'une équipe peuvent par ailleurs travailler sur un même document. Cela permet de ne pas avoir plusieurs versions de ce même document.

Pourquoi la gestion électronique de documents GED ?

L'adoption de la GED vous aidera à hisser votre entreprise à un plus haut niveau. En effet, les avantages qui y sont liés sont multiples. En premier lieu, il y a les coûts liés à l'impression papier qui sont réduits. Il y a aussi les coûts liés au classement et au stockage physique des documents qui se réduisent. Avec la GED, la recherche de fichier devient plus facile et plus rapide. Cela se traduit par un gain de temps que vous pouvez accorder à des tâches plus importantes.

Aussi, grâce aux sauvegardes réguliers de l’éditeur, vos documents contenus dans le système sont sécurisés. Vous ne risquez pas de les perdre et même en cas de problèmes, vous pouvez compter sur les nombreuses sauvegardes. De même, comme énoncé un peu plus haut, vous avez la possibilité de contrôler l’accès aux documents : qui peut voir, modifier ou encore partager des informations. Si par exemple, vous souhaitez qu’un contrat avec un fournisseur ne soit visible que par vous uniquement, vous pouvez définir des droits d’accès.

La transition vers la gestion électronique de documents (GED) représente un virage crucial pour propulser votre entreprise vers de nouveaux sommets. Les multiples avantages associés à cette évolution ne se limitent pas seulement à l'économie de coûts, bien que celle-ci soit significative. En effet, la GED réduit de manière substantielle les dépenses liées à l'impression papier, tout en diminuant les coûts engendrés par le classement et le stockage physique des documents.

La facilité de recherche de fichiers constitue un autre atout majeur de la GED. Cette caractéristique se traduit par un gain de temps considérable, libérant ainsi des ressources précieuses que vous pouvez investir dans des tâches cruciales pour le développement de votre entreprise.

La sécurité des documents est une préoccupation de premier ordre, et la GED se positionne comme une solution fiable. Grâce aux sauvegardes régulières effectuées par l'éditeur, vos données sont sécurisées, réduisant ainsi les risques de perte. Les nombreuses sauvegardes disponibles assurent une redondance optimale, offrant une tranquillité d'esprit en cas de problème.

Un aspect particulièrement appréciable de la GED est la possibilité de contrôler l'accès aux documents. Vous avez la main sur qui peut voir, modifier ou partager des informations. Cette fonctionnalité offre une flexibilité appréciable, permettant par exemple de restreindre l'accès à un contrat avec un fournisseur à une seule personne. La GED devient ainsi un véritable coffre-fort numérique, renforçant la confidentialité et la sécurité des données sensibles.

En parlant de sécurité, la GED s'inscrit parfaitement dans la tendance de dématérialisation des processus de travail. Elle garantit non seulement la sécurité des fichiers, mais elle contribue également à la transition vers un environnement de travail plus agile et efficient.

En conclusion, la GED ne se limite pas à un simple outil de gestion documentaire : elle constitue une solution globale de dématérialisation et de traitement de l’information qui répond aux besoins diversifiés des entreprises. Cette plateforme offre des fonctionnalités avancées pour l’archivage, le partage et la gestion de contenu, avec des options adaptées à chaque type de projet et de client. Les entreprises à la recherche d’une plateforme complète et fiable devraient envisager des solutions telles que Simple CRM, qui se distingue parmi d'autres comme Zeendoc et Docuware.

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🎤 L’avis des experts

L’avis de Géraldine DESBETES, Lucile LEROY et Anne-Gaëlle LIEBERT

... d’un point de vue stratégique, la mise en place d’une solution de GED rend possible une rationalisation des flux d’informations et donc un gain de temps. Elle permet notamment de : - localiser plus rapidement l’information, - éviter la perte de documents, - éviter le redoublement des processus... La GED présente également de nombreux avantages pour la production de documents de manière collaborative. Couplée avec une fonctionnalité de Workflow, une solution de GED permet d’optimiser le processus d’édition des documents... La mise en place d’une solution de gestion documentaire est souvent abordée selon une approche uniquement technique. Or, le système de GED mis en place va avoir un impact sur l’organisation et la définition des tâches dans l’entreprise : il va modifier les modes de travail, le processus de production et d’accès aux documents, les relations entre les services. Il est également nécessaire de prendre en considération l’environnement technique et juridique de mise en œuvre. Quels sont les logiciels utilisés pour produire les documents ? Quelles données doivent être protégées ? Quelles sont les normes à respecter ? ...

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du podcast des experts

L’analyse de Brice Cornet, CEO et cofondateur de Simple CRM

Pour commencer, je tiens à souligner que la sécurité des données est l'une des principales préoccupations pour toute entreprise, et c'est là que la GED de Simple CRM se distingue de manière significative. Imaginez un coffre-fort électronique, inviolable et ignifugé. C'est ainsi que je qualifierais la protection offerte par Simple CRM. Les documents sont chiffrés en 1024 bits, offrant une sécurité inégalée. De plus, la stratégie de sauvegarde est digne d'un scénario de sécurité hollywoodien : quatre backups par jour, répartis dans quatre data centers différents. Cette approche méticuleuse élimine pratiquement tout risque de perte de données, même en cas d'incident grave tel qu'un incendie. Ce qui distingue vraiment Simple CRM de ses concurrents, tels que Zeendoc, Docuware, Nuxeo ou Qualios, c'est son pragmatisme. Les PME et TPE apprécient la simplicité d'utilisation et la fiabilité de cette solution. En effet, l'outil de dématérialisation de Simple CRM offre une gestion de contenu fluide et efficace, facilitant ainsi l'archivage et la récupération des documents essentiels.

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FAQ

Que puis-je faire avec un logiciel de GED ?

Avec un logiciel de GED vous pouvez : Numériser, indexer et classer les documents dans une structure hiérarchique.

Quels avantages offre un logiciel de GED ?

Voici 4 avantages que vous pouvez tirer de l’utilisation d’un logiciel de GED.

• Réduction des coûts de stockage physique.
• Amélioration de l'efficacité grâce aux recherches rapides.
• Renforcement de la sécurité des documents.
• Simplification de la collaboration et de la conformité aux réglementations.

Comment la sécurité des documents est-elle assurée ?

La sécurité des documents dans le module GED du Simple CRM peut se résumer comme suit :

• Accès restreint par rôles.
• Chiffrement des données.
• Journaux d'audit.
• Sauvegardes régulières.

Comment importer des documents dans le module GED au sein de Simple CRM ?

Pour insérer des documents dans le système, il existe plusieurs moyens notamment :

• Le glisser-déposer dans l'interface.
• L’importation en masse depuis un dossier local.
• La numérisation directe depuis un scanner.

Comment partager des documents avec les collaborateurs ?

Vous pouvez définir les différents accès aux documents. Que ce soit la consultation, l’édition ou encore le partage, vous pouvez tout contrôler à travers :

• La génération de liens sécurisés.
• L’attribution d'autorisations spécifiques aux utilisateurs.

Qui a inventé la gestion électronique des documents ?

La gestion électronique des documents (GED) a été développée à partir des années 1980. Les premières bases des outils de gestion électronique de documents ont commencé à apparaître à cette époque, et le premier logiciel à avoir été développé pour la GED fut dénommé Taurus en 1995, inventé par Jacques Guérin. Ainsi, on peut attribuer le développement de la gestion électronique des documents à plusieurs acteurs impliqués dans la création de logiciels pour gérer les documents électroniques.

Quels sont les formats de fichier les plus souvent géré par les entreprises dans un logiciel de gestion électronique documentaire ?

Les formats de fichier les plus souvent gérés par les entreprises dans un logiciel de gestion électronique documentaire (GED) incluent les formats suivants :

PDF : Le format PDF est largement utilisé pour la gestion électronique de documents en raison de sa capacité à préserver la mise en page et à être consulté sur différentes plates-formes

Word : Les documents au format Word sont couramment gérés dans les logiciels de GED en raison de leur popularité et de leur polyvalence

Excel : Les feuilles de calcul au format Excel sont également pris en charge par les systèmes de GED en raison de leur utilisation répandue pour les données et les rapports

Images : Les formats d'image tels que JPEG, PNG et TIFF sont souvent intégrés aux logiciels de GED pour la gestion des documents visuels

Vidéo : Certains systèmes de GED prennent également en charge la gestion de fichiers vidéo, bien que cela puisse varier en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise

Ces formats permettent aux entreprises de gérer une grande variété de documents, allant des rapports textuels aux supports visuels et auditifs.

Quels sont les formats de fichiers supporté par la GED intégrée dans Simple CRM ?

Notre système de gestion électronique des documents supporte tous les formats de fichier suivant (classement alphabétique):

*.acs3 , *.adf , *.aep , *.aept , *.afm , *.ag , *.ai , *.air , *.aif , *.aifc , *.aiff , *.am , *.amf , *.amr , *.anubis , *.ana , *.ani , *.aos , *.apk , *.aplt , *.app , *.arc , *.arj , *.arq , *.art , *.ashx , *.ase , *.asf , *.asp , *.asm , *.asmdot , *.aspx , *.asx , *.atom, *.au , *.au3 , *.aup , *.aux , *.ave *.avi ,

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