Le système GED pour optimiser le fonctionnement interne de l’entreprise : la solution de gestion documentaire dont votre entreprise a besoin.
Le bon fonctionnement d'une entreprise repose en partie sur sa capacité à collecter, stocker, centraliser et traiter les documents de manière rapide et efficace. Retrouver un fichier rapidement, accéder à une information en quelques clics, c'est là tout l'intérêt d'une gestion électronique des documents (GED). Découvrons-en un peu plus sur cette solution qu'on retrouve au sein de Simple CRM.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion documentaire?
Un logiciel de gestion documentaire (ou GED) est une solution informatique conçue pour organiser, stocker et gérer électroniquement les documents et les fichiers d'une entreprise. Il permet de centraliser tous les documents au sein d'une plateforme unique, offrant un accès rapide et sécurisé aux informations essentielles. Ces logiciels éliminent le besoin de systèmes de classement physiques, réduisent les risques de perte de documents et facilitent le partage et la collaboration entre les membres de l'équipe.
Logiciel de GED: gestion électronique des documents en ligne.
Simple CRM est équipé d’un module de GED: gestion électronique des documents.Les logiciels de gestion documentaire sont des outils essentiels pour les entreprises de toutes tailles cherchant à optimiser leur flux de travail, à accroître leur productivité et à gérer efficacement leurs documents numériques.
Les utilisateurs de la solution logiciel ont donc la possibilité de gérer les contrats, les devis, les factures, les courriers, etc.
Ce module possède des fonctionnalités très intéressantes comme par exemple la possibilité de transférer directement des documents depuis un scanner réseau, de réaliser des publipostages permettant l’automatisation de la création des documents ou encore de réaliser des rapports sur les volumes et les types de documents traités sur des périodes de temps donnés.
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Une IA capable de détecter des clients potentiels qu'elle propose directement à vos commerciaux.
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Génération automatique des e-mails
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Reconnaissance et aide vocale
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La gestion des documents avec Simple CRM:
Un système de gestion électronique de documents (GED) vous permet de dématérialiser l'ensemble de vos documents et fichiers. Ces derniers peuvent provenir de différentes sources (scanners, imprimantes, etc.) et sont stockés au sein du répertoire numérique central de Simple CRM. Grâce à ce module du logiciel, il est désormais possible d'accéder rapidement à tous vos fichiers et ce, de manière sécurisé. En effet, vous pouvez attribuer des autorisations pour accéder à tel ou tel fichier. Ceci est surtout efficace pour protéger des fichiers confidentiels ou nécessitant un certain niveau d'accréditation.
Au-delà de la centralisation et la sécurité, le logiciel de gestion électronique de documents (GED) facilite le partage de fichiers entre collaborateurs sans risques de perte. Les membres d'une équipe peuvent par ailleurs travailler sur un même document. Cela permet de ne pas avoir plusieurs versions de ce même document.
- Insérer un document via un simple "glisser - déposer"
- Vous connecter avec Google Drive, Microsoft One Drive
- Fusionner des documents avec Microsoft Office et Libre/Open Office
- Générer des devis, des bon de commande, des factures et bon de livraison (via l'option Simple ERP)
- Effectuer une connexion avec votre copieur / scanneur réseau
- Profiter de la liseuse de documents intégrée (idéal pour les tablettes)
- Indexer des documents avancés: requêtes par type de document, par format, par destinataire, par émetteur, etc.
Pour résumer la GED dans Simple CRM, vous pouvez :
Avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion documentaire
Les 9 avantages principaux à l'utilisation d'une solution gestion documentaire sont:
- Amélioration de l'efficacité: En automatisant les tâches de gestion de documents, les employés peuvent accéder rapidement aux informations nécessaires, ce qui réduit les délais et améliore l'efficacité globale des opérations.
- Réduction des coûts: La transition vers un environnement de gestion documentaire numérique réduit les coûts liés à l'impression, au stockage physique et à la gestion des documents papier.
- Sécurité renforcée: Les logiciels de gestion documentaire offrent des niveaux de sécurité avancés, y compris le contrôle d'accès, le chiffrement des données et l'audit des activités, ce qui protège les informations confidentielles de l'entreprise contre les accès non autorisés.
- Collaboration facilitée: Les équipes peuvent travailler en collaboration sur des documents en temps réel, favorisant ainsi la productivité et les échanges d'idées.
- Conformité réglementaire: Un bon logiciel de gestion documentaire aide à respecter les réglementations et les normes de conformité en matière de stockage et de traitement des données, en particulier le RGPD.
- Indexation et recherche avancée: Une fonctionnalité clé qui permet aux utilisateurs de rechercher rapidement et facilement des documents en utilisant des mots-clés, des balises ou des métadonnées.
- Gestion des versions: Cette fonctionnalité conserve l'historique des versions de chaque document, facilitant ainsi le suivi des modifications et la récupération des versions précédentes si nécessaire.
- Automatisation des workflows: Les logiciels de gestion documentaire peuvent automatiser les processus de validation, d'approbation et de notification, ce qui accélère les flux de travail et réduit les erreurs humaines.
- Intégration avec d'autres outils: Un logiciel de gestion documentaire peut s'intégrer facilement avec d'autres applications utilisées au sein de l'entreprise, comme les outils de messagerie électronique, les systèmes de gestion de projet, etc.
Témoignage client
L. Jacques – Organisatrice d’exposition d’art (photographie, peinture et sculpture).
" Simple CRM a considérablement facilité ma vie ! Je travaille avec plusieurs collaborateurs (ndlr : 12 utilisateurs) mais n’avons pas de bureau commun. Du coup, la gestion des affiches pour les expositions et des cartons d’invitation étaient un véritable casse-tête ! Nous ne savions jamais qui était en possession de la bonne version. Il fallait envoyer des e-mails un peu partout, patienter, passer des coups de téléphone… c’était vraiment très compliqué ! Avec Simple CRM, tout est devenu facile. Les documents sont dans Simple CRM et voilà ! Chacun y accède depuis chez lui, depuis une galerie ou depuis son atelier ; c’est vraiment génial. "
Pourquoi la gestion électronique de documents GED ?
L'adoption de la GED vous aidera à hisser votre entreprise à un plus haut niveau. En effet, les avantages qui y sont liés sont multiples. En premier lieu, il y a les coûts liés à l'impression papier qui sont réduits. Il y a aussi les coûts liés au classement et au stockage physique des documents qui se réduisent. Avec la GED, la recherche de fichier devient plus facile et plus rapide. Cela se traduit par un gain de temps que vous pouvez accorder à des tâches plus importantes.
Aussi, grâce aux sauvegardes réguliers de l’éditeur, vos documents contenus dans le système sont sécurisés. Vous ne risquez pas de les perdre et même en cas de problèmes, vous pouvez compter sur les nombreuses sauvegardes. De même, comme énoncé un peu plus haut, vous avez la possibilité de contrôler l’accès aux documents : qui peut voir, modifier ou encore partager des informations. Si par exemple, vous souhaitez qu’un contrat avec un fournisseur ne soit visible que par vous uniquement, vous pouvez définir des droits d’accès.
FAQ
Que puis-je faire avec un logiciel de GED ?
Avec un logiciel de GED vous pouvez : Numériser, indexer et classer les documents dans une structure hiérarchique.
Quels avantages offre un logiciel de GED ?
Voici 4 avantages que vous pouvez tirer de l’utilisation d’un logiciel de GED.
- Réduction des coûts de stockage physique.
- Amélioration de l'efficacité grâce aux recherches rapides.
- Renforcement de la sécurité des documents.
- Simplification de la collaboration et de la conformité aux réglementations.
Comment la sécurité des documents est-elle assurée ?
La sécurité des documents dans le module GED du Simple CRM peut se résumer comme suit :
- Accès restreint par rôles.
- Chiffrement des données.
- Journaux d'audit.
- Sauvegardes régulières.
Comment importer des documents dans le module GED au sein de Simple CRM ?
Pour insérer des documents dans le système, il existe plusieurs moyens notamment :
- Le glisser-déposer dans l'interface.
- L’importation en masse depuis un dossier local.
- La numérisation directe depuis un scanner.
Comment partager des documents avec les collaborateurs ?
Vous pouvez définir les différents accès aux documents. Que ce soit la consultation, l’édition ou encore le partage, vous pouvez tout contrôler à travers :
- La génération de liens sécurisés.
- L’attribution d'autorisations spécifiques aux utilisateurs.
En savoir plus côté pratique:
- Comment utiliser la fusion de documents dans simple CRM?
- Comment stocker un document dans Simple CRM ?
- Comment gérer les références pour la fusion de document ?
- Comment envoyer les documents commerciaux aux clients par email avec Simple ERP ?
- Comment stocker dans Simple CRM des documents depuis mon scanner réseau ?