Le système GED pour optimiser le fonctionnement interne de l’entreprise

Le bon fonctionnement d'une entreprise repose en partie sur sa capacité à collecter, stocker, centraliser et traiter les documents de manière rapide et efficace. Retrouver un fichier rapidement, accéder à une information en quelques clics, c'est là tout l'intérêt d'une gestion électronique des documents (GED). Découvrons-en un peu plus sur cette solution qu'on retrouve au sein de Simple CRM.

Logiciel de GED: gestion électronique des documents en ligne.

Simple CRM est équipé d’un module de GED: gestion électronique des documents.

Les utilisateurs de la solution logiciel ont donc la possibilité de gérer les contrats, les devis, les factures, les courriers, etc.

Ce module possède des fonctionnalités très intéressantes comme par exemple la possibilité de transférer directement des documents depuis un scanner réseau, de réaliser des publipostages permettant l’automatisation de la création des documents ou encore de réaliser des rapports sur les volumes et les types de documents traités sur des périodes de temps donnés.


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Logiciel CRM Simple CRM

La gestion des documents avec Simple CRM:

Un système de gestion électronique de documents (GED) vous permet de dématérialiser l'ensemble de vos documents et fichiers. Ces derniers peuvent provenir de différentes sources (scanners, imprimantes, etc.) et sont stockés au sein du répertoire numérique central de Simple CRM. Grâce à ce module du logiciel, il est désormais possible d'accéder rapidement à tous vos fichiers et ce, de manière sécurisé. En effet, vous pouvez attribuer des autorisations pour accéder à tel ou tel fichier. Ceci est surtout efficace pour protéger des fichiers confidentiels ou nécessitant un certain niveau d'accréditation.

Au-delà de la centralisation et la sécurité, le logiciel de gestion électronique de documents (GED) facilite le partage de fichiers entre collaborateurs sans risques de perte. Les membres d'une équipe peuvent par ailleurs travailler sur un même document. Cela permet de ne pas avoir plusieurs versions de ce même document.

    Pour résumer la GED dans Simple CRM, vous pouvez :

  • Insérer un document via un simple "glisser - déposer"
  • Vous connecter avec Google Drive, Microsoft One Drive
  • Fusionner des documents avec Microsoft Office et Libre/Open Office
  • Générer des devis, des bon de commande, des factures et bon de livraison (via l'option Simple ERP)
  • Effectuer une connexion avec votre copieur / scanneur réseau
  • Profiter de la liseuse de documents intégrée (idéal pour les tablettes)
  • Indexer des documents avancés: requêtes par type de document, par format, par destinataire, par émetteur, etc.

Logiciel GED

Témoignage client
L. Jacques – Organisatrice d’exposition d’art (photographie, peinture et sculpture).

" Simple CRM a considérablement facilité ma vie ! Je travaille avec plusieurs collaborateurs (ndlr : 12 utilisateurs) mais n’avons pas de bureau commun. Du coup, la gestion des affiches pour les expositions et des cartons d’invitation étaient un véritable casse-tête ! Nous ne savions jamais qui était en possession de la bonne version. Il fallait envoyer des e-mails un peu partout, patienter, passer des coups de téléphone… c’était vraiment très compliqué ! Avec Simple CRM, tout est devenu facile. Les documents sont dans Simple CRM et voilà ! Chacun y accède depuis chez lui, depuis une galerie ou depuis son atelier ; c’est vraiment génial. "

Pourquoi la gestion électronique de documents GED ?

L'adoption de la GED vous aidera à hisser votre entreprise à un plus haut niveau. En effet, les avantages qui y sont liés sont multiples. En premier lieu, il y a les coûts liés à l'impression papier qui sont réduits. Il y a aussi les coûts liés au classement et au stockage physique des documents qui se réduisent. Avec la GED, la recherche de fichier devient plus facile et plus rapide. Cela se traduit par un gain de temps que vous pouvez accorder à des tâches plus importantes.

Aussi, grâce aux sauvegardes réguliers de l’éditeur, vos documents contenus dans le système sont sécurisés. Vous ne risquez pas de les perdre et même en cas de problèmes, vous pouvez compter sur les nombreuses sauvegardes. De même, comme énoncé un peu plus haut, vous avez la possibilité de contrôler l’accès aux documents : qui peut voir, modifier ou encore partager des informations. Si par exemple, vous souhaitez qu’un contrat avec un fournisseur ne soit visible que par vous uniquement, vous pouvez définir des droits d’accès.