Qu’est-ce que le RGPD ?
RGPD signifie: « règlement européen sur la protection des données ». Vous avez sans doute croisé le terme GDPR, qui est l'abréviation anglaise.
Ce règlement instaure une nouvelle série d’obligation et de sécurisation en matière de traitement des données personnelles. Actif depuis mai 2018, elle est obligatoire pour toute entreprise dialoguant avec des citoyens de l’Union Européenne et son non-respect sera passible d’une sanction financière allant jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial ou 20 millions d’euros.
Simple CRM est équipé d’un module logiciel RGPD. La conformité au règlement général de la protection des données, via ce logiciel compatible RGPD, passera par six grandes étapes de travail, gérés via le module Simple RGPD.
Pour plus d’information, visitez le site internet: RGPD 2018.
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La conformité au RGPD : quelles sont les étapes ?
La conformité au RGPD passe par 6 phases :
- La nomination au sein de votre entreprise d’un responsable RGPD
- Une phase d’audit de l’existant afin de répertorier vos sources de données
- Une phase d’audit de votre stockage de données et des raisons de ce stockage
- Un audit de votre sécurité
- La correction des éléments suite à ces audits
- L’implémentation des données dans un système centralisé (dans votre cas Simple CRM) permettant la traçabilité de toutes les modifications et la restitution des données aux citoyens demandeurs de cette restitution (ainsi que l’effacement si nécessaire)
Comment faire un rapport de RGPD ?
La rédaction d’un rapport RGPD peut-être fastidieux, surtout si c’est votre première fois. Ce document très long, prends en compte de nombreux aspects qu’il n’est pas toujours aisé de mémoriser. De plus, cela vous prend un temps monstre pour le rédiger manuellement. Il est aussi fréquent de se baser sur un modèle existant pour concevoir pour soi. Le problème avec ce genre de pratique réside dans le fait que les entreprises ne se ressemblent pas et que les réalités ne sont pas les mêmes.
Pour toutes ces raisons, nous vous proposons chez Simple CRM un module qui permet de générer automatiquement votre rapport RGPD en cas de contrôle (ou non). Cela s’effectue en quelques clics. En effet, vous n’avez qu’à répondre à des questions pour que le CRM RGPD vous imprime votre rapport.
Le module RGPD vous permettra aussi de réaliser les audits de base, ainsi que le pilotage des données dans le temps. En cas de contrôle RGPD, vous pouvez remettre un rapport déjà imprimé au contrôleur ou en imprimé un autre sur le champ et sans effort grâce au module RGPD de Simple CRM.
Simple CRM, un logiciel CRM équipé d’un module RGPD
- La conformité au RGPD passe par 6 phases:
- La nomination au sein de votre entreprise d’un responsable RGPD
- Une phase d’audit de l’existant afin de répertorier vos sources de données
- Une phase d’audit de votre stockage de données et des raisons de ce stockage
- Un audit de votre sécurité
- La correction des éléments suite à ces audits
- L’implémentation des données dans un système centralisé (dans votre cas Simple CRM) permettant la traçabilité de toutes les modifications et la restitution des données aux citoyens demandeurs de cette restitution (ainsi que l’effacement si nécessaire)
Simple CRM RGPD : Y a-t-il des précautions à prendre ?
Attention toutefois à être bien attentif aux conseils fournis par le module RGPD de Simple CRM. En effet, ce module n’est pas une solution magique ; il ne peut pas tout faire pour vous. Par exemple, si dans votre formulaire de contact, vous avez coché par défaut la case qui autorise la transmission des informations à des partenaires commerciaux, il s’agit d’un viol des normes du RGPD. Il s’agira donc d’être attentif aux pistes de travail fournies, voire pour certaines entreprises, de devoir se faire accompagner d’un expert juridique spécialisé dans cette thématique. Simple CRM propose en option des forfaits d’accompagnement par des spécialistes RGPD.
Par ailleurs, veuillez noter que le module RGPD est intégré de base dans Simple CRM et n’implique aucuns frais supplémentaires.
Conformité au RGPD : est-ce obligatoire ?
Tant que vous vous trouvez dans l’Union Européenne ou que vous y opérez, vous avez l’obligation de vous conformer au RGPD. Lorsque vous détenez des informations d’utilisateurs européens, que vous soyez indépendant ou à la tête d’une entreprise de plusieurs employés, le RGPD vous concerne.
En cas de violation aux règles, cette loi prévoit des amendes administratives allant jusqu’à 20 000 000 EUR ou bien jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial total de l’exercice précédent (pour une entreprise), le montant le plus élevé étant retenu.
En savoir plus côté pratique:
- Que dois-je préparer pour ma formation RGPD ?
- Comment nommer un responsable RGPD qui aura accès au module RGPD ?
- Comment réaliser un export RGPD, lorsqu'un contact demande à avoir une copie des données que nous stockons sur lui ? Et comment faire pour une suppression RGPD des données ?
- Comment ajouter une case à cocher "RGPD" dans mon formulaire de newsletter Simple Mass Mailing ?