Pourquoi gérer ses documents dans un CRM ?

               

Qu'est-ce qu'un CRM ?

Un CRM, ou Customer Relationship Management, est un logiciel de gestion de la relation client qui permet aux entreprises de centraliser et d'organiser toutes les informations relatives à leurs clients et prospects. Il offre une vue d'ensemble complète de l'interaction avec les clients, y compris les informations de contact, les historiques d'achat, les activités de communication, et bien plus encore. Grâce à ses fonctionnalités d'automatisation et de collaboration, un CRM optimise les processus de vente et de marketing, renforce les relations clients et place les équipes de travail sur un pied d'égalité pour atteindre les objectifs commerciaux.

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Les avantages de la gestion électronique des documents

La gestion électronique des dossiers, intégrée à un CRM, offre de nombreux bénéfices pour les entreprises. Voici quelques-uns des principaux avantages :

Réduction du papier et de l'encombrement physique

La gestion électronique des rapports et documents permet de réduire considérablement l'utilisation du papier dans l'entreprise. Les feuilles peuvent être numérisés et stockés électroniquement, ce qui permet d'économiser de l'espace de stockage et de réduire les coûts liés à l'impression et à la gestion des papiers. De plus, cela contribue à une approche plus respectueuse de l'environnement.

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Accessibilité et partage simplifiés des dossiers

Grâce à un CRM avec une fonctionnalité de gestion des documents, les dossiers électroniques peuvent être stockés dans une base de données centralisée et être facilement accessibles par les utilisateurs autorisés. Cela facilite le partage d'informations entre les membres de l'équipe et permet un accès rapide aux documents pertinents lors des interactions avec les clients. Les fonctionnalités de recherche avancée permettent également de trouver rapidement les dossiers requis.

Organisation et classement facilités

La gestion électronique des documents dans un CRM permet une organisation et un classement plus efficaces des fichiers. Les dossiers peuvent être catégorisés, étiquetés et indexés en fonction de critères spécifiques tels que le type de document, la date, le client ou le projet. Cela facilite la recherche et la récupération des documents, réduisant ainsi le temps passé à les retrouver dans des systèmes de fichiers traditionnels.

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Sécurité et confidentialité accrues

La sécurité des documents est une préoccupation majeure pour toute entreprise. En utilisant un CRM avec une gestion électronique des documents, les informations confidentielles peuvent être protégées grâce à des mesures de sécurité avancées telles que des autorisations d'accès basées sur les rôles et les utilisateurs. Des sauvegardes régulières et des politiques de sécurité robustes garantissent la protection des données sensibles. La gestion électronique des dossiers dans un CRM offre donc de nombreux avantages, tant en termes d'efficacité opérationnelle que de gestion de l'information. Passons maintenant à la partie suivante pour découvrir comment intégrer la gestion électronique des documents dans un CRM et les étapes à suivre.

L'intégration de la gestion électronique des documents dans un CRM

L'intégration de la gestion électronique des documents dans un CRM offre de nombreux avantages pour les entreprises. En utilisant un CRM doté de fonctionnalités de gestion des documents, les entreprises peuvent centraliser tous leurs fichiers au sein d'une seule plateforme, ce qui simplifie considérablement leur gestion et leur accessibilité. Voici quelques-unes des fonctionnalités courantes de gestion des documents dans certains CRM populaires :

• Stockage centralisé : Les CRM permettent de stocker tous les dossiers de manière centralisée dans une base de données sécurisée. Cela permet à tous les membres de l'équipe d'accéder facilement aux documents nécessaires, quel que soit leur emplacement physique.

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• Gestion des autorisations : Les CRM offrent des fonctionnalités permettant de définir des autorisations d'accès aux documents. Les administrateurs peuvent contrôler qui peut consulter, modifier ou supprimer les dossiers, garantissant ainsi la sécurité des informations sensibles.
• Indexation et recherche avancée : Les CRM permettent d'indexer les documents pour une recherche rapide et efficace. Les utilisateurs peuvent effectuer des recherches en utilisant des mots-clés, des filtres ou des métadonnées, ce qui facilite la récupération des fichiers pertinents.
• Collaboration en temps réel : Les CRM offrent des fonctionnalités de collaboration en temps réel, permettant aux utilisateurs de travailler simultanément sur les mêmes documents. Cela facilite la collaboration entre les membres de l'équipe, même s'ils se trouvent à des endroits différents.
• Historique des versions : Les CRM conservent un historique des versions des fichiers, ce qui permet de suivre les modifications effectuées. Cela est particulièrement utile lors de la collaboration sur des projets ou de la gestion de documents complexes.

Analysez vos besoins : Identifiez les types de documents que vous souhaitez gérer dans le CRM, ainsi que les fonctionnalités spécifiques dont vous avez besoin, telles que la gestion des autorisations ou l'indexation avancée. Cette étape vous aidera à choisir le CRM le mieux adapté à vos besoins.

• Choisissez un CRM adapté : Recherchez un CRM qui offre des fonctionnalités de gestion des documents conformes à vos besoins. Par exemple, Simple CRM propose une gestion complète des dossiers et une intégration transparente avec d'autres fonctionnalités du CRM. Assurez-vous que le CRM choisi répond à vos critères de sécurité, de convivialité et d'évolutivité.
• Numérisez vos documents : Si vous disposez de fichiers physiques, numérisez-les pour les rendre accessibles électroniquement. Vous pouvez utiliser un scanner ou des services de numérisation professionnels pour cette étape. Assurez-vous de conserver des copies de sauvegarde de vos dossiers numérisés.

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• Importez les fichiers dans le CRM : Transférez les fichiers numérisés ou électroniques dans le CRM. Organisez-les correctement en utilisant des catégories, des dossiers ou des étiquettes pour faciliter la recherche et le classement ultérieur. Veillez à respecter une structure cohérente pour simplifier la navigation et la récupération des documents.
• Définissez les autorisations d'accès : Configurez les autorisations d'accès aux documents en fonction des rôles et des responsabilités au sein de votre organisation. Déterminez qui peut visualiser, modifier ou supprimer les documents. Cela garantit que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations confidentielles.

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• Utilisez les fonctionnalités de recherche avancée : Profitez des fonctionnalités de recherche avancée du CRM pour trouver rapidement des documents spécifiques. Un bon CRM vous permettra de rechercher par mots-clés, dates, types de fichiers, ou même en utilisant des balises et des métadonnées.
• Synchronisez les mises à jour : Assurez-vous que toutes les modifications apportées aux documents dans le CRM sont synchronisées en temps réel. Cela garantit que les utilisateurs ont accès à la version la plus récente des documents, évitant ainsi les erreurs et les conflits de données.

L’avis des experts

L’avis de Annie LE SAUX

La gestion électronique de documents et la documentation, vaste programme encore peu exploré, si ce n'est par le monde des documentalistes, du moins par celui des bibliothécaires. Le fait que, pour la première fois, le groupe EIT 1 de l'Association des documentalistes et bibliothécaires spécialisés ait décidé d'y consacrer une journée entière d'étude, le 9 avril 1992, au ministère de la Recherche et de la Technologie, répond à une demande de la part des entreprises et de leurs centres de documentation. Qui dit gestion électronique de documents dit système de gestion électronique de documents (SGED), dont l'objet est de stocker des documents ou des informations sur des supports optiques, essentiellement des disques optiques numériques, et de faciliter, grâce à des outils informatiques, la gestion des flux de documents, leur diffusion et leur conservation. Ces systèmes remplacent le papier, document de base dans 95 % des cas, et visent à améliorer les fonctions d'archivage, de classement, de recherche et de diffusion de l'information : gain de place, facilité pour retrouver les documents avec possibilité d'y accéder à plusieurs, gain de temps.

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du podcast des experts

L’analyse de Brice Cornet, CEO et cofondateur de Simple CRM

Il est indéniable que les stratégies de gestion des documents ont été initialement conceptualisées par les bibliothécaires, dont le savoir-faire dans l'organisation et la classification de l'information a jeté les bases de nombreuses méthodes utilisées aujourd'hui. De même, des plates-formes comme Yahoo ont suivi des schémas de classement inspirés des pratiques bibliothéconomiques pour organiser les annuaires web. Ce qui distingue le module de GED de Simple CRM, c'est son héritage direct de ces pratiques fondamentales. En collaborant avec deux bibliothécaires et deux gestionnaires d'archives, dont l'un issu de l'administration belge et l'autre de l'administration roumaine, l'équipe de Simple CRM a pu bénéficier d'une expertise diversifiée et spécialisée. Cette collaboration a permis d'identifier et de récupérer les meilleures pratiques en matière de gestion documentaire, puis de les intégrer de manière cohérente dans le système de gestion électronique des documents de Simple CRM. Grâce à cette approche collaborative et à l'intégration de bonnes pratiques établies par des professionnels de l'information, Simple CRM offre à ses utilisateurs une solution de gestion documentaire robuste et efficace. Cette démarche témoigne de l'engagement de Simple CRM à fournir des outils innovants tout en respectant les fondements traditionnels de la gestion de l'information.

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Les limites de la gestion des documents dans une solution de gestion documentaire traditionnelle

Dans le contexte actuel des affaires où les relations avec les clients sont au cœur de la stratégie commerciale, la gestion efficace des documents revêt une importance capitale. Les entreprises, qu'elles soient petites ou grandes, cherchent à optimiser leurs processus de vente, de marketing et de service client en centralisant et en organisant leurs données de manière cohérente. Cependant, l'utilisation d'une solution de gestion documentaire traditionnelle présente des limites notables par rapport à l'adoption d'un CRM intégré.

• Limitation dans la centralisation des données client : Les solutions de gestion documentaire traditionnelles sont souvent déconnectées des autres systèmes utilisés par l'entreprise, ce qui rend difficile la centralisation des données clients. Les informations client dispersées entre différents logiciels et outils peuvent entraîner une perte d'efficacité et une fragmentation des données.
• Manque d'intégration avec les processus commerciaux : Les logiciels de gestion documentaire traditionnels ne sont pas toujours équipés pour s'intégrer pleinement aux processus commerciaux d'une entreprise. Cela peut entraver la capacité des équipes de vente à suivre efficacement les opportunités, à automatiser les tâches et à optimiser les interactions avec les clients.
• Absence d'outils de collaboration et de partage en temps réel : Les solutions de gestion documentaire traditionnelles sont souvent limitées en termes d'outils collaboratifs et de partage en temps réel. L'absence de fonctionnalités telles que la coopération en ligne et le travail simultané sur les documents peut ralentir le travail d'équipe et entraver la productivité.
• Difficulté à suivre et à analyser les interactions client : Sans un système intégré, il est difficile de suivre et d'analyser de manière holistique les interactions avec les clients. Les entreprises peuvent manquer d'informations cruciales sur les préférences et les comportements des clients, ce qui limite leur capacité à personnaliser leurs stratégies de vente et de marketing.
• Défis liés à la mobilité et à l'accessibilité : Les solutions de gestion documentaire traditionnelles peuvent rencontrer des difficultés à fournir une accessibilité optimale aux documents, en particulier lorsque les employés doivent travailler à distance ou en déplacement. L'absence de fonctionnalités basées sur le cloud peut limiter la flexibilité et la disponibilité des données.

 En résumé, bien que les solutions de gestion documentaire traditionnelles aient été largement utilisées dans le passé, elles présentent des limites significatives dans le contexte actuel des affaires axé sur la relation client. Pour optimiser les processus commerciaux, renforcer la collaboration interne et offrir un service client de qualité, les entreprises doivent envisager de passer à un CRM intégré qui offre une approche plus holistique et stratégique de la gestion des documents et des données client.

FAQ

Pourquoi est-il important de gérer ses documents dans un CRM ?

La gestion électronique des documents dans un CRM permet une organisation et un classement plus efficaces des dossiers. Les dossiers peuvent être catégorisés, étiquetés et indexés en fonction de critères spécifiques tels que le type de document, la date, le client ou le projet. Cela facilite la recherche et la récupération des documents, réduisant ainsi le temps passé à les retrouver dans des systèmes de fichiers traditionnels.

Comment les CRM permettent-ils une recherche rapide et efficace des documents ?

Les CRM permettent d'indexer les documents pour une recherche rapide et efficace. Les utilisateurs peuvent effectuer des recherches en utilisant des mots-clés, des filtres ou des métadonnées, ce qui facilite la récupération des fichiers pertinents.

Comment les commerciaux peuvent-ils bénéficier de la gestion des documents dans un CRM ?

Les commerciaux peuvent bénéficier de la gestion des documents dans un CRM en ayant accès à des informations précises et à jour sur les clients et les projets. Cela leur permet de mieux comprendre les besoins des clients et de personnaliser leur approche de vente.

Comment intégrer un formulaire de contact en ligne à son CRM ?

Chaque entreprise, quelle que soit sa taille, doit intégrer son formulaire de contact en ligne à son CRM. Les formulaires en ligne, par défaut, envoient un e-mail à votre gestionnaire de site Web toutes les heures, tous les jours ou toutes les semaines, avec une liste comprenant les détails des prospects ou un fichier excel. Ces approches ne sont pas immédiates, ne produisent pas les meilleurs résultats de vente et épuisent la productivité de votre personnel. Lorsque vous utilisez un formulaire de contact de site Web intégré à la CRM, vous disposez de données organisées et pouvez mieux vous concentrer sur vos ventes.