Comment configurer un logiciel CRM ?

Comment adapter un logiciel CRM ou comment customiser sur mesure un logiciel CRM ?

La sécurisation

Le fait de posséder des données sur vos clients et prospects implique des responsabilités pour votre entreprise. Pour éviter les sanctions prévues par la Règlementation Générale sur la Protection des Données (RGPB), il est nécessaire de prendre certaines mesures pendant la configuration d’un logiciel CRM.

Plus précisément, la première étape de la configuration commence par la limitation des accès au logiciel CRM. Le but est d’empêcher une personne hors de l’entreprise d’avoir accès au logiciel CRM. Pour ce faire, il faut au préalable disposer des droits d’administrateurs.

La limitation des accès des utilisateurs permet de définir avec précision les données auxquelles chaque utilisateur a accès en fonction des tâches qu’il a à accomplir. Le logiciel Simple CRM permet par exemple de créer un projet privé dans lequel un utilisateur ne pourra avoir accès qu’aux données des clients qui s’y retrouvent.

L’automatisation

L’automatisation consiste à programmer le logiciel de façon à ce qu’il puisse effectuer un certain nombre d’actions de manière automatique. Par exemple, le logiciel CRM peut être programmé pour attribuer des tâches aux utilisateurs ou pour effectuer lui-même certaines tâches comme l’envoi de mails.

L’équipe commerciale peut recevoir chaque matin les données dont elle aura besoin le jour même. L’automatisation de ce genre de détails fait gagner un temps précieux aux travailleurs, car une fois programmé, le logiciel CRM se charge de faire les tâches préliminaires pour eux.

Les commerciaux consacrent également beaucoup de temps à trouver des leads. Il est donc important d’automatiser le processus de priorisation afin de s’assurer que les leads les plus prometteurs bénéficient d’un suivi rapide. Cela est possible en utilisant un système de score des leads automatisés.

La prise des rendez-vous, la gestion de la bibliothèque de ressources commerciales, la création de fiches d’informations et beaucoup d’autres choses peuvent être automatisées grâce à un logiciel CRM. Consultez le guide fourni avec votre logiciel CRM pour en savoir plus sur la configuration de votre logiciel.

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Les objectifs

Les objectifs quotidiens, hebdomadaires, mensuels et même sur de plus longues périodes peuvent être définis dans un logiciel CRM. Cela permet aux utilisateurs de connaitre leurs objectifs sur la période et de mieux s’organiser.

En outre, cela permet aux chefs d’équipes de mesurer les performances des membres des équipes en comparant les objectifs prévus et les résultats obtenus pour prendre des décisions.

La synchronisation des données

La synchronisation des données peut être configurée directement depuis l’interface du logiciel CRM. Généralement, l’importation des données existantes se fait avec des extensions qu’on peut installer.

Si ces données étaient stockées dans des feuilles Excel ou google docs, il est également possible de les importer dans la base de données du logiciel CRM. Cependant, la procédure peut être un peu plus complexe.

Un logiciel CRM est normalement fourni avec un guide qui décrit la procédure de configuration. Il existe également des formations disponibles pour apprendre à configurer les logiciels CRM. Si votre éditeur de logiciel CRM ne propose ni l’un ni l’autre, il est peut-être judicieux de changer de logiciel CRM.

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