9 étapes pour configurer votre CRM
La configuration d'un outil CRM ne s'improvise pas. Pour vous aider à bien implémenter votre solution de gestion relation client, nous vous proposons cet article. Il traite de comment configurer un logiciel CRM. Sécurisation, automatisation, synchronisation découvrez en 9 étapes comment vous y prendre.
Configuration sur mesure d’un logiciel CRM
La configuration d’un logiciel CRM passe en général par 9 étapes. Les voici :
- la sécurisation du CRM et des clients CRM ;
- la limitation des vues et des droits des utilisateurs en fonction de leur position dans l’entreprise;
- la limitation des droits des utilisateurs;
- la création de champ de qualification de type « centre d’intérêt »;
- la création de champs sur mesure;
- l’automatisation des charges de travail;
- l’automatisation des processus et flux de travail;
- la définition d’objectif à atteindre pour les utilisateurs du CRM;
- l’importation de données existantes;
Vous avez du mal à comprendre de quoi il s’agit exactement ? Voici un peu plus d’éclaircissement sur les différentes étapes pour configurer un logiciel CRM.
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La sécurisation
Le fait de posséder des données sur vos clients et prospects implique des responsabilités pour votre entreprise. Pour éviter les sanctions prévues par la Règlementation Générale sur la Protection des Données (RGPB), il est nécessaire de prendre certaines mesures pendant la configuration d’un logiciel CRM.
Plus précisément, la première étape de la configuration commence par la limitation des accès au logiciel CRM. Le but est d’empêcher une personne hors de l’entreprise d’avoir accès au logiciel CRM. Pour ce faire, il faut au préalable disposer des droits d’administrateurs.
La limitation des accès des utilisateurs permet de définir avec précision les données auxquelles chaque utilisateur a accès en fonction des tâches qu’il a à accomplir. Le logiciel Simple CRM permet par exemple de créer un projet privé dans lequel un utilisateur ne pourra avoir accès qu’aux données des clients qui s’y retrouvent.
L’automatisation
L’automatisation consiste à programmer le logiciel de façon à ce qu’il puisse effectuer un certain nombre d’actions de manière automatique. Par exemple, le logiciel CRM peut être programmé pour attribuer des tâches aux utilisateurs ou pour effectuer lui-même certaines tâches comme l’envoi de mails.
L’équipe commerciale peut recevoir chaque matin les données dont elle aura besoin le jour même. L’automatisation de ce genre de détails fait gagner un temps précieux aux travailleurs, car une fois programmé, le logiciel CRM se charge de faire les tâches préliminaires pour eux.
Les commerciaux consacrent également beaucoup de temps à trouver des leads. Il est donc important d’automatiser le processus de priorisation afin de s’assurer que les leads les plus prometteurs bénéficient d’un suivi rapide. Cela est possible en utilisant un système de score des leads automatisés.
La prise des rendez-vous, la gestion de la bibliothèque de ressources commerciales, la création de fiches d’informations et beaucoup d’autres choses peuvent être automatisées grâce à un logiciel CRM. Consultez le guide fourni avec votre logiciel CRM pour en savoir plus sur la configuration de votre logiciel.
Les objectifs
Les objectifs quotidiens, hebdomadaires, mensuels et même sur de plus longues périodes peuvent être définis dans un logiciel CRM. Cela permet aux utilisateurs de connaitre leurs objectifs sur la période et de mieux s’organiser.
En outre, cela permet aux chefs d’équipes de mesurer les performances des membres des équipes en comparant les objectifs prévus et les résultats obtenus pour prendre des décisions.
La synchronisation des données
La synchronisation des données peut être configurée directement depuis l’interface du logiciel CRM. Généralement, l’importation des données existantes se fait avec des extensions qu’on peut installer.
Si ces données étaient stockées dans des feuilles Excel ou Google docs, il est également possible de les importer dans la base de données du logiciel CRM. Cependant, la procédure peut être un peu plus complexe.
Un logiciel CRM est normalement fourni avec un guide qui décrit la procédure de configuration. Il existe également des formations disponibles pour apprendre à configurer les logiciels CRM. Si votre éditeur de logiciel CRM ne propose ni l’un ni l’autre, il est peut-être judicieux de changer de logiciel CRM.
FAQ
Comment gagner du temps avec un logiciel CRM ?
Un logiciel CRM peut vous aider à gagner du temps grâce à des fonctionnalités telles que l'auto-saisie des adresses, la géolocalisation, la reconnaissance et l'aide vocale, la rédaction automatique des documents, etc. En utilisant un logiciel CRM, vous pouvez mieux comprendre les besoins de vos clients et développer des produits et des services adaptés à leurs attentes.
Comment changer de logiciel CRM ?
Si vous souhaitez changer de logiciel CRM, il est important de prendre en compte les fonctionnalités dont vous avez besoin pour votre entreprise, la facilité d'utilisation et le coût. Il est également important de prendre en compte la procédure de migration des données de votre ancien logiciel CRM vers le nouveau. Il est recommandé de contacter l'éditeur de votre nouveau logiciel CRM pour obtenir de l'aide dans le processus de migration.
Comment installer un logiciel CRM ?
La méthode d'installation d'un logiciel CRM peut varier en fonction de la technologie utilisée, soit un CRM on premise, soit un CRM cloud. Pour un CRM on premise, il est nécessaire d'installer le logiciel sur un serveur local. Pour un CRM cloud, le logiciel est hébergé sur un serveur distant et accessible via une connexion internet. Il est recommandé de suivre les instructions fournies par l'éditeur de votre logiciel CRM pour l'installation.
Comment utiliser un logiciel CRM ?
L'utilisation d'un logiciel CRM peut varier en fonction de l'éditeur et des fonctionnalités disponibles. Il est recommandé de suivre les instructions fournies par l'éditeur de votre logiciel CRM pour apprendre à utiliser les fonctionnalités disponibles. Il est également recommandé de suivre une formation pour mieux comprendre les fonctionnalités et les avantages du nouveau système, et de l'adopter avec confiance.
Comment implémenter un CRM pour une PME ?
L'implémentation d'un CRM pour une PME peut aider à améliorer la gestion des relations clients, à augmenter la productivité et à augmenter le chiffre d'affaires. Il est recommandé de définir vos objectifs et vos besoins en matière de CRM, d'évaluer les différentes options d'outils CRM, de mettre en place un plan de déploiement, de former les employés et de tester l'outil. Il est également recommandé de contacter l'éditeur de votre logiciel CRM pour obtenir de l'aide dans le processus d'implémentation.