Différence entre devis, acompte et facture pro-forma

Comprendre les termes de devis, acompte et facture pro-forma

Les termes en comptabilité peuvent parfois être difficiles à comprendre, surtout pour un non initié. Ils prêtent parfois à confusion si l’on n’a pas une maîtrise du vocabulaire financier. Dans cet article, nous vous clarifierons très explicitement les termes de devis, acompte et facture pro-forma.

Devis : un document utile pour proposer un bien ou un service

C’est un document écrit détaillé des travaux à exécuter avec estimations des prix. Il est établi avant tout achat de produit ou de prestation de service. Les informations renseignées dans un devis sont unilatérales entre le fournisseur et son client. Il permet à ce dernier de s’engager en toute connaissance de cause.

Il inclut le coût de la main d’œuvre, le décompte détaillé de chaque prestation, la date d’exécution, les frais de déplacement, la somme globale à payer hors taxes et taxes comprises, les modalités de paiement et de livraison et la procédure de réclamation.

Pour sa validité, le devis doit respecter des mentions légales obligatoires. Tant qu’il n’y a pas eu un engagement contractuel entre les deux parties, le devis demeure juste un simple document. De même, le client n’est pas dans l’obligation de confier les travaux au professionnel ayant fourni son devis.

Acompte : une partie du montant total facturé

Un acompte est une somme versée au fournisseur alors que la commande n’a pas encore été exécutée. Il est bien différent des avances qui sont versées avant tout commencement d’exécution d’une commande. En effet, même si l’acompte est un premier versement effectuer par un acheteur pour l’acquisition d’un bien ou d’un service, il oblige les parties à respecter leur engagement mutuel sous peine de sanctions (paiement de dommages et intérêts par exemple). En cas de désaccord, le fournisseur peut être amené à rendre les sommes versées. L’acheteur réfractaire peut être soumis à des ordres de paiement voire à une assignation en tribunal de commerce.

Il est important de noter qu’à cause de son caractère, le montant de la facture d’acompte n’est pas pris en compte dans le chiffre d’affaires du fournisseur.

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La facture pro-forma : le devis sous une autre forme

C’est une facture provisoire établie pour la forme. Elle est remise avant livraison ou prestation de service sans aucun paiement. Elle ne peut être incluse dans la comptabilité, car c’est un devis qui prend la forme d’une facture.

La facture pro-forma permet aux deux parties (client et fournisseurs ou un prestataire de service) de déterminer les conditions de prestation de service ou d’achat d’un bien. Il s’agit d’un document sans valeur légale qui ne peut pas être inclus dans la comptabilité d’une entreprise.

La facture pro-forma soumise par le fournisseur doit inclure des éléments principaux tels que :

• le nom ;
• l’adresse des parties ;
• la date de la vente ou de la prestation de service ;
• la quantité et la dénomination précise des produits ;
• etc.

Pour conclure, les termes de devis, facture pro-forma et d’acompte doivent être maitrisé par toute personne évoluant dans le monde des entreprises. Ceci permet d’éviter des bévues et de ne pas se faire avoir par des partenaires ou des collaborateurs mal intentionnés.

Par ailleurs, afin de faciliter votre gestion comptable, il est conseillé d’utiliser un logiciel ERP. Chez Simple CRM, nous avons ce qu’il vous faut pour optimiser et rendre votre comptabilité plus efficace.