Facture électronique obligatoire en France en 2024

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Comment respecter les normes relatives à la facture électronique dès 2024 ?

À partir de 2024, la législation autour des factures d’entreprise (factures B2B) assujetties à la TVA va totalement changer. Toutes les entreprises françaises devront être en mesure d’émettre et de recevoir des factures électroniques. Il est impératif de vous préparer dès maintenant à cette nouvelle réglementation, qui sera obligatoire pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Pour cela, vous avez besoin d’une solution de facturation comme Simple ERP. Ainsi, vous êtes sûr de respecter les nouvelles normes et les obligations en matière d’émission et de réception des factures électroniques.

Par ailleurs, la mise en place, l’adoption et la maîtrise d’un logiciel de facturation demandent un certain investissement en termes de temps. Il est donc essentiel de ne pas attendre le dernier moment, afin de ne pas vous exposer inutilement à des amendes administratives.

La nouvelle obligation légale de facturation électronique en bref

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Toute entreprise émettant des factures à destination d’autres entreprises et ou recevant des factures venant d’autres entreprises (votre facture de téléphone ou d’électricité par exemple) est dans l’obligation de s’équiper d’une solution d’émission et de réception des factures électroniques. C’est le cas par exemple de la solution Simple ERP.

La solution de votre choix devra émettre des factures assurant l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et sa parfaite lisibilité. Ces trois piliers sont les garants de la valeur juridique et de l’archivage électronique. Vos documents étant de facto scellés, horodatés et stockés dans un coffre-fort numérique sécurisé, agréé par la COFRAC (Comité français d'accréditation).

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Qu’est-ce que la facturation électronique change dans mon entreprise ?

La facturation électronique change énormément de choses dans votre entreprise. Tout d’abord, la structure de vos factures, comme expliquée ci-dessus, devra répondre à des normes strictes et malheureusement très complexes. Ensuite, toutes vos factures entrantes et sortantes devront être transmises à l’état français, qui possèdera donc une copie en « temps réel » de vos documents comptables. Ainsi, l’intégralité des données concernant la TVA sera reportée à l’administration fiscale.

Enfin, c’est le processus d’envoi des factures à vos clients qui se verra totalement bouleversée. Une facture électronique nécessite que l’intégralité du processus de facturation soit électronique : Création, Transmission, Réception et Archivage. Votre logiciel Simple ERP et la plateforme officielle de l’état français deviennent par la même occasion, vos alliés juridiques. En effet, grâce à l’utilisation d’une solution agréée pour l’émission de vos factures, vos clients ne pourront plus prétendre ne pas les avoir reçues. Ceci entraine naturellement un meilleur respect des délais de paiement et une meilleure assise de votre trésorerie.

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Le calendrier de passage à la facturation électronique des entreprises a été modifié par l'article 91 de la loi de finances pour 2024. Selon ce nouvel échéancier, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire devront adopter la facturation électronique à partir du 1er septembre 2026, tandis que les petites et moyennes entreprises ainsi que les micro-entreprises auront jusqu'au 1er septembre 2027 pour effectuer cette transition. À l'origine, l'article 3 de l'ordonnance du 15 septembre 2021 prévoyait un déploiement à partir du 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises, en 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire, et en 2026 pour les autres catégories d'entreprises. Concernant les outils disponibles pour la facturation électronique entre entreprises, celles-ci pourront utiliser soit une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration (PDP) immatriculée par l’administration fiscale, soit le portail public de facturation Chorus Pro. L'administration fiscale a publié le 18 janvier 2024 une liste des candidats à cette immatriculation. Les données des transactions d'e-reporting devront également être transmises par l’entreprise réalisant l’opération à l'administration fiscale, soit via une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration, soit par le biais du portail public de facturation.

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L’analyse de Brice Cornet, CEO et cofondateur de Simple CRM 

Je suis parfaitement conscient de l'impact majeur que l'arrivée de la facture électronique obligatoire en France va avoir sur les entreprises de toutes tailles, de l'indépendant à la multinationale. Cette transition imposée signifie non seulement une refonte ou une mise à jour des systèmes de facturation, mais aussi une nécessité de formation pour des millions d'entreprises à travers le pays. L'ampleur de cette migration vers la facturation électronique est sans précédent. Toutes les entreprises doivent s'équiper pour être conformes à la législation, ce qui engendrera un véritable embouteillage dans l'adoption des nouvelles pratiques. Que ce soit pour les petites entreprises qui pourraient être moins familières avec les technologies numériques, ou pour les grandes entreprises qui devront adapter leurs systèmes complexes, chaque organisation sera confrontée à des défis uniques dans ce processus de transition. Le plus grand danger réside dans le risque que les entreprises attendent jusqu'au dernier moment pour effectuer cette transition. Si tel est le cas, cela pourrait provoquer un véritable chaos, rendant matériellement impossible pour les éditeurs de logiciels de répondre à la demande soudaine. On estime qu'il faudrait engager environ 8000 employés supplémentaires pour chaque éditeur de logiciels si les entreprises décidaient de migrer seulement trois mois avant la date butoir. Face à cette situation, il est crucial que les entreprises prennent dès maintenant des mesures proactives pour se préparer à la transition vers la facturation électronique. Cela implique de planifier et d'anticiper les besoins en matière de formation et de mise à jour des systèmes, ainsi que de collaborer étroitement avec les fournisseurs de solutions pour s'assurer d'une transition en douceur. Dans cet environnement en évolution rapide, les entreprises doivent également envisager d'investir dans des solutions CRM robustes et flexibles, capables de s'adapter facilement aux exigences changeantes de la facturation électronique. Simple CRM se positionne comme un partenaire stratégique pour accompagner les entreprises dans cette transition, en offrant des fonctionnalités avancées de gestion de la facturation et en garantissant une conformité totale avec les réglementations en vigueur.

Pourquoi une nouvelle règlementation sur la facture électronique ?

En envoyant et en réceptionnant vos factures électroniques via un logiciel agréé, l’état s’assure de posséder une copie de tous vos documents légaux. Ces documents étant, comme expliquer plus haut, lisibles par des logiciels, des algorithmes d’intelligence artificielle vont permettre à l’état français de détecter les fraudes fiscales ou comptables en temps réel, ainsi que de repérer les opérations de blanchiment d’argent.

En outre, ce mécanisme va permettre à l’Etat de récupérer une somme évaluée entre 10 et 30 milliards d’Euro par an : un montant important dans la consolidation des budgets de la France.

Enfin, la nouvelle règlementation facilitera la vie des entreprises. Les factures électroniques entrantes et sortantes étant toutes directement lues par l’administration française, la déclaration TVA sera dès lors automatiquement préremplie. Il ne restera plus à l’entreprise qu’à la signer électroniquement.

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Quelle va être le planning de mise en place de la facture électronique en France ?

Dès le 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en capacité de recevoir des factures électroniques. Ceci veut donc dire que dès le 1er juillet, vous vous devez d’avoir parfaitement intégré Simple ERP dans vos flux de travail. En parallèle et de manière progressive, les entreprises françaises devront remettre des factures électroniques à leurs clients français assujettis à la TVA sur base du planning suivant :

• 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises
• 1er janvier 2025 pour les ETI
• 1er janvier 2026 pour les PME/TPE/indépendant.

ATTENTION : si pour le respect du RGPD, certaines entreprises ont trainé et à se mettre en règle et que cela ne fut pas visible jusqu’au contrôle éventuel de la CNIL, il est évident que pour la facture électronique, le respect se devra d’être immédiat. Il est donc essentiel de prendre les devants et d’implémenter au plus tôt Simple ERP.

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Questions pratiques sur la facture électronique en France

J’ai un petit commerce de détail (fleuriste, sandwicherie, coiffeur, etc.), je suppose que je ne suis donc pas concerné par cette nouvelle norme puisque je ne vends qu’à des particuliers ?

Mais si vous êtes concernés : toutes les entreprises le sont.

En effet, vous recevez des factures d’entreprises soumises à la TVA : votre facture d’électricité, de téléphone, vos fournisseurs, etc.
Vous devez donc au minimum stocker vos factures entrantes afin que l’état puisse réaliser son travail de contrôle.
De plus, si vous ne faites même qu’une seule facture par an à une entreprise (par exemple une entreprise qui vous commande un seul bouquet de fleurs, ou un plateau de sandwich) et bien vous devez émettre une facture électronique qui respecte le flux procédural expliqué plus haut dans cet article.
Il en va de même si vous n’avez pas de numéro de TVA et uniquement un numéro de SIRET ou si vous êtes un autoentrepreneur : vous devrez au minimum gérer correctement vos factures fournisseurs et êtes de ce fait considéré comme assujetti à la TVA, puisque de toute façon vous la payez.

Et mon facturier manuel, il disparait alors ?

Oui en effet, c’est Simple ERP qui devient votre facturier dématérialisé, facturier qui communiquera en direct avec les outils des administrations françaises.

Et comment est-ce que je fais pour mes clients hors France ?

L’obligation de remettre une facture électronique ne concerne que les transactions réalisées avec les entreprises françaises.

Cependant, ces entreprises étrangères n’auront aucun souci à recevoir vos factures respectant la nouvelle législation des factures électronique. Par ailleurs, la réforme fiscale e-facturation prévoit un reporting des transactions réalisées à l’international, reporting lui aussi automatisé grâce à des plateformes comme Simple ERP.

Par contre, vos fournisseurs ne seront pas obligés de vous transmettre des factures électroniques répondant aux normes françaises.

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Se préparer à la facture électronique obligatoire

La réforme de la facture électronique en France implique une transition vers la dématérialisation des données de facturation. Cette obligation concerne toutes les entreprises, qu'elles soient grandes ou petites, et représente un changement significatif dans la gestion des opérations financières. Pour se conformer à cette réforme et profiter de ses avantages, voici quelques étapes à suivre pour se préparer efficacement :

• Comprendre l'obligation : Tout d'abord, il est essentiel de comprendre les exigences légales liées à la facture électronique et les obligations imposées par la loi. Ceci inclut le format de facturation électronique, les données requises, les règles de transmission, etc.
• Évaluer les outils disponibles : Il existe plusieurs plateformes et logiciels de facturation électronique sur le marché. Il est crucial d'évaluer ces solutions en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, notamment la taille de votre entreprise, le volume des opérations, les services proposés, etc.
• Choisir le bon format : Le choix du format de facture électronique est également important. Les formats tels que le PDF (Portable Document Format), le PDP (PDF à Données Protégées), ou les formats structurés comme ceux utilisés par Basware, doivent être pris en compte en fonction des exigences légales et des capacités de votre système de supervision.
• Utiliser une plateforme certifiée : Optez pour une plateforme de facturation électronique certifiée conforme aux normes en vigueur. Assurez-vous que la plateforme choisie est capable de gérer la transmission sécurisée des données et de stocker les factures conformément aux obligations légales.
• Former les collaborateurs : La transition vers la facture électronique nécessite une formation adéquate pour les collaborateurs impliqués dans le processus de facturation. Assurez-vous qu'ils comprennent les nouveaux protocoles, les étapes à suivre pour établir une facture électronique et les avantages de cette méthode.
• Se conformer aux obligations de paiement public : Si votre entreprise traite avec le secteur public, assurez-vous de respecter les obligations spécifiques liées au paiement public, telles que l'utilisation de la plateforme Chorus pour la facturation électronique et le respect des délais de paiement imposés par la loi.
• Mettre en place des processus de suivi et de contrôle : Une fois la transition vers la facture électronique effectuée, il est important de mettre en place des processus de suivi et de contrôle pour s'assurer que toutes les factures électroniques sont émises correctement, transmises à temps et archivées de manière sécurisée.

En se préparant de manière proactive à l'obligation de facture électronique, les entreprises peuvent non seulement se conformer aux exigences légales mais aussi profiter des avantages tels que la réduction des coûts liés à la gestion papier, l'amélioration de la productivité, et une meilleure supervision des données financières.