Conservation des documents comptables : définition, délais de conservation et sanctions

Que faut-il savoir sur la conservation des documents comptables ?

La conservation des documents comptables en entreprise est une obligation légale. Ces documents renseignent sur l’activité de l’entreprise et servent d’élément de preuve en cas de litige ou de contrôle administratif. Chaque document possède un délai de conservation minima selon sa nature, qui doit être respectée. Lisez la suite de cet article pour tout savoir sur la conservation des documents comptable.

Définition d’un document comptable

Un document comptable est un support d’informations comptables concernant une entreprise. Il regroupe des informations émises ou reçues dans l’exercice des activités d’une entreprise. Il s’agit :

• des pièces comptables justificatives. Ce sont les éléments attestant des opérations de dépenses ou d’encaissement (factures d’achat, factures de vente, relevées de banque, etc.) ;
• des livres comptables. Livre journal, grand livre, livre d’inventaire. Les deux premiers regroupent les recettes et les dépenses de l'entreprise. Il y a cependant une différence au niveau de l’organisation. Le dernier renseigne sur l'actif et le passif de l'entreprise ;
• du Bilan comptable. Il renvoie au patrimoine de l'entreprise à une date précise ;
• du compte de résultat et du Fichier des Ecritures Comptable (FEC). Ce fichier renseigne sur toute la comptabilité d'un exercice. Vous pouvez y trouver toutes les informations relatives aux mouvements comptables de l'exercice.

Quels sont les délais de conservation ?

Les délais de conservations sont définis en fonction de la nature de chaque document, et de la règlementation en vigueur dans chaque pays. À titre indicatif, vous trouverez ci-dessous certains documents et leur délai de conservation.

• Les documents commerciaux (les bons de commande, bons de livraison et factures émises ou reçues) ainsi que les documents comptables (livre journal, grand livre, compte annuel) et juridiques doivent être gardés pendants 10 ans selon la réglementation.
• Les remises de chèque, relevés de compte bancaire et ordres de virements sont des documents bancaires que l’entreprise conserve pendant une durée de 5 ans. De même, la législation impose que les documents sociaux (contrat de travail, bulletin de paie, déclarations auprès des caisses sociales) soient gardés également pendant 5 ans.
• Les déclarations fiscales (livre des procédures fiscales, taxes sur salaire, etc.) doivent être conservées pendant 3 ans, à partir de l’année à laquelle l’entreprise commence à payer des taxes. Quant aux déclarations sociales, elles ont également un délai de 3 ans. Cependant, le délai pour les déclarations sociales effectuées aux caisses de retraite est porté à 5 ans.

En ce qui concerne les statuts, il est recommandé de les archiver et de les conserver à vie tant que l’entreprise exerce toujours. Néanmoins, un délai de 5 ans minimum est fixé pour les conserver lorsque la société n’est plus liée au registre de commerce et des sociétés.

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Les sanctions en cas de non-conservation

Tout document conservé doit obligatoirement être régulier afin d’être utilisé comme preuve, dans le cadre d’un règlement de litiges. Cependant, s’ils ne sont pas à jour, il est impossible pour l’entreprise de s’en servir pour sa défense en justice.

Il faut noter que les amendes sont fixées selon la règlementation en vigueur dans chaque pays. En effet, l’usage du faux, l’omission d’enregistrement d’écriture dans le livre journal ou les fraudes fiscales sont sanctionnés de cinq ans d’emprisonnement pour une personne physique. Par contre, la destruction volontaire de pièce comptable, est suivie d’un emprisonnement de 3 ans. Toutefois, les peines peuvent être alourdies par des mesures complémentaires.

Comment bien conserver vos documents ?

La conservation peut se faire sur un support numérique ou support-papier. Le choix revient au propriétaire d’entreprise d’utiliser le moyen le plus convenable pour sa société. Quand on prend en compte les différents risques liés à l’archivage papier (intempérie, vol, incendie, etc., il est préférable d’opter pour un archivage numérique sécurisé. La sauvegarde sous format numérique est une solution pour limiter tout risque de perte et de dégradation. Il permet d’avoir un accès facile et simple en cas de besoin urgent, et d’effectuer des partages de document plus rapidement.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser un logiciel CRM pour non seulement archiver vos documents comptables, mais plus encore gérer votre comptabilité. En effet, le logiciel CRM est un outil de gestion qui peut prendre en charge tous les aspects de votre comptabilité et de ce fait, vous alléger la tâche. En choisissant un CRM sécurisé et performant comme Simple CRM, vous optez pour une solution sûre, efficace et fiable.