Conservation des documents comptables : définition, délais de conservation et sanctions

La conservation de document est une obligation légale qu’il convient de respecter sous peine de sanction. Découvrez en plus sur le sujet dans cet article.

Que faut-il savoir sur la conservation des documents comptables ?

La conservation des documents comptables en entreprise est une obligation légale. Ces documents renseignent sur l’activité de l’entreprise et servent d’élément de preuve en cas de litige ou de contrôle administratif. Chaque document possède un délai de conservation minima selon sa nature, qui doit être respectée. Lisez la suite de cet article pour tout savoir sur la conservation des documents comptable.

Définition d’un document comptable

Un document comptable est un support d’informations comptables concernant une entreprise. Il regroupe des informations émises ou reçues dans l’exercice des activités d’une entreprise. Il s’agit :

des pièces comptables justificatives. Ce sont les éléments attestant des opérations de dépenses ou d’encaissement (factures d’achat, factures de vente, relevées de banque, etc.) ;
des livres comptables. Livre journal, grand livre, livre d’inventaire. Les deux premiers regroupent les recettes et les dépenses de l'entreprise. Il y a cependant une différence au niveau de l’organisation. Le dernier renseigne sur l'actif et le passif de l'entreprise ;
du Bilan comptable. Il renvoie au patrimoine de l'entreprise à une date précise ;
du compte de résultat et du Fichier des Ecritures Comptable (FEC). Ce fichier renseigne sur toute la comptabilité d'un exercice. Vous pouvez y trouver toutes les informations relatives aux mouvements comptables de l'exercice.

Quels sont les délais de conservation ?

Les délais de conservations sont définis en fonction de la nature de chaque document, et de la règlementation en vigueur dans chaque pays. À titre indicatif, vous trouverez ci-dessous certains documents et leur délai de conservation.

Les documents commerciaux (les bons de commande, bons de livraison et factures émises ou reçues) ainsi que les documents comptables (livre journal, grand livre, compte annuel) et juridiques doivent être gardés pendants 10 ans selon la réglementation.
Les remises de chèque, relevés de compte bancaire et ordres de virements sont des documents bancaires que l’entreprise conserve pendant une durée de 5 ans. De même, la législation impose que les documents sociaux (contrat de travail, bulletin de paie, déclarations auprès des caisses sociales) soient gardés également pendant 5 ans.
Les déclarations fiscales (livre des procédures fiscales, taxes sur salaire, etc.) doivent être conservées pendant 3 ans, à partir de l’année à laquelle l’entreprise commence à payer des taxes. Quant aux déclarations sociales, elles ont également un délai de 3 ans. Cependant, le délai pour les déclarations sociales effectuées aux caisses de retraite est porté à 5 ans.

En ce qui concerne les statuts, il est recommandé de les archiver et de les conserver à vie tant que l’entreprise exerce toujours. Néanmoins, un délai de 5 ans minimum est fixé pour les conserver lorsque la société n’est plus liée au registre de commerce et des sociétés.

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🎤 L’avis des experts

L’avis de la Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l'exercice de son activité pendant une durée minimale. Ce délai varie selon la nature des papiers et les obligations légales. L'entreprise peut aussi archiver les documents plus longtemps, sauf s'ils contiennent des données personnelles. Pendant ce délai, l'administration peut mener des contrôles.

— Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre), Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ?

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L’analyse de Brice Cornet, CEO et cofondateur de Simple CRM

La perte de documents, les problèmes de classement, voire les risques d'incendie ou d'inondation, sont des préoccupations communes pour de nombreuses entreprises. Cependant, avec la dématérialisation des documents dans Simple CRM, ces risques deviennent obsolètes. Tous les documents comptables, qu'il s'agisse de factures, de relevés bancaires, de contrats ou de tout autre document financier, peuvent être stockés de manière sécurisée dans le système. Cela signifie qu'il n'y a plus besoin de s'inquiéter de les perdre physiquement ou de les endommager. De plus, le problème de classement devient également obsolète. Avec Simple CRM, les documents sont organisés de manière logique et facilement accessibles grâce à une recherche rapide et efficace. Fini les heures passées à fouiller dans des classeurs en désordre ! Enfin, même en cas d'incident majeur comme un incendie ou une inondation, les documents sont en sécurité. Puisqu'ils sont stockés dans le cloud, ils sont protégés contre les dommages physiques. Ainsi, la continuité des activités de l'entreprise n'est pas compromise, même dans les pires scénarios.

— Brice Cornet, Conservation des documents comptables : définition, délais de conservation et sanctions

Les sanctions en cas de non-conservation

Les entreprises sont légalement tenues de conserver leurs documents comptables selon les dispositions du code de commerce. La durée de conservation varie en fonction du type de document et peut être différente pour les versions électroniques et papier, conformément à l' article L123-22 du code de commerce. Cette obligation s'étend également à l'archivage, que ce soit sur support papier ou électronique, afin de garantir l'intégrité et l'accessibilité des informations.

Les contrats, registres comptables, relevés bancaires, factures, et autres documents doivent être conservés dans le respect des dispositions légales. Par exemple, les registres comptables doivent être conservés pendant 10 ans selon le code de commerce. En cas de non-respect de ces obligations, les entreprises s'exposent à des pénalités.

En effet, tout document conservé doit être régulier pour être utilisé comme preuve dans le cadre d'un règlement de litiges. Le non-respect de cette règle peut entraîner l'impossibilité d'utiliser les documents comme preuve, ce qui peut avoir des conséquences graves lors de litiges ou de contrôles administratifs.

Les sanctions en cas de non-conservation ou de mauvaise conservation des documents comptables peuvent être sévères. Les amendes sont fixées selon la réglementation en vigueur et peuvent être assorties de peines d'emprisonnement, notamment en cas de falsification, de destruction volontaire de pièces comptables ou de fraudes fiscales.

Il est donc essentiel pour les entreprises de respecter scrupuleusement leurs obligations en matière de conservation des documents comptables pour éviter toute sanction ou litige avec l'administration fiscale ou d'autres autorités compétentes. Une gestion rigoureuse de l'archivage, en conformité avec la loi et les normes en vigueur, est donc une nécessité pour toute entreprise soucieuse de sa légalité et de sa pérennité.

Comment bien conserver vos documents ?

La conservation peut se faire sur un support numérique ou support-papier. Le choix revient au propriétaire d’entreprise d’utiliser le moyen le plus convenable pour sa société. Quand on prend en compte les différents risques liés à l’archivage papier (intempérie, vol, incendie, etc., il est préférable d’opter pour un archivage numérique sécurisé. La sauvegarde sous format numérique est une solution pour limiter tout risque de perte et de dégradation. Il permet d’avoir un accès facile et simple en cas de besoin urgent, et d’effectuer des partages de document plus rapidement.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser un logiciel CRM pour non seulement archiver vos documents comptables, mais plus encore gérer votre comptabilité. En effet, le logiciel CRM est un outil de gestion qui peut prendre en charge tous les aspects de votre comptabilité et de ce fait, vous alléger la tâche. En choisissant un CRM sécurisé et performant comme Simple CRM, vous optez pour une solution sûre, efficace et fiable.

Quels sont les documents comptables à conserver ?

Lorsqu'il s'agit de la gestion comptable d'une entreprise, la conservation des documents revêt une importance primordiale. Le Code de commerce, dans son article L123-22, énonce clairement l'obligation pour les entreprises de conserver certains documents comptables. Quels sont donc ces documents et pour combien de temps doivent-ils être conservés ?

Factures

Les factures sont des documents qui attestent des opérations commerciales de l'entreprise, que ce soit pour des ventes ou des achats. Elles doivent être conservées pendant 6 ans à compter de la clôture de l'exercice auquel elles se rapportent. Cette durée de conservation est primordiale pour plusieurs raisons :

Fiscalité : Les factures servent de base pour le calcul de la TVA et de l'impôt sur les sociétés. En cas de contrôle fiscal, l'administration peut demander la présentation des factures pour vérification.
Litiges : En cas de litige avec un fournisseur ou un client, les factures peuvent être utilisées comme preuves des transactions réalisées.
Gestion financière : Les factures archivées peuvent également être utiles pour analyser les dépenses et les recettes de l'entreprise, ce qui est important pour la gestion budgétaire et la planification financière.

Contrats

Les contrats sont des accords légaux conclus entre l'entreprise et des tiers, tels que des fournisseurs, des clients, des employés, etc. La durée de conservation des contrats peut varier en fonction de leur nature et des réglementations spécifiques, mais en général, il est recommandé de les conserver pour une durée plus longue que celle des factures. Voici pourquoi :

Engagements légaux : Les contrats engagent juridiquement l'entreprise et ses partenaires. Conserver les contrats permet de garantir le respect des engagements pris.
Preuves juridiques : En cas de litiges ou de contentieux, les contrats peuvent servir de preuves devant les tribunaux.
Gestion des relations commerciales : Les contrats archivés peuvent être consultés pour suivre l'évolution des relations commerciales avec les partenaires de l'entreprise.

Registres comptables

Les registres comptables comprennent le livre journal, le grand livre et le livre d'inventaire. Ils sont au cœur de la comptabilité de l'entreprise et doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice. Voici pourquoi ils sont si importants :

Fiabilité des comptes : Les registres comptables sont essentiels pour garantir la fiabilité des comptes de l'entreprise. Ils retracent toutes les opérations financières et permettent de produire des états financiers conformes aux normes comptables.
Contrôles fiscaux : Lors d'un contrôle fiscal, les registres comptables sont examinés pour vérifier la conformité des déclarations fiscales de l'entreprise.
Audit interne et externe : Les registres comptables sont souvent audités pour s'assurer de la conformité des pratiques comptables et de l'organisation financière de l'entreprise.

Bulletins de paie

Les bulletins de paie sont des documents importants pour l'organisation des ressources humaines de l'entreprise. Ils doivent être conservés pendant 5 ans à compter de la date de leur établissement. Voici pourquoi ils sont essentiels :

Droits des salariés : Les bulletins de paie sont la preuve du paiement des salaires et des cotisations sociales. Ils garantissent les droits des salariés en matière de rémunération et de protection sociale.
Contrôle social : Les bulletins de paie peuvent être demandés lors de contrôles de l'inspection du travail ou de contrôles sociaux pour vérifier le respect de la législation en matière de rémunération et de cotisations.

Relevés bancaires

Les relevés bancaires sont les documents qui retracent les mouvements financiers sur les comptes bancaires de l'entreprise. Ils doivent être conservés pendant au moins 5 ans pour des raisons de contrôle et de traçabilité. Voici pourquoi ils sont importants :

Suivi financier : Les relevés bancaires permettent de suivre les entrées et sorties d'argent sur les comptes bancaires de l'entreprise. Ils sont utiles pour l'organisation de trésorerie et le suivi des flux financiers.
Contrôle interne : Les relevés bancaires sont souvent examinés dans le cadre de contrôles internes pour détecter d'éventuelles anomalies ou fraudes.

Pièces justificatives de dépenses

Les pièces justificatives de dépenses comprennent les notes de frais, les bons de commande, les factures d'achats, etc. Elles doivent être conservées pendant 6 ans à compter de la clôture de l'exercice auquel elles se rapportent. Voici pourquoi elles sont importantes :