Qu'est-ce qu'une facture PRO FORMA ?

               

La facture pro forma

Toutes les factures ne sont pas les mêmes. Il en existe plusieurs types et dans cet article, nous aborderons la facture pro forma. Définition, différence avec une facture ordinaire et élaboration.

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Qu'est-ce qu'une facture pro forma?

Une facture pro forma ou facture préliminaire est un document essentiel dans le processus de facturation d'une entreprise. Elle spécifie les conditions d'une vente ou d'un achat de biens ou de prestations, offrant ainsi un aperçu détaillé des transactions à venir. Souvent utilisée dans les échanges commerciaux internationaux, elle revêt une importance particulière en tant que preuve d'accord entre les parties impliquées, pouvant être présentée à des organismes financiers pour évaluer le coût estimatif de la transaction.

En outre, la facture préliminaire est un outil précieux pour estimer les coûts avant la réalisation de la transaction, ou pour établir les termes d'une vente ou d'un achat futur. Elle contient des informations essentielles telles que les produits ou prestations concernés, les prix convenus, les modalités de règlement, les frais de transport et les taxes éventuelles.

Cependant, il est crucial de souligner que malgré sa similitude avec une facture régulière, la facture préliminaire ne détient pas la même validité juridique. Elle ne constitue pas une preuve formelle de règlement et ne peut donc pas être utilisée pour obtenir un crédit ou un remboursement. Son rôle se situe davantage dans la projection et la planification des transactions à venir, offrant ainsi une vue d'ensemble précieuse des engagements financiers potentiels.

En intégrant ce document dans les systèmes ERP ou d'autres logiciels de gestion, les entreprises peuvent rationaliser leur processus de facturation, assurant ainsi une gestion efficace des données et une conformité aux normes électroniques obligatoires. La facture préliminaire devient ainsi un élément essentiel de la solution globale de dématérialisation des factures, offrant aux entreprises un moyen efficace de gérer leurs transactions commerciales tout en optimisant leur service client et leur comptabilité.

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L’avis de SumUp

Les factures proforma sont généralement envoyées à l’acheteur avant que tous les paramètres de la potentielle transaction soient connus. La facture proforma est donc un document provisoire, ajustable, mais qui permet de dessiner les contours de la transaction à venir. Un particulier ou une entreprise qui souhaiterait emprunter de l’argent auprès d’une banque peut se servir d’une facture proforma (provenant du prestataire) pour étayer sa requête. Les factures proforma sont également utilisées pour déclarer en douane la valeur de marchandises dans le cas de transactions internationales.

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Quels sont les éléments qui doivent figurer sur une facture pro forma ?

Informations sur l'entreprise :

Il est primordial d'inclure les coordonnées complètes de l'entreprise émettrice de la facture préliminaire, notamment le nom de l'entreprise, son adresse, son numéro de téléphone, son adresse e-mail et éventuellement son numéro d'identification fiscale.

Données du client :

Les détails du client destinataire de la facture préliminaire doivent également être mentionnés. Cela comprend le nom de l'entreprise cliente, son adresse de facturation, ainsi que tout autre renseignement pertinent pour l'identification du client.

Description des produits ou services :

Chaque produit ou service inclus dans la transaction doit être clairement décrit sur la facture préliminaire. Cela peut inclure le nom du produit ou du service, la quantité, le prix unitaire et éventuellement toute spécification technique pertinente.

Prix et conditions de paiement :

La facture préliminaire doit indiquer le prix total de la transaction, ainsi que les modalités de règlement convenues entre l'entreprise et son client. Cela peut inclure le montant total à payer, les éventuels frais de livraison ou de transport, ainsi que les conditions de règlement telles que les délais et les méthodes acceptées.

Taxes et TVA :

Si des taxes ou des TVA s'appliquent à la transaction, elles doivent être clairement spécifiées sur la facture préliminaire. Cela inclut le taux de TVA applicable, ainsi que le montant total des taxes à payer.

Date d'émission et de validité :

La date à laquelle la facture préliminaire a été émise doit être clairement indiquée, ainsi que sa période de validité. Cela permet de définir une échéance pour la transaction et d'assurer que les conditions de vente restent valables pendant une période déterminée.

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Quelles sont les différences entre une facture classique et une facture pro forma ?

Il existe plusieurs différences entre une facture classique et une facture préliminaire :

• Le But : une facture classique est émise lorsqu'une transaction a déjà eu lieu et qu'il y a eu un échange de biens ou de services contre de l'argent. Elle sert à prouver que le paiement a été effectué et à établir un historique de vente. Une facture préliminaire, en revanche, est un document qui précise les conditions d'une vente ou d'un achat futur. Elle peut être utilisée pour estimer le coût de la transaction ou pour fixer les modalités de règlement.
• La Valeur juridique : une facture classique a une valeur juridique et peut être utilisée comme preuve de règlement ou de crédit. Par contre, une facture préliminaire n’a pas de valeur juridique et ne constitue pas une preuve de règlement. Elle ne peut donc pas être utilisée comme telle pour obtenir un crédit ou un remboursement.
• Les Inclusions : Les Inclusions : une facture classique inclut généralement des informations sur les produits ou services vendus, le prix, les modalités de règlement, les frais de transport et les taxes. Une facture préliminaire peut inclure ces informations, mais elle peut également inclure des informations supplémentaires, comme les termes de la transaction, les garanties ou les assurances, les frais de douane ou les frais de transport.
• L’Utilisation : une facture classique est généralement utilisée pour obtenir un crédit ou un remboursement, ou pour prouver qu'un règlement a été effectué. À l’inverse, une facture préliminaire est généralement utilisée dans les transactions commerciales internationales, comme preuve de l'accord de vente entre les deux parties, ou pour estimer le coût d'une transaction avant qu'elle n'ait lieu.

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Les avantages de l'utilisation de la facture pro forma dans la gestion d'entreprise

La facture préliminaire est un outil essentiel dans la gestion des entreprises modernes. Elle offre de nombreux avantages qui facilitent la facturation, simplifient les processus et améliorent la relation avec les clients. 

Gestion simplifiée de la facturation

La facture préliminaire est un document préliminaire envoyé aux clients avant l'émission de la facture finale. Elle permet à l'entreprise de présenter de manière claire et concise les détails de la transaction, y compris les produits ou prestations commandés, les prix et les conditions de paiement. En utilisant ce format, les entreprises peuvent mieux gérer leur processus de facturation et éviter les erreurs potentielles.

Amélioration de la relation client

En fournissant une facture préliminaire à leurs clients, les entreprises démontrent un professionnalisme accru et renforcent la confiance. Les clients apprécient de recevoir un aperçu détaillé de leur commande avant de recevoir la facture finale. Cela leur permet de vérifier les informations et de poser des questions éventuelles, ce qui conduit à une meilleure satisfaction client et à des relations plus solides.

Facilité de gestion des données

Intégrer la facture pro forma dans un système ERP (Enterprise Resource Planning) ou d'autres logiciels de gestion permet une gestion efficace des données. Les informations relatives aux factures préliminaire sont facilement accessibles et peuvent être intégrées dans d'autres processus commerciaux, tels que la comptabilité et la gestion des stocks. Cela garantit une cohérence des données et une efficacité opérationnelle accrue.

Conformité aux normes électroniques

La facture préliminaire électronique est devenue une norme dans de nombreuses entreprises. En adoptant ce format, les entreprises peuvent se conformer aux exigences légales et fiscales en matière de facturation électronique. Cela simplifie les processus administratifs et réduit les coûts liés à la production et à l'envoi de documents papier.

Gestion efficace des paiements

En incluant les conditions de règlement dans la facture préliminaire, les entreprises peuvent faciliter la gestion des paiements. Les clients ont une vision claire des délais et des modalités de règlement, ce qui réduit les retards et les litiges. De plus, l'indication d'un acompte éventuel dans la facture préliminaire peut accélérer le processus de paiement et améliorer la trésorerie de l'entreprise.

Comment faire des factures pro forma avec Simple ERP ?

Simple ERP, le module optionnel de Simple CRM qui permet de créer des devis, bons de commande, facture et bon de livraison, permet bien entendu de produire des factures préliminaire.

Pour savoir comment réaliser des factures pro forma avec Simple ERP, merci de lire l’explication disponible sur le portail du support technique, à l’adresse : https://www.simple-crm-support.com/2017/02/comme-creer-une-facture-proforma-avec.html