Quelle est la différence entre bon de commande et devis ?

Le devis est une proposition préalable, tandis que le bon de commande est un ordre d’achat ferme

Quelles sont les mentions obligatoires sur bon de commande ?

Les mentions légales, commerciales et spécifiques aux secteur d'activité

Le guide complet du BON DE COMMANDE

Q: Qu'est-ce qu'un bon de commande ?

Un bon de commande (BDC) est un document commercial qui formalise un accord entre un acheteur et un fournisseur pour l'achat de produits ou services. Il constitue une preuve écrite des détails de la commande, incluant la description, la quantité, le prix unitaire, et le montant total.

Tout ce que les entrepreneurs doivent savoir à propos des BDC : création, mentions légales, valeur juridique, etc. TEST LOGICIEL CRM / ERP OFFERT

👉 Définition du Bon de Commande

🔎 Qu'est-ce qu'un bon de commande ?

Un bon de commande (BDC) est un document commercial qui formalise un accord entre un acheteur et un fournisseur pour l'achat de produits ou services. Il constitue une preuve écrite des détails de la commande, incluant la description, la quantité, le prix unitaire, et le montant total.

Il est utilisé aussi bien par les petites et moyennes entreprises que par les grandes organisations pour structurer leurs achats et ventes. En mentionnant des informations essentielles telles que la dénomination sociale des parties, le numéro de commande, et les informations relatives à la livraison, ce document devient un outil central pour garantir des échanges clairs et sans ambiguïté.

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🔦 Différence entre bon de commande et devis

Le devis et le bon de commande sont deux documents commerciaux importants, mais ils ont des rôles et des implications différentes :

Le devis est une proposition commerciale faite par un prestataire ou un vendeur à son client. Il détaille les prestations ou les produits proposés, leur prix, les délais et les conditions de réalisation. Il est indicatif tant qu’il n’est pas signé par le client. Une fois signé, il devient un engagement contractuel pour les deux parties. Le devis protège ainsi l'entreprise et le client en précisant les obligations de chacun avant l'exécution du service ou la livraison du produit.
Le bon de commande est un document d’engagement unilatéral qui officialise l’achat. Il est généralement émis par le client pour confirmer sa volonté d’acheter un produit ou un service aux conditions indiquées, que ce soit suite à un devis ou directement. Il engage le client à payer et le fournisseur à livrer ce qui est commandé. Contrairement au devis, qui est une offre pouvant être discutée et modifiée avant signature, le bon de commande est un accord ferme qui marque le début de l'exécution du contrat.

Le devis est une proposition préalable qui devient un contrat une fois accepté, tandis que le bon de commande est un ordre d’achat ferme émis par le client pour déclencher la prestation ou la livraison.

🚦 Pourquoi le bon de commande est-il crucial pour la gestion des vente ?

Le bon de commande joue un rôle central dans la gestion des ventes, que l'on pourrait résomer en 4 points :

1. Clarté des échanges : Il offre une traçabilité complète des transactions, en précisant les produits services, les quantités, les prix, et les délais.
2. Réduction des erreurs : En formalisant chaque étape de la commande, il limite les malentendus et évite les litiges.
3. Suivi des engagements : Il sert de référence pour le suivi des livraisons, la facturation, et les paiements.
4. Sécurisation des transactions : En cas de désaccord, il peut être utilisé comme preuve dans un cadre légal.

Si l'on va dans les détails, un bon de commande est donc un document crucial pour la gestion des ventes, car il permet d’officialiser une transaction et de structurer le processus commercial de manière claire et organisée.

Tout d'abord, il représente un engagement ferme du client. Contrairement à un devis, qui est une proposition, le bon de commande confirme que le client souhaite effectivement acheter un produit ou un service aux conditions définies. Cela réduit le risque d'annulation ou d’impayé et garantit une meilleure visibilité sur le chiffre d’affaires à venir.

Ensuite, il facilite la gestion des stocks et de la production. En enregistrant chaque commande, l’entreprise peut mieux anticiper ses besoins en approvisionnement, éviter les ruptures de stock et optimiser la gestion des flux de marchandises ou de matières premières. Cela améliore l’efficacité et réduit les coûts liés à une mauvaise planification.

Le bon de commande joue également un rôle clé dans le suivi des ventes et la traçabilité des transactions. Il permet de garder une trace écrite des commandes passées, ce qui est essentiel pour la comptabilité, la gestion des livraisons et le service après-vente. En cas de litige, il sert de preuve officielle de l’engagement du client, protégeant ainsi l’entreprise.

Enfin, il contribue à une meilleure organisation interne. Il facilite la coordination entre les équipes commerciales, logistiques et administratives, assurant une exécution fluide des commandes. Les délais de livraison peuvent être mieux respectés, ce qui améliore la satisfaction client et renforce la réputation de l’entreprise.

Le bon de commande est un outil indispensable pour sécuriser les ventes, optimiser la gestion des stocks, suivre les transactions et garantir une meilleure organisation.

📝 Comment créer un Bon de Commande ?

💻 Outils pour générer un bon de commande

La création d’un bon de commande peut être simplifiée grâce à différents outils, adaptés à la taille et aux besoins de votre entreprise :

📄 Outils bureautiques classiques : Des logiciels comme Excel ou Word permettent de créer des modèles personnalisés pour vos bons de commande. Bien qu’efficaces pour les petites entreprises, ces outils nécessitent une gestion manuelle, ce qui peut devenir chronophage à mesure que les volumes de commandes augmentent.

📊 Logiciels spécialisés : Des solutions comme Simple ERP offrent une alternative moderne et automatisée. Ces outils intègrent des fonctionnalités avancées telles que :

La génération automatique des bons de commande à partir d’un devis accepté.
La centralisation des informations relatives au client, au fournisseur, et aux produits/services.
Le suivi des étapes clés, comme l’émission, la livraison, et la facturation.

Avec Simple CRM et son modulé dédié Simple ERP, la création d’un bon de commande devient rapide, précise et conforme aux standards professionnels, tout en offrant des options de personnalisation.

📌 Bonnes pratiques de création et personnalisation des bons de commande

Pour que vos bons de commande soient efficaces et professionnels, il est important de suivre certaines bonnes pratiques :

🔖 Standardiser vos documents : Utilisez un modèle unique pour tous vos bons de commande afin de garantir une cohérence visuelle et une facilité de gestion. Incluez des éléments obligatoires comme :

La dénomination sociale de l'acheteur et du fournisseur.
Le numéro de commande et la date d’émission.
Une description détaillée des produits services, incluant les quantités et les prix unitaires.

🔖 Personnaliser les informations : Adaptez chaque bon de commande aux besoins spécifiques de votre client. Ajoutez des mentions comme des conditions particulières, des délais de livraison, ou des instructions spécifiques.

🔖 Automatiser les vérifications : Avec un logiciel comme Simple CRM, vous pouvez réduire les erreurs en intégrant des contrôles automatiques sur les quantités, les prix, et les montants totaux avant l’émission du document.

🔖 Prévoir une traçabilité : Chaque bon de commande doit être numéroté et classé, permettant ainsi un suivi rigoureux des transactions, de la commande initiale jusqu’à la facturation et au paiement.

En appliquant ces bonnes pratiques, vous optimisez la gestion de vos bons de commande et renforcez la confiance de vos partenaires commerciaux. Essayez dès aujourd'hui les fonctionnalités de Simple CRM et de son module dédié Simple ERP pour automatiser et personnaliser vos processus de commande.

⭐ Les mentions obligatoires sur un Bon de Commande

🚨 Mentions légales et commerciales indispensables

Pour qu’un bon de commande soit valide et conforme, il doit inclure certaines mentions légales et commerciales essentielles :

Identification des parties : Dénomination sociale et adresse du siège social de l'acheteur et du fournisseur, Numéro d’identification (SIRET, numéro TVA intracommunautaire).
Informations relatives à la commande : Numéro de commande et date d’émission, Description précise des produits services, incluant les quantités, prix unitaires, et le montant total, Délais de livraison et modalités de paiement.
Mentions contractuelles : Conditions générales de vente (CGV), Clauses spécifiques comme les pénalités de retard ou les garanties.

En respectant ces mentions, vous garantissez la validité juridique de votre bon de commande tout en établissant un cadre clair pour les deux parties.

🔬 Mentions spécifiques en fonction des secteurs d’activité

Certains secteurs d’activité nécessitent l’ajout de mentions spécifiques pour répondre à leurs exigences :

BTP et construction : Intégration des numéros de chantier, des références contractuelles, ou des détails techniques des matériaux.
Agroalimentaire : Mention des normes de qualité ou des conditions particulières de conservation et de transport.
Services numériques : Détails sur les livrables, les délais d’exécution, et les garanties de conformité logicielle.

Ces adaptations permettent de répondre aux attentes spécifiques des marchés et de renforcer la crédibilité de votre entreprise auprès de vos partenaires commerciaux.

🔒 A quoi engage légalement un Bon de Commande ?

✒ Effet juridique du bon de commande : est-il un contrat ?

Le bon de commande, lorsqu'il est signé par l'acheteur, constitue un engagement contractuel entre les parties. Il peut être assimilé à un contrat dans la mesure où il définit clairement :

Les produits services concernés.
Les quantités et les prix.
Les modalités de paiement et de livraison.

En droit commercial, un bon de commande signé vaut acceptation des termes et conditions détaillés, qu’ils soient présents dans le bon lui-même ou dans les conditions générales de vente du fournisseur. Il crée une obligation pour l’acheteur de procéder à l’achat et pour le vendeur de livrer les produits ou d’exécuter les services conformément aux termes convenus.

💼 Le bon de commande comme preuve d’engagement

En cas de conflit entre un acheteur et un vendeur, le bon de commande peut servir de preuve écrite pour défendre les droits des parties. Il atteste :

De l’existence d’un accord sur les conditions de vente.
Des obligations contractuelles définies, comme les délais de livraison ou les modalités de paiement.

Dans un cadre judiciaire, un bon de commande bien rédigé, contenant toutes les informations relatives aux parties, aux produits/services, et aux conditions de l’accord, peut être décisif pour trancher un litige.

Avec un logiciel comme Simple CRM et mon module dédié Simple ERP, vous pouvez non seulement générer des bons de commande conformes, mais aussi archiver ces documents pour garantir leur traçabilité et leur valeur probante en cas de besoin.

💵 Transformer un Bon de commande en Facture

⚡ Processus de conversion d’un bon de commande en facture

La conversion d’un bon de commande en facture est une étape clé dans la gestion des transactions commerciales. Ce processus formalise le passage entre la commande et la demande de paiement, tout en garantissant la cohérence des informations.

🔖 Vérification des informations : Avant la conversion, il est crucial de s’assurer que les données figurant sur le bon de commande sont exactes :

Produits services commandés.
Quantités, prix unitaires, et montant total.
Conditions de livraison et délais.

🔖 Ajout des mentions spécifiques à la facture : Contrairement au bon de commande, la facture inclut des éléments supplémentaires, comme :

Les modalités de paiement (IBAN, conditions de règlement).
La mention légale "Facture" avec un numéro unique.
La TVA et le total TTC, le cas échéant.

🔖 Émission de la facture : Une fois les vérifications terminées, la facture est générée, prête à être envoyée au client pour règlement.

Automatiser ce processus est fortement recommandé pour éviter les erreurs et optimiser le temps de gestion administrative.

🍀 Rôle du logiciel de gestion Simple CRM (et Simple ERP) pour cette transformation

Avec Simple CRM, transformer un bon de commande en facture devient un jeu d’enfant grâce à des fonctionnalités spécialement conçues pour simplifier cette étape cruciale :

Conversion automatique : Simple CRM permet de générer une facture directement à partir d’un bon de commande en quelques clics, en reprenant toutes les informations relatives sans risque d’erreur.
Personnalisation avancée : Le logiciel offre la possibilité d’ajouter automatiquement les mentions légales, les conditions de paiement, et les informations spécifiques à chaque client.
Suivi centralisé : Toutes les étapes, du bon de commande à la facturation, sont tracées dans une interface unique, offrant une visibilité complète sur les transactions.
Gain de temps : En éliminant les saisies manuelles, Simple CRM libère vos équipes pour qu'elles se concentrent sur des tâches à forte valeur ajoutée, comme la gestion de la relation client.

Grâce à Simple CRM, vous optimisez non seulement la création de vos bons de commande, mais aussi leur transformation en factures conformes et professionnelles, tout en assurant un suivi rigoureux de votre activité.

🎤 L’avis des experts

L’avis de Elena Popa

Une étude menée en 2019 sur un panel de 1000 clients, utilisateurs de Simple CRM, a montré que la conclusion d’une vente demandait en moyenne 14 échanges clients, les échanges étant réalisés soit par téléphone, soit par e-mail, soit par au travers de ces deux canaux. Cette « longueur » et de facto lenteur, dans les échanges, entraîne un taux de perte (donc de non signature) de 18% en moyenne... Ce qui vous fait perdre des signatures ou des ventes, c’est le doute et le doute s’installe d’une seule façon : grâce au temps. Si une fois que votre client a été séduit, vous lui laissez du temps, il va douter, demander l’avis à un collègue ou à un ami, puis va mettre votre contrat ou bon de commande de côté et vous oublier. Si vous faites de la vente en face à face, ayez le contrat ou bon de commande déjà complété avec vous, ou moment du RDV, afin de réaliser immédiatement la signature. Si vous faites de la vente à distance, lorsque vous avez votre client au téléphone, envoyez-lui directement le contrat ou bon de commande via l’application de signature électronique intégrée à Simple CRM...

— Elena Popa, Mieux vendre en augmentant votre taux de signature et en fidélisant vos clients

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du podcast des experts

L’analyse de Brice Cornet, CEO et cofondateur de Simple CRM

...je peux affirmer sans hésitation que la signature électronique est un levier extraordinaire pour augmenter drastiquement le taux de signature des devis et des contrats. Trop souvent, les entreprises perdent des opportunités parce que le processus de validation est long, fastidieux et décourageant pour leurs clients. Il faut imprimer, signer à la main, scanner ou envoyer par courrier, ce qui crée une véritable friction dans l’expérience client. Dans un monde où tout va de plus en plus vite, ces étapes représentent un obstacle que beaucoup de prospects n’ont ni le temps ni l’envie de surmonter. La signature électronique, intégrée à Simple CRM, change complètement la donne. En rendant le processus de validation fluide et immédiat, elle permet de supprimer ces barrières. Concrètement, une fois qu’un devis ou un contrat est envoyé, le client peut le signer en ligne en quelques clics, depuis son ordinateur ou son smartphone, sans avoir à se soucier d’aucune formalité supplémentaire. Ce geste simple, rapide et sécurisé facilite énormément la prise de décision, en particulier dans des contextes où le timing est essentiel. Mais au-delà de l’aspect pratique, il y a un impact psychologique majeur. Proposer une signature électronique montre que vous êtes une entreprise moderne, à l’écoute des besoins de vos clients et soucieuse de leur expérience. Cela renforce immédiatement leur confiance et leur perception de votre professionnalisme. De plus, cela réduit le risque que le client « oublie » ou reporte la signature, un problème courant avec les processus plus traditionnels. En réalité, ce n’est pas simplement une question de technologie, mais de stratégie commerciale. Avec la signature électronique, vous diminuez les délais de conclusion, maximisez l’engagement du client et vous vous donnez toutes les chances de conclure vos ventes plus rapidement. C’est une solution qui ne fait pas seulement gagner du temps : elle génère du chiffre d’affaires. À mes yeux, c’est un outil indispensable pour toute entreprise qui souhaite non seulement rester compétitive, mais aussi dépasser les attentes de ses clients.

— Brice Cornet, Le guide complet du BON DE COMMANDE

✍ FAQ

Un bon de commande signé : quelles obligations pour le vendeur et l’acheteur ?

Lorsqu’un BDC est signé, il engage les deux parties à respecter les termes stipulés. Le vendeur a l’obligation de livrer les produits ou services dans les quantités, aux prix, et dans les délais convenus. De son côté, l’acheteur s’engage à effectuer le paiement conformément aux modalités prévues. En cas de non-respect de ces engagements, des recours légaux ou des pénalités peuvent être envisagés.

Peut-on annuler un bon de commande ? Les aspects juridiques à connaître

L’annulation d’un bon de commande dépend du contexte. Pour les particuliers, le droit de rétractation peut s’appliquer dans des cas précis, comme les achats à distance. Pour les entreprises, l’annulation est possible uniquement si elle est prévue par les conditions générales de vente ou si un accord amiable entre les parties est trouvé.

Les sanctions en cas de non-respect des mentions légales d’un bon de commande

Le non-respect des mentions légales sur un bon de commande peut entraîner des conséquences graves. Un document incomplet ou incorrect peut être annulé en cas de litige. Par ailleurs, des sanctions financières peuvent être infligées, notamment si des informations obligatoires, comme la TVA ou les conditions générales, sont absentes.

Bon de commande vs devis : quelles différences et quand les utiliser ?

Le devis est une proposition commerciale non contraignante tant qu’elle n’est pas acceptée. En revanche, le bon de commande engage juridiquement les deux parties dès sa signature. Il est conseillé d’utiliser un devis pour présenter une estimation et un bon de commande pour confirmer et formaliser une transaction.

Bon de commande vs facture : quelles sont les distinctions à connaître ?

Le bon de commande est un document initial qui confirme un achat, tandis que la facture est un document final destiné à réclamer le paiement. Si le premier fixe les termes de la vente, le second formalise la demande de règlement en intégrant les informations liées au paiement et à la TVA.

Que faire en cas de litige sur un bon de commande ?

En cas de litige, il est important de consulter les termes contractuels figurant dans le bon de commande ou les conditions générales de vente. Une résolution amiable doit être tentée en communiquant avec la partie adverse. Si aucun accord n’est trouvé, il est recommandé de recourir à un médiateur ou à un avocat pour engager une procédure légale.

Comment gérer les modifications ou avenants d’un bon de commande ?

Pour modifier un bon de commande, toute modification doit être formalisée par écrit, généralement sous forme d’avenant signé par les deux parties. Les données, telles que les quantités, prix ou délais, doivent être mises à jour dans le système de gestion pour éviter toute confusion ou erreur.

Que faire si un client ne respecte pas un bon de commande signé ?

Si un client ne respecte pas un bon de commande signé, il est recommandé d’envoyer un rappel officiel pour souligner les obligations non remplies. Une solution amiable, comme un plan de paiement, peut être envisagée pour résoudre le problème. En cas d’échec, une procédure juridique peut être engagée pour faire valoir vos droits.

Un bon de commande est-il obligatoire ?

Un bon de commande n’est pas toujours obligatoire, mais il est fortement recommandé. Ce document permet de formaliser les engagements entre les parties et d’éviter tout malentendu concernant les termes de la transaction.

Quelle est la durée de validité légale d’un bon de commande ?

La durée de validité d’un bon de commande varie en fonction des termes contractuels qui y sont indiqués. Si aucune durée n’est précisée, celle-ci dépend des pratiques commerciales habituelles ou des lois locales applicables.

Un bon de commande a-t-il la même valeur qu’un contrat ?

Oui, un bon de commande peut avoir la même valeur qu’un contrat s’il définit les droits et obligations des parties de manière claire. Toutefois, dans certains cas, il est intégré dans un contrat plus large pour renforcer sa portée juridique.

Est-il nécessaire de faire signer un bon de commande ?

Faire signer un bon de commande est essentiel pour lui conférer une valeur juridique. La signature atteste de l’engagement de l’acheteur et valide les conditions de vente, garantissant ainsi un cadre clair pour les deux parties.