Logiciel CRM ISO 37002

Assurer un parfait respect et une totale traçabilité des processus ISO 37002 dans un logiciel CRM taillé sur mesure

ISO 37002 et logiciel CRM : mettre en place un système de gestion des signalements

La norme ISO 37002, qui porte sur la gestion des signalements, est une norme internationale axée sur les systèmes de signalement sûrs et efficaces des comportements illicites ou non éthiques, notamment la corruption, les fraudes et autres actes répréhensibles. Elle est applicable à toutes les organisations, qu'elles soient publiques ou privées, de toutes tailles et de tous secteurs. Son principal objectif est de fournir un cadre pour la gestion des signalements, permettant aux entreprises de mettre en place des mécanismes transparents et sécurisés pour signaler les abus, sans crainte de représailles, et d'assurer une réponse rapide et appropriée.

La mise en place d’un tel système n’est pas seulement bénéfique pour prévenir la corruption ou les fraudes, mais elle favorise également un environnement de travail plus éthique, renforce la confiance des employés et des parties prenantes, et aide à répondre aux exigences légales et réglementaires relatives à la lutte contre la corruption. De plus, en cas de violations ou de risques légaux, un bon système de signalement permet à l'entreprise de se protéger en identifiant rapidement les comportements inappropriés.

Dans ce cadre, un logiciel de gestion de la relation client (CRM) peut jouer un rôle clé dans la mise en œuvre de la norme ISO 37002. Un CRM est généralement utilisé pour centraliser et gérer les informations relatives aux clients et aux interactions commerciales. Cependant, lorsqu’il est bien configuré, il peut également être adapté pour intégrer des fonctionnalités qui soutiennent directement la gestion des signalements, comme la collecte et la gestion des plaintes, la communication des alertes, et la traçabilité des réponses.

L’interaction entre ISO 37002 et logiciel CRM

La norme ISO 37002 prévoit la création de systèmes sûrs, accessibles et anonymes pour permettre aux employés, partenaires, ou même aux clients, de signaler toute activité suspecte. Un CRM, conçu à cet effet, peut être configuré pour intégrer un processus de signalement et ainsi garantir la conformité avec la norme ISO 37002. Ce processus englobe la réception des signalements, leur gestion en toute confidentialité, leur évaluation, et la prise de mesures correctives lorsque cela est nécessaire.

Gestion des signalements dans le CRM

Le premier point d’interaction entre la norme ISO 37002 et un logiciel CRM réside dans la possibilité de recevoir, enregistrer et traiter les signalements d'une manière conforme aux exigences de la norme. Un logiciel CRM, en plus de ses fonctions classiques, peut être configuré pour permettre la soumission d’alertes directement dans le système, qu'elles proviennent des employés, des clients, ou des partenaires commerciaux. Ce processus garantit que tous les signalements sont centralisés, ce qui facilite le suivi et la gestion des alertes.

Dans la pratique, cela signifie que le CRM doit être configuré pour recueillir des informations précises et pertinentes lors de la soumission d’un signalement. Par exemple, il peut inclure des champs pour décrire la nature de l'incident, les personnes impliquées, la date et l'heure de l'événement, et d'autres éléments contextuels. L’intégration d’un formulaire de signalement simple et accessible dans le CRM permet à tous les acteurs de l’entreprise de signaler facilement toute activité suspecte.

Anonymat et sécurité des signalements

Un autre point crucial dans le cadre de la norme ISO 37002 est la garantie de l'anonymat et de la sécurité des signalements. La norme exige que les entreprises offrent un moyen sécurisé pour que les dénonciateurs puissent signaler des actes répréhensibles sans crainte de représailles. Le CRM peut intégrer des fonctionnalités de confidentialité permettant aux utilisateurs de soumettre des signalements de manière anonyme, tout en s’assurant que les informations collectées sont protégées contre toute divulgation non autorisée.

Pour répondre à ces exigences, un CRM adapté peut permettre aux utilisateurs de soumettre des alertes par le biais de canaux sécurisés, garantissant ainsi que les données sensibles soient protégées et que l’anonymat des auteurs des signalements soit respecté. Ces canaux peuvent inclure des plateformes de communication cryptées ou un formulaire anonyme intégré dans le système CRM, où l’identité du signalant est cachée derrière un code ou un identifiant unique. Cela permet de respecter pleinement les principes de la norme ISO 37002 tout en sécurisant les informations sensibles.

Traçabilité et gestion des réponses aux signalements

La norme ISO 37002 souligne l'importance de la traçabilité dans le traitement des signalements. Le CRM, en étant un outil centralisé, peut aider à suivre chaque étape du processus de gestion d’un signalement. Une fois un signalement soumis, le CRM peut automatiquement attribuer un identifiant unique à chaque cas et le classer selon sa gravité, facilitant ainsi son traitement par les équipes responsables.

Le système CRM peut aussi être configuré pour envoyer des alertes aux responsables de la gestion des signalements, afin qu’ils puissent examiner les informations soumises et prendre les mesures appropriées. Chaque action prise sur un signalement, comme l’ouverture d’une enquête, la communication avec le dénonciateur, ou la décision prise, peut être enregistrée dans le CRM. Cela garantit la traçabilité du processus et assure que chaque signalement est pris en charge de manière systématique et conformément aux procédures internes.

Communication et résolution des signalements

Un autre aspect clé de la norme ISO 37002 est l'efficacité des réponses aux signalements. Le CRM peut également soutenir cette exigence en facilitant la gestion de la communication autour du traitement des signalements. Par exemple, une fois qu’un signalement est traité et qu'une résolution est trouvée, le CRM permet de consigner les actions entreprises et de fournir une réponse formelle au dénonciateur, dans le respect de la confidentialité et des obligations légales.

Cela inclut la possibilité de notifier les parties prenantes du statut d’un signalement, en suivant les règles de confidentialité et en assurant que les réponses sont envoyées dans les délais impartis. Le CRM peut être configuré pour automatiser certaines notifications, garantir que les délais de réponse sont respectés, et fournir des rapports détaillés sur le traitement des signalements, facilitant ainsi l’audit et la conformité à la norme ISO 37002.

Sensibilisation et formation des employés

Enfin, la norme ISO 37002 met l'accent sur la sensibilisation et la formation continue des employés sur les systèmes de signalement et les bonnes pratiques à adopter en matière d’éthique et de conformité. Un CRM bien conçu peut intégrer des modules de formation ou de sensibilisation destinés à rappeler aux employés l’importance de la gestion des signalements. Ces formations peuvent être suivies et contrôlées via le CRM, assurant que tout le personnel est bien informé des procédures et des outils disponibles pour signaler tout comportement contraire aux politiques de l’entreprise.

Conclusion

La norme ISO 37002, qui concerne la gestion des signalements au sein des organisations, met l'accent sur la création de systèmes efficaces, sécurisés et transparents pour traiter les alertes de manière conforme aux principes de l'éthique. Un logiciel CRM, bien configuré, peut jouer un rôle central dans cette démarche, en permettant à l'entreprise de collecter, de traiter et de répondre aux signalements de manière conforme, traçable et sécurisée. En intégrant des processus de signalement dans les systèmes CRM, une entreprise non seulement respecte les exigences de la norme ISO 37002, mais elle renforce également sa culture de transparence et d'intégrité, garantissant ainsi une gestion éthique des relations avec ses clients, partenaires et employés.