Comment gérer des rapports d’activités dans un logiciel CRM ?

               

Rapports et suivi dans un logiciel CRM.

Le terme « Rapport d’activité » est familier à tous les managers et dirigeants d’organisations de toute taille et de tout type : entreprises, associations, administrations. En raison de l’importance d’un tel document, il est nécessaire d’avoir les bons outils pour le produire et l’exploiter. Mais il est également important de savoir comment gérer vos rapports d’activités avec un outil de pointe.

Pourquoi faire des rapports d’activités avec un logiciel CRM

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Comment faire des rapports d’activité dans un logiciel CRM

Le logiciel de gestion de la relation client Simple CRM vous permet de créer des rapports sur mesure pour vos activités grâce à son module Simple Report. Ce module est disponible uniquement en version de base sur Simple CRM Enterprise et en version complète sur Simple CRM Business+. Cependant, la version Business+ donne accès à plus de possibilités de rapport et a un rendu de reporting beaucoup plus rapide.

Créer des rapports d’activité dans Simple CRM

Pour accéder à Simple Report, vous avez trois options :

1. 1. Depuis le module analytique (et les différents rapports) en cliquant sur Rapports dans le lanceur d’application,
2. 2. Depuis l’espace des centres d’intérêt en cliquant sur l’icône Requête dans le menu haut,
3. 3. Depuis le Big Data Mining en cliquant sur Big Data Mining dans le lanceur d’applications.

Pour créer des rapports d’activités sur mesure, il suffit donc de lancer une requête ou un rapport et de cliquer sur le bouton Simple Report. Vous pouvez ensuite sélectionner un des exemples de rapport fournis afin de l’utiliser. Pour enregistrer, il suffit de cliquer sur Enregistrer la configuration, renseigner le nom et cliquer sur Enregistrer.

Exporter un rapport en PDF

Pour exporter un rapport en PDF, il faut avoir préalablement installé une imprimante PDF de type PDFCreator. Si vous n’en avez pas, téléchargez et installez gratuitement PDFCreator. Ensuite, sélectionnez le rapport voulu dans Simple CRM en allant dans le laceur d’application.

Au besoin, modifiez le filtre et cliquez sur Appliquer le filtre. Pour exporter votre rapport, il suffit alors d’appuyer sur les touches Ctrl + P de votre clavier. Sélectionnez ensuite l’imprimante « PDFCreator » et suivez les instructions.

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L’avis des experts

L’équipe Simple CRM a consulté les travaux d'AFRISTAT et vous partage son point de vue pertinent  :

Les objectifs d’un rapport d’activité sont les suivants : donner une vision d’ensemble des activités d’une année ; mettre en évidence les points forts de celles-ci ; justifier ou atténuer les points faibles afin de valoriser le mieux possible l’activité menée pour donner la meilleure impression aux lecteurs. Ces objectifs peuvent se résumer en un mot clé : valoriser. En effet, par le pouvoir de leur force argumentaire, les rapports d’activité peuvent modifier l’opinion de leurs lecteurs.

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L’analyse de Brice Cornet, CEO et cofondateur de Simple CRM

Les rapports générés par Simple CRM fournissent une vue d'ensemble complète de l'activité. Que ce soit pour suivre les performances des équipes de vente, analyser la conversion des leads, ou évaluer la rentabilité des produits ou du SAV, chaque aspect clé est minutieusement capturé. Ces données sont non seulement essentielles pour évaluer la santé globale de l'entreprise, mais aussi pour identifier les tendances et les opportunités émergentes. La capacité à personnaliser ces rapports selon les besoins spécifiques de l'entreprise est un atout majeur. Vous pouvez créer des tableaux de bord sur mesure qui mettent en lumière les indicateurs les plus pertinents pour votre secteur d'activité. Cela garantit que chaque rapport est une mine d'informations directement applicables à votre réalité opérationnelle. L'un des avantages les plus significatifs réside dans la capacité à prendre des décisions au bon moment. Grâce aux rapports en temps réel, vous êtes en mesure de réagir rapidement aux changements du marché, d'ajuster vos stratégies en fonction des performances réelles et de maximiser les opportunités qui se présentent. C'est littéralement la différence entre une réactivité agile et une gestion basée sur des conjectures.

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FAQ

Comment les rapports d'activités dans le CRM peuvent-ils contribuer à l'atteinte des objectifs stratégiques de l'entreprise ?

Les rapports d’activités dans le CRM peuvent contribuer à l’atteinte des objectifs stratégiques de l’entreprise de plusieurs manières. Voici les 3 principales :

• En fournissant une vision claire des performances commerciales.
• En identifiant les secteurs à fort potentiel de croissance.
• En permettant une allocation efficace des ressources en fonction des priorités stratégiques.

Quels indicateurs clés (KPI) devraient être inclus dans les rapports d'activités pour évaluer la performance globale de l'entreprise ?

Les 4 principaux indicateurs de performances à inclure dans un rapport d’activité sont :

• Taux de conversion des leads.
• Durée moyenne du cycle de vente.
• Taux de rétention client.
• Valeur moyenne des transactions.

Comment le CRM peut-il être utilisé pour identifier et cibler de nouvelles opportunités d'affaires à partir des rapports d'activités ?

Voici 3 moyens par lequel l'application peut être utilisé pour cibler de nouvelles opportunités d’affaires à partir des rapports d’activités :

• En analysant les tendances d'achat des clients existants.
• En identifiant les segments de clients à fort potentiel.
• En suivant les interactions sur les médias sociaux pour repérer de nouvelles opportunités.

Comment les rapports d'activités peuvent-ils être exploités pour améliorer l'efficacité opérationnelle et réduire les coûts ?

Si vous vous demandez comment les rapports peuvent-ils être exploités pour améliorer l’efficacité opérationnelle et réduire les coûts, voici 3 réponses intéressantes :

• En identifiant les processus inefficaces et les goulots d'étranglement.
• En automatisant les tâches répétitives.
• En optimisant la gestion des ressources humaines en fonction de la charge de travail.

Comment le CRM facilite-t-il la collaboration entre les différentes équipes de l'entreprise à travers les rapports d'activités ?

Le CRM facilite la collaboration entre les différentes équipes de l’entreprise de 3 manière différentes. Les voici :

• Partage transparent des informations entre les équipes.
• Attribution claire des responsabilités pour les activités liées aux clients.
• Communication facilitée grâce à une vue centralisée des interactions clients.

Comment le CRM s'intègre-t-il aux autres systèmes d'information de l'entreprise pour assurer une vision holistique à partir des rapports d’activités ?

Pour assurer une vision holistique à partir des rapports d’activités, le CRM s’intègre aux autres systèmes d’information de l’entreprise de 3 façons différentes :

• Intégrations API avec les systèmes existants.
• Utilisation de connecteurs pour une synchronisation transparente des données.
• Mise en place d'une architecture informatique centrée sur la collaboration entre systèmes.