Comment GÉRER des E-MAILS dans un logiciel CRM ?

La gestion des emails dans Simple CRM en pratique.

Une mauvaise gestion des e-mails est une cause fragrante de sous-productivité et de perte de temps sur le long terme. Si la gestion des e-mails peut devenir une chose complexe après l’adoption d’un logiciel de gestion de la relation client (GRC), tel n’est pas le cas avec Simple CRM. Ce logiciel vous propose en effet plusieurs façons de gérer vos e-mails, afin de rester au plus près de vos habitudes de travail.

Comment gérer des e-mails entrants dans Simple CRM ?

La gestion des e-mails reçus peut se faire de différentes façons avec le logiciel CRM Simple CRM. Si vous utilisez une messagerie Gmail, Google Apps, Outlook Online, Outlook 365 ou Amen, la procédure est simple. Il vous suffit de rechercher les e-mails échangés avec un contact dans votre boite mail directement depuis Simple CRM en utilisant l’icône « loupe ».

Pour cela, il vous faut avant tout indiquer votre fournisseur de messagerie dans votre logiciel Simple CRM:

dans le module Admin situé dans le menu haut, cliquez sur votre nom d’utilisateur (si vous êtes un administrateur Simple CRM) ;
sélectionnez votre fournisseur de messagerie dans le champ « Recherche Webmail » et cliquez sur Enregistrer.

Si vous utilisez une messagerie autre que celles citées plus haut ou si vous désirez tout de même stocker vos e-mails dans votre logiciel de gestion client Simple CRM, il vous est recommandé de transférer chaque mail à stocker vers votre adresse e-mail Simple CRM. Vous trouverez cette adresse e-mail dans la liste des utilisateurs située dans le module « Admin » du menu haut.

Rendez-vous ensuite dans Interaction et cliquez sur « Relever la boite de réception ». Vous retrouverez chaque mail transféré vers votre e-mail Simple CRM sous forme d’interaction de type « 0 — E-mail » contenant les éventuelles pièces jointes, et placée dans l’état « Ouvert ». Vous pouvez alors accéder à chaque interaction créée pour la qualifier (contact, société, type, état…).

logiciel de gestion de la relation client

Comment gérer des e-mails sortants dans Simple CRM ?

Avec le logiciel CRM Simple CRM, vous conservez vos habitudes de travail, car l’envoi de mail se fait depuis votre logiciel de messagerie habituel. Simple CRM ouvre directement une fenêtre de nouveau message tout en paramétrant automatiquement l’adresse e-mail du destinataire, le sujet et le texte de l’e-mail. Vous pouvez préparer un e-mail à envoyer depuis Simple CRM de plusieurs façons:

Si vous avez renseigné l’adresse e-mail personnelle d’un contact, cliquez simplement sur l’adresse e-mail depuis une fiche de contact.
Si vous avez renseigné l’adresse e-mail professionnelle d’un contact, cliquez sur l’icône E-mail à côté de l’adresse e-mail depuis une fiche de contact.
Cliquez sur l’adresse e-mail du contact depuis une liste de contacts.
Depuis une liste d’interaction, passez votre souris sur l’icône « Info » du contact puis cliquez sur l’icône « E-mail » correspondante qui s’affiche.
Utiliser les modèles d’e-mails Simple CRM depuis les menus déroulants d’une interaction.

Il est également possible de stocker vos mails sortants dans Simple CRM. Pour cela, configurez votre logiciel de messagerie de manière à transférer automatiquement une copie de chaque e-mail que vous envoyez, à votre adresse e-mail Simple CRM.