Création de publipostage avec Microsoft Office dans un CRM

Avez-vous déjà entendu parler du publipostage ? Sans doute, oui. Ce terme revient souvent dans les réunions stratégiques de marketing dans les entreprises. En fait, c’est une arme efficace pour atteindre davantage de leads en travaillant sur le format et la présentation des messages qui leur sont adressés. Son efficacité est encore plus redoutable lorsqu’il est réalisé avec un CRM. Comment s’y prend-on pour le faire ? Lisez cet article et vous aurez la réponse.

Le publipostage, une arme commerciale stratégique et efficace 

Le publipostage est le terme équivalent au mailing anglais. Il consiste à envoyer massivement des courriers par voie postale à des cibles bien définies, dans un but informatif ou publicitaire. Ces cibles peuvent être des particuliers ou des entreprises.

L’avantage du publipostage est qu’il personnalise vos messages, les rendant plus attractifs pour votre cible. Cette dernière a l’impression d’être privilégiée par l’entreprise. Le taux de retour augmente considérablement, tandis que la relation client s’en porte davantage mieux.

Pour l’entreprise, le publipostage offre l’occasion d’améliorer les stratégies de relance et de suivi des clients. Son efficacité est d’autant plus remarquable lorsqu’il est réalisé depuis un logiciel CRM. En effet, ce logiciel répertorie l’ensemble des données nécessaires au ciblage et à la transmission.

logiciel de gestion de la relation client



Réaliser un publipostage Microsoft Office avec un CRM : les étapes à suivre 

À partir des logiciels de traitement de texte de la suite Office, vous pouvez faire votre publipostage sur logiciel CRM. L’exécution est simple. Il faut juste fusionner un fichier modèle de publipostage à une base de données contenant les noms, les adresses et les coordonnées des clients et prospects.

Pour mieux vous détailler la marche à suivre, nous prendrons l’exemple du logiciel Simple CRM, l’un des meilleurs sur le marché français. Les étapes à suivre se présentent comme suit.

Activer la fusion de documents dans le logiciel CRM

En principe, la fusion des documents est une fonction intégrée au logiciel Simple CRM. Toutefois, pour l’utiliser, l’administrateur du système doit l’activer au préalable. Ainsi, les utilisateurs de l’entreprise auront le droit de personnaliser à volonté leurs courriers.

Si vous êtes l’administrateur, sélectionnez « Admin CRM » dans le menu, puis l’onglet « Liste des utilisateurs ». Cliquez sur votre identifiant utilisateur. Dans l’option « Modèles de documents », cochez les deux cases portant sur création et modification de documents à partir de modèles.




Créez un modèle de document

Les commandes précédentes ont permis d’autoriser la fusion de documents. Celle-ci est compatible avec les fichiers de Microsoft Office. Il ne vous reste qu’à créer votre document source, en tenant compte des spécificités de forme.

Prenez le soin d’insérer les balises qui seront remplacées au moment de la fusion, par le contenu de Simple CRM. L’idéal est de consulter la liste des balises fusion de documents mise à votre disposition par le logiciel. Cela vous évitera des erreurs d’écriture.

Chargez le document dans Simple CRM

Votre modèle de document réalisé, il ne vous reste plus qu’à l’ouvrir dans votre CRM. Rendez-vous dans le lanceur d’applications, puis l’onglet « Outils ». Sélectionnez « Modèle de documents » puis cliquez sur le bouton « Ajouter un modèle ». Une fenêtre apparaitra sous forme de formulaire.

Renseignez avec exactitude les champs. Le bouton « Choisissez un fichier » vous permettra de sélectionner le document créé à la première étape. Les autres boutons permettent de définir le type de document, la référence et la possibilité de désactivation au besoin.

Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez le bouton « Enregistrer ». Le tour est joué.




Comment utiliser le modèle de document dans votre CRM ?

À présent, le modèle est enregistré dans le système du logiciel CRM. Pour l’utiliser et le fusionner à vos données, il faut créer et renseigner une interaction. Ainsi, vous associerez le modèle à vos données contacts présentes dans votre CRM. Il ne vous restera qu’à le télécharger pour l’exploiter.

Vous en êtes à vos débuts sur le système CRM ? Alors, il est bien possible que l’exécution de ces tâches soit plus compliquée pour vous. Heureusement, chez Simple CRM, notre équipe vous accompagne dans la mise en œuvre de cette solution, et donc dans le publipostage Microsoft Office avec un CRM. Ce sera rapide et plus simple.


En savoir plus côté pratique: