La gestion des achats en pratique, dans Simple CRM.

Le logiciel Simple CRM vous aide à gérer des processus complexes comme un achat de produits via des interactions. Voici les différentes étapes pour gérer un achat dans votre Simple CRM.

L’activation de la gestion des achats dans Simple CRM

Pour gérer vos achats dans le logiciel de gestion de la relation client (GRC) Simple CRM, vous devez d’abord activer les achats dans votre Simple ERP. Pour activer cette fonctionnalité:

  • allez dans le module Simple ERP situé dans le menu haut;
  • accédez au module Admin ERP situé dans le menu haut de Simple ERP;
  • cliquez sur l’onglet 8. Paramètres et cochez la case « Activer la gestion des achats »;
  • cliquez enfin sur Enregistrer pour activer la gestion des achats.

Une fois cette case cochée, de nouveaux éléments apparaissent sur votre Simple ERP rendant accessibles les documents d’achats dans les listes de devis, factures, bon de commande, etc.

logiciel de gestion de la relation client



La gestion d’un achat dans Simple CRM

Lorsque vous envisagez un achat, créez une interaction de type « Achat — 1 — Prise de contact ». Ajoutez les détails du fournisseur et renseignez le budget en négatif (car c’est un achat) puis enregistrez l’interaction. Le type de l’interaction sera modifié au fur et à mesure du processus d’achat, jusqu’à la réception de la marchandise.

Une fois l’interaction créée et que vous avez contacté le fournisseur pour avoir une présentation de produits, c’est le moment d’analyser les spécificités des produits afin d’identifier ceux que vous allez réellement acheter chez ce fournisseur. À cette étape, l’interaction prend le type « Achat — 2 — Étude produit ».

Si vous êtes convaincu des produits et que vous désirez envoyer une demande de devis au fournisseur afin de poursuivre le processus d’achat, l’interaction prend alors le type « Achat — 3 — Étude devis ». Pour générer une demande de devis, il vous suffit d’accéder à l’interaction et de cliquer sur Demande de devis.

Vous accèderez alors à un formulaire que vous pouvez remplir. Cliquez sur Ajouter des produits et choisissez les produits faisant l’objet de votre demande de devis. Cliquez enfin sur Générer la demande de devis en PDF, pour obtenir la demande de devis à envoyer au fournisseur.

À la réception du devis du fournisseur, c’est la phase ou vous effectuez des négociations avec le fournisseur sur les termes de l’achat, le type de l’interaction devient donc « Achat — 4 — Négociation ».

Si vous convenez à une entente et que vous désirez concrétiser l’achat, il faudra générer un bon de commande à envoyer au fournisseur à partir du devis envoyé par ce dernier. Le type de l’interaction devient « Achat — 5 — Bon de commande ». Vous pouvez également convertir le bon de commande en facture avec le logiciel de gestion client Simple CRM.

Après validation de la commande, lorsque les produits sont arrivés, le processus de vente se trouve à sa dernière étape. À ce moment, l’interaction doit avoir comme type « Achat — 6 — Réception ». Une fois que l’achat est terminé (paiement inclus), passez l’état de l’interaction en « Terminé ».

Vous pouvez également générer un bon de livraison fournisseur ou réaliser un export comptable des écritures d’achat avec le logiciel CRM Simple CRM en vue d’une utilisation comptable.


En savoir plus côté pratique: