Est-ce que les logiciels CRM respectent le RGPD ?

               

Quel CRM pour les DPO et le RGPD ?

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Qu’est-ce que le RGPD?

Le RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données est un texte européen appliqué depuis le 25 mai 2018. C’est un règlement de référence en ce qui concerne la protection des données à caractère personnel. Aussi, il s’agit d’un texte complémentaire aux principes établis par la Loi Informatique et Libertés de 1978. Cela dit, la loi stipule que le RGPD doit s’appliquer à tout organisme public ou privé qui se trouve sur le territoire de l’Union européenne. Ainsi, ce règlement s’applique aux entreprises, aux associations et à l’administration publique en Europe. Il faut noter que le RGPD est aussi applicable aux entreprises situées hors de l’UE, suivant certaines conditions.

En réalité, le RGPD fixe un cadre réglementaire pour assurer une certaine transparence dans le traitement des données par les entreprises. Ceci implique que les personnes qui fournissent leurs données aux entreprises doivent responsabiliser celles-ci au travers des autorités de contrôle, par exemple.

Par ailleurs, le RGPD met en scène le concept de Privacy By Design (protection des données dès la conception). Il s’agit d’une pratique mise en place dans l’article 25 du Règlement Général de la Protection des Données. En réalité, le Privacy By Design vise à empêcher les fuites de données qui surviennent de plus en plus. Alors, en appliquant ce principe, les entreprises définissent des mesures de protection spécifiques à chaque type de données qu’elles doivent traiter.

Aussi, elles mettent en pratique un traitement et un stockage de données plus sécurisés. Enfin, durant le processus de traitement des données à caractère personnel, les différents acteurs concernés comme les sous-traitants et chefs de projet sont suivis rigoureusement.

Quelles sont les caractéristiques d’un logiciel CRM qui respecte le RGPD?

Un logiciel CRM qui respecte le RGPD est caractérisé par un certain nombre de fonctionnalités. Pour commencer, le logiciel CRM est doté de fonctionnalités sécuritaires pour éviter les violations des données personnelles. Pour ce faire, on met en place une protection automatisée et implicite de la vie privée par défaut. Aussi, des mesures sont prises pour prévenir les incidents qui peuvent porter atteinte à la vie privée des utilisateurs du logiciel.

De plus, un logiciel CRM qui respecte le RGPD conserve les données durant une période donnée, avant de procéder à leur destruction. Cela dit, tout au long de la conservation des données personnelles, celles-ci sont parfaitement protégées. Également, dans le CRM, on doit constater une certaine transparence. Ainsi, tout ce qui est intégré aux systèmes et qui est lié à la protection des données personnelles doit être visible.

Par ailleurs, un CRM qui intègre le RGPD doit respecter la vie privée des utilisateurs avant tout. En effet, il faut que les intérêts des utilisateurs clients prévalent sur ceux de l’entreprise, conformément aux réglementations relatives à la vie privée.

Enfin, le logiciel CRM doit intégrer le principe de Privacy By Design, chaque fois qu’un changement survient dans l’organisation de l’entreprise. Il s’agit donc d’adapter le logiciel de façon automatique à toujours prendre en compte ce principe.

FAQ

Qu'est-ce que le RGPD et en quoi est-il pertinent pour les logiciels CRM ?

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est un ensemble de règles de protection des données dans l'UE. Les logiciels CRM manipulent des données personnelles, ce qui les soumet aux règles du RGPD.

Les logiciels CRM sont-ils tenus de respecter le RGPD ?

Oui, les logiciels CRM doivent se conformer au RGPD s'ils traitent des données personnelles d'individus de l'UE.

Quelles sont les obligations des éditeurs de CRM envers le RGPD ?

Les obligations des éditeurs de CRM envers le RGPD sont principalement au nombre de 4 :

• Obtenir un consentement clair pour collecter et traiter des données.
• Fournir des informations transparentes sur l'utilisation des données.
• Permettre aux utilisateurs de gérer leurs données et de retirer leur consentement.
• Assurer la sécurité et la protection des données.

Comment puis-je savoir si un logiciel CRM respecte le RGPD ?

Vérifier si un logiciel CRM respecte le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est crucial pour assurer la conformité et la protection des données personnelles. Voici 7 étapes que vous pouvez suivre pour évaluer si un logiciel CRM respecte le RGPD :

• Politique de confidentialité et de traitement des données : Consultez la politique de confidentialité du fournisseur du logiciel CRM. Assurez-vous qu'elle détaille comment les données personnelles sont collectées, traitées, stockées et protégées. Recherchez également des informations sur les tiers avec lesquels les données sont partagées.
• Consentement explicite : Le logiciel CRM doit permettre la collecte du consentement explicite des utilisateurs pour le traitement de leurs données. Assurez-vous que le logiciel offre des mécanismes pour obtenir ce consentement et que les utilisateurs ont la possibilité de retirer leur consentement à tout moment.
• Droit d'accès, de rectification et de suppression : Le logiciel CRM devrait permettre aux utilisateurs d'exercer leurs droits conformément au RGPD, tels que le droit d'accéder à leurs données, de les rectifier ou de les supprimer. Assurez-vous que le logiciel propose des fonctionnalités pour gérer ces demandes.
• Sécurité des données : Vérifiez quelles mesures de sécurité sont mises en place pour protéger les données stockées dans le logiciel CRM. Cela peut inclure le cryptage, les contrôles d'accès, les audits de sécurité, etc.
• Transferts internationaux de données : Si le logiciel CRM transfère des données en dehors de l'Union européenne, assurez-vous qu'il respecte les mécanismes appropriés pour ces transferts, tels que les clauses contractuelles types ou les certifications de protection des données.
• Durée de conservation des données : Vérifiez si le logiciel CRM propose des paramètres de durée de conservation des données. Les données personnelles ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire.
• Traitement des données sensibles : Si le logiciel CRM traite des données personnelles sensibles (comme des données de santé), assurez-vous qu'il prend des mesures de sécurité et de protection supplémentaires pour ces types de données.

Est-ce que tous les logiciels CRM offrent les mêmes garanties de conformité au RGPD ?

Non, le niveau de conformité peut varier entre les fournisseurs de logiciels CRM.

Que se passe-t-il en cas de violation de données dans un logiciel CRM ?

En cas de violation de données dans un logiciel CRM, plusieurs actions doivent être entreprises pour gérer la situation conformément aux réglementations en matière de protection des données. Voici les 9 étapes générales à suivre en cas de violation de données :

• Identification et évaluation : Dès que vous constatez ou soupçonnez une violation de données, identifiez rapidement la nature et l'étendue de la violation. Déterminez quelles données ont été compromises, comment cela s'est produit et quelles sont les conséquences potentielles.
• Contenir la violation : prenez des mesures pour limiter les dommages. Cela pourrait impliquer de mettre fin à l'accès non autorisé, de bloquer des comptes compromis ou de corriger les vulnérabilités qui ont conduit à la violation.
• Notification des autorités de protection des données : Si la violation présente un risque élevé pour les droits et les libertés des personnes concernées, vous pourriez avoir l'obligation de signaler la violation à l'autorité de protection des données compétente dans les délais prévus par la réglementation (généralement dans les 72 heures suivant la découverte de la violation).
• Notification aux individus concernés : Si la violation présente un risque élevé pour les droits et les libertés des personnes, vous devez également informer les individus concernés par la violation de données. Cette notification devrait expliquer la nature de la violation, les données compromises, les mesures prises et les actions recommandées pour se protéger.
• Documentation : conservez des enregistrements détaillés de la violation, des mesures prises pour y remédier et de toute communication effectuée avec les autorités de protection des données et les individus concernés.
• Évaluation des risques : évaluez les risques associés à la violation pour déterminer si des mesures supplémentaires, telles que des notifications ou des mesures d'atténuation, sont nécessaires.
• Améliorations et prévention : identifiez les facteurs qui ont contribué à la violation et prenez des mesures pour renforcer la sécurité et prévenir de futures violations. Cela pourrait impliquer la mise à jour des politiques de sécurité, la formation des employés ou des ajustements techniques.
• Communication transparente : restez transparent avec les parties prenantes internes et externes, y compris les clients, les partenaires et les employés, en leur fournissant des mises à jour régulières sur la situation et les mesures prises pour y faire face.
• Collaboration avec les autorités : Collaborez avec les autorités de protection des données en fournissant toutes les informations requises pour l'enquête et la gestion de la violation.